Como melhorar o atendimento contábil em tempos de crise?

Saber como melhorar o atendimento contábil quando se trabalha com clientes diferentes a todo momento, é extremamente necessário. Em tempo…

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Saber como melhorar o atendimento contábil quando se trabalha com clientes diferentes a todo momento, é extremamente necessário. Em tempo de crise e incertezas na economia, se torna ainda mais importante.

No entanto, quando mais a sua empresa aumenta a cartela de clientes, mais demanda você e a sua equipe tem. Tornando natural ficar com menos tempo disponível.

Aqui no blog você já aprendeu a como captar clientes para o seu escritório de contabilidade, se lembra? Tão importante como conseguir e fidelizar clientes, é importante também nunca deixar a qualidade do atendimento cair.

Sabendo disso, chegou a hora de aprender a como otimizar o seu atendimento. E ainda aprender como manter um bom nível de qualidade. Mesmo com muito trabalho, isso é possível.

Quer saber como? Então continue lendo!

O que você pode fazer para melhorar o atendimento contábil do seu escritório?

Essa é uma dúvida comum em escritórios de contabilidade. Por mais que seja de pequeno ou médio porte, isso não impede que o atendimento seja o melhor, muito pelo contrário, podemos considerar até uma vantagem.

Melhorar o atendimento é criar uma cultura interna, entre todos os colaboradores, voltadas para a resolução de problemas dos clientes, sejam eles quais forem.

O que um bom atendimento traz para o escritório contábil? Apenas benefícios, como:

  • Diferencial competitivo;
  • Imagem de confiança da empresa;
  • Crescimento sustentável;
  • Satisfação do cliente;
  • Retenção de clientes.

Separamos algumas dicas de como você pode começar a fazer isso agora mesmo, com pouco ou nenhum recursos financeiro, utilizando apenas o que você já tem de melhor no seu escritório: a força de vontade de fazer o melhor, advindo de você e dos seus colaboradores.

Vamos lá?

1. Conheça bem o seu cliente e cultive a confiança, sempre!

Antes de mais nada, é preciso conhecer o seu cliente. Se você é leitor do blog, já deve saber bastante sobre isso, mas se é novo por aqui, aconselho entender melhor sobre cliente ideal e personas, te ajudará e muito!

É fundamental para entender quais são as suas necessidades e, assim, montar um planejamento do atendimento que inclui, inclusive, uma rotina de comunicação constante.

Se você conseguir ter um planejamento individual para cada empresa que atende, melhor ainda! Mas se já tem um nicho de cliente em específico, conhecer o seu cliente se torna algo mais fácil e o atendimento pode se padronizar em certos pontos.

Mas não se esqueça: para que a parceria com o seu cliente seja de sucesso e ele se sinta à vontade para indicar os seus serviços, é fundamental criar e manter uma relação de confiança.

O primeiro passo é mostrar que você se preocupa com seu cliente e com o seu negócio, sempre acompanhando de perto a empresa e mantendo uma comunicação constante.

2. Crie um canal de atendimento para as dúvidas frequentes

Com toda certeza, você já deve ter entrado em algum site em que FAQs, ou as dúvidas mais frequentes sobre estiver ao seu dispor. E por qual motivo não aplicá-la na sua estratégia também?

Suponhamos que o seu cliente tenha dúvidas sobre “Como fazer um pagamento e emitir notas fiscais eletrônicas?”, ao invés de entrar em contato com o seu escritório, basta que um pequeno texto responda essa pergunta a ele.

Um FAQ é muito útil para pesquisas rápidas e seu cliente pode visitá-lo sempre que julgar necessário. Se a sua empresa já conta com um site próprio, basta implementar um FAQ com as perguntas e dúvidas mais frequente quem vem recebendo.

Ficou animado? Você pode criar seu próprio FAQ usando ferramentas gratuitas como o Aranha Joomla FAQ e o FAQme.

3. Conte com a tecnologia! Envie informações por e-mail

Por que não contar com a tecnologia até quando seu desejo é melhorar o atendimento contábil da sua empresa?

Você pode criar um conteúdo de fácil entendimento e dispará-lo para o e-mail dos seus clientes. Algumas informações sobre alterações na lei, novas exigências trabalhistas ou até com dicas de ferramentas gratuitas que ajudarão no seu dia a dia.

É importante que você traduza o assunto para uma linguagem amigável e passe instruções claras sobre o que precisará ser feito. Aproveite ferramenta gratuitas, até um número x de contatos, para colocar a sua estratégia em prática, como: MailChimp, Benchmark e o ActiveCampaign.

4. Dê atenção ao feedback que receber

Os feedbacks que você recebe são fundamentais para melhorar o seu atendimento ao cliente, principalmente os negativos.

Não basta apenas receber esses retornos, é preciso analisá-los com atenção para entender o que deve continuar fazendo no seu atendimento e o que você deve melhorar.

E é um erro desprezar as avaliações recebidas dos clientes mais difíceis. Eles podem trazer feedbacks, até então, despercebidos pela empresa ou por outros clientes mais “simples”.

Ouça com atenção, analise e aplique as ações que você considerar necessárias!

5. Comunique-se de forma simples e eficiente

A comunicação sempre está ligada ao bom atendimento, e isso não deve ser menosprezado.

não adianta nada se você manter uma rotina de conversas, reuniões ou encontros, mas o seu cliente não entender nada do que você diz! Portanto, quanto mais você saber sobre o seu cliente, seus gostos e anseios, mais esse papel será fácil.

Procure usar uma linguagem simples, sem jargões e de fácil entendimento para o seu cliente. Além de ajudar a manter um bom relacionamento, isso ainda torna o seu atendimento mais eficiente.

E então, já está preparado para colocar em prática todas as dicas que separamos para você melhorar o atendimento contábil no seu escritório? Conte-nos como foi a sua experiência nos comentários, queremos te ouvir!

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