Automatização de tarefas contábeis: o que deve ser prioridade?

A associação que muitos fazem sobre a contabilidade é de um serviço burocrático e repetitivo, sem muita possibilidade de inovação….

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A associação que muitos fazem sobre a contabilidade é de um serviço burocrático e repetitivo, sem muita possibilidade de inovação. E para que esse título não se insira na sua empresa, é necessário fazer a automatização de tarefas contábeis.

Com a automatização de tarefas é possível aumentar a produtividade e a motivação da sua equipe, fazendo com que o trabalho se torne mais estratégico e inovador, lembrando que a tecnologia na contabilidade está mais em alta do que nunca.

Mas o que deve ser prioridade quando se pensa em fazer a automação de tarefas contábeis? Como aumentar a produtividade e reduzir custos?

Segue abaixo as recomendações de como atingir esse objetivo.

As vantagens da automatização de tarefas contábeis

A implementação da automatização de tarefas contábeis garante:

  • Atividades executadas mais rapidamente, garantindo a satisfação do cliente. Afinal, o serviço é recebido em um prazo muito menor. Conseguindo abrir a possibilidade para novos contratos, e executar tarefas em menos tempo.
  • A qualidade é garantida, pois, a quantidade de erros diminui. Caso haja falhas, elas podem ser corrigidas com facilidade e agilidade, poupando o gasto de recursos da empresa.
  • O escritório consegue um lucro maior. Visto que economiza durante todo o processo, possibilitando um atendimento de mais clientes ao mesmo tempo.

Portanto, a automação de tarefas contábeis é um instrumento que alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios. Tendo como finalidade de otimizar os resultados da empresa e contribuir para ela alcance seus objetivos.

Mas, para implementar essa tecnologia, é preciso saber por onde começar e em quais processos ela pode ser encaixada.

Atividades como a elaboração de um modelo completo de controle contábil de uma empresa exige uma análise humana. Não sendo possível deixar apenas a tecnologia realizá-lo de forma que, é necessário priorizar atividades, veja como:

Priorize o que mais traz valor ao negócio

A primeira dica é listar os processos da área e descobrir quais são os que trazem mais valores ao negócio. Desse modo devem ser feitas atividades que não exigem a intervenção ou análise humana.

Algumas dessas atividades são bem simples, como a geração de guias de pagamento, por exemplo. Ao automatizar esse tipo de tarefa faz com que o trabalho seja feito muito mais rápido, com bem menos erros.

Sistemas funcionam dia e noite e o índice de erros é quase nulo em seus processos.

Um processo automatizado é também uma certeza de que ele não será afetado por lapsos e descuidos inerentes à natureza humana.

A automatização de tarefas contábeis é mais efetiva sempre.

Tarefas repetitivas sugam a motivação e o tempo de qualquer colaborador, em qualquer área. Portanto, elas são prioridade na hora da automatização. Comece a automatização com o que é mais importante e trará mais impacto de valor para a empresa.

A prioridade também é do cliente

Como eu disse a prioridade é sempre automatizar tarefas que trarão valor ao negócio, mas é preciso ter cautela com as tarefas que o valor é percebido pelo cliente, e não apenas as de processos internos.

Não que a automatização vá piorar o desempenho dessas atividades, porém, quando um trabalho é feito manualmente, é possível que um detalhe, por menor que seja,faça falta e seja de extrema importância para o seu cliente.

Sendo assim, o cuidado ao automatizar atividades deve ser redobrada com aquelas que afetam diretamente o cliente, afinal, ele também é a sua maior prioridade.

Não é uma via de regra, mas quase sempre, as tarefas mais importantes e visíveis aos clientes são aquelas em que a intervenção manual ainda é um pouco necessária.

Mesmo que a atividade seja apenas o envio de dados contábeis de uma determinada empresa, verifique sempre que o seu cliente não está esperando aquele “toque pessoal” que o agrade, e repasse isso para os seus colaboradores também.

O que pode ser feitos nessas circunstâncias é fazer todo trabalho bruto automatizado e apenas deixar a finalização para os contadores da sua empresa!

Utilize da tecnologia ao seu favor

Para o seu escritório ser automatizado e se adequar ao novo mercado, o uso da tecnologia é a chave principal.

Ao começar com a automatização de tarefas contábeis na sua empresa é preciso entender como trabalho é feito atualmente e como você deseja que ela seja mudado.

Para um processo ser automatizado, é muito importante que ele tenha regras claras, que possam ser facilmente interpretadas e aplicadas pelo sistema.

Muitas vezes, processos que a equipe nem imaginava que poderiam ser automatizados podem ficar mais simples com uma tecnologia inovadora.

Dessa maneira, será possível visualizar como transformar os processos e o crescimento do seu escritório com base no conhecimento e nas novas tecnologias disponíveis.

Agora que você já as vantagens da automatização de tarefas contábeis, não perca tempo e comece agora mesmo!

Existe um sistema para gerir estas tarefas da melhor e mais rápida maneira possível,o Tron Smart. aumentando a produtividade de seu escritório contábil e concedendo o tempo e atenção necessária para as tarefas que realmente importam.

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Aproveite e deixe nos comentários quais são as suas dúvidas e quais conteúdos gostaria de ver no blog. Sucesso!

Contador, Product Owner da Tron

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