Organização empresarial: como manter seus dados em ordem?

Uma das maiores dificuldades de um escritório contábil é fazer a organização empresarial. Essa organização é a responsável por manter…

 | 

Uma das maiores dificuldades de um escritório contábil é fazer a organização empresarial. Essa organização é a responsável por manter em ordem os dados, processos internos e os planejamentos.

A rotina corrida é uma realidade em grande parte das empresas, independente do tamanho que elas tenham. Esse é um dos motivos que muitos empresários não conseguem separar um tempo para avaliar a perspectiva do negócio.

A situação complica ainda mais se o gestor  acumular muitas funções. O que resulta no gestor acabar deixando de lado áreas como organização dos processos internos, tributos, gestão dos colaboradores e outras várias atividades designados a ele.

Muitas vezes, erros cometidos no dia a dia da empresa são a causa de problemas que podem comprometer a saúde financeira do empreendimento.

Por isso, é preciso arrumar as informações sobre o desempenho de seu negócio. O que pode ser considerado uma tarefa fundamental para auxiliar na gestão e na melhoria dos resultados. Sendo assim:

Como ter controle sobre a organização empresarial da empresa?

Existem escritórios que mais parecem um amontoado de papéis, um verdadeiro caos! O gestor e os colaboradores sequer conseguem encontrar um simples documento quando solicitado, e isso atrapalha a produtividade.

Além disso, uma empresa desorganizada passa uma péssima impressão para os seus clientes, por isso, é necessário entender como você pode ter o controle da atual situação que se encontra a empresa.

Resolvemos listar algumas dicas valiosas neste artigo para manter a organização na sua empresa. Confira!

Defina um local específico para armazenar documentos

Um grande problema da falta de organização é a perda de materiais, ferramentas ou até mesmo de alguns documentos e anotações importantes.

Isso ocorre primeiramente pela desorganização e também pela ausência de um local específico para armazenar cada coisa importante na sua empresa.

Você pode até pensar que por ter uma empresa pequena, ou média, um simples armário pode resolver o seu problema. Mas essa é uma ideia equivocada, afinal, uma hora ele se encherá e você terá que checar papel por papel, separando os importantes dos descartáveis.

O mais importante é sempre ter um lugar onde tudo possa ser guardado de forma organizada, pense em soluções web para que isso aconteça, a internet é uma grande aliada das empresas hoje em dia, explicaremos mais à frente.

Utilize uma agenda interativa

Não poderíamos falar de organização empresarial, sem citar a agenda.

Mas aqui também nada das agendas de papéis, não que elas sejam indispensáveis, mas você pode contar com aplicativos ou sistemas que automatizam o uso da agenda da gestão e dos colaboradores.

O Trello é uma ferramenta muito importante quando se gerencia equipes  dentro de um escritório.

Ela é conhecida como uma das melhores ferramentas para gerenciar os seus projetos em listas que são extremamente úteis e versáteis, sendo ajustadas conforme as necessidades da empresa.

Sabe aquele bloco de notas que quase ninguém usa mais? Então, o Trello é uma forma mais atualizada e melhorada dele.

Essa ferramenta te ajuda, por exemplo, dividir as tarefas, marcar como completas e compartilhar com os seus colaboradores.

Você pode criar quadros para a sua equipe ou usá-lo para que você mesmo gerencie as suas atividades.

Outras ferramentas como o Asana e o Evernote também oferecem a opção de agenda automatizada. São muitas opções! Escolha a que mais faz o seu estilo e organize suas tarefas do dia.

Tenha Backup de tudo

Estamos falando a todo momento da tecnologia e de como as ferramentas podem ajudar, mas de nada adianta se você não tiver backup de tudo.

Uma vez que as suas informações e dados estão organizados, o próximo passo é reforçar a segurança dos seus dados.

Para isso, é importante manter cópias de segurança em pelo menos dois lugares diferentes, usando pelo menos um tipo de solução na nuvem.

Usar a nuvem também pode ser importante para quem trabalha com documentos que sofrem modificações constantes. Como a maioria dos serviços disponíveis fazem o controle de versão, as edições permitem reversão para versões anteriores com facilidade.

Use a tecnologia como principal aliada

Pode parecer trabalhoso em um primeiro momento, mas o primeiro passo para controlar os dados em sua empresa de forma eficiente e organizada é eliminar qualquer resquício de documentação impressa, e com isso, utilizar a tecnologia como principal aliada.

Com processos e regras claras para a organização empresarial, fica fácil otimizar o trabalho e entregar boa parte dele para as máquinas. Por isso, processos automatizados devem ser a sua aposta!

Conte com softwares especializados em organização empresarial

Existem muitas formas de automatizar seus processos de organização, mas melhor do que combinar soluções variadas e potencialmente incompatíveis, é usar a ferramenta certa para o serviço.

Um software especializado em organização empresarial é essencial para controlar os dados da sua empresa de forma eficiente.

Com um sistema capaz de coletar e organizar dados de forma automatizada, utilizando a nuvem para backups e controle de versões, fica muito mais fácil essa gestão.

Independe se a sua empresa possui maior volume de dados, ou menor, é muito importante implementar esse tipo de solução. Dessa maneira, você terá tudo que é necessário para o controle da sua organização empresarial.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *