Se você não mede os resultados do seu escritório contábil ou ainda tem dúvidas sobre o assunto, este artigo é para você! Hoje, os indicadores de produtividade para contadores são melhores amigos na gestão de escritórios contábeis que desejam crescer.
A verdade é que já não é mais suficiente pensar apenas no cumprimento de prazos. É preciso entender se os processos internos estão eficientes, se há engajamento dos colaboradores e se os clientes estão, de fato, recebendo valor real.
É por isso que nós do time Tron preparamos um artigo completo sobre os principais indicadores de produtividade para contadores. Você verá como acompanhar esses números permite otimizar processos, e, principalmente, tomar decisões mais estratégicas para o futuro do negócio. Acompanhe a leitura e saiba mais a seguir:
Taxa de retrabalho
Não é segredo que o retrabalho é um dos maiores inimigos da produtividade. Toda vez que é necessário refazer uma folha, declaração ou relatório, o escritório perde tempo, dinheiro e credibilidade. Nesse cenário, é essencial medir a taxa de retrabalho, um indicador que mostra qual o percentual de tarefas que precisaram ser refeitas em relação ao total.
E como calcular?
Número de tarefas refeitas/Total de tarefas concluídas×100 = Taxa de retrabalho (%)
Vamos supor, portanto, que de 100 folhas de pagamento entregues, 15 precisaram ser refeitas. Neste caso, a taxa de retrabalho é de 15%. É importante considerar esse indicador porque ele evidencia falhas em processos, falta de treinamento ou até mesmo ausência de tecnologia adequada. Reduzir o retrabalho é sinônimo de mais produtividade, satisfação da equipe e confiança do cliente.
Custo por cliente
A produtividade também tem relação direta com a rentabilidade do escritório. O custo por cliente é, portanto, um dos principais indicadores de produtividade para contadores, uma vez que mostra quanto o escritório gasta, em média, para atender cada empresa da carteira. E como calcular?
- Faça a soma de todos os custos operacionais do escritório (salários, tecnologia, energia, aluguel etc.).
- Some o tempo/hora que a equipe gasta com cada cliente, multiplicando pelo custo médio da hora de trabalho da equipe.
- Divida o valor pelo número de clientes ou detalhe cliente a cliente.
Custos totais do escritório / Número de clientes = custo por cliente
Recomenda-se calcular individualmente o custo por cliente, considerando as horas de dedicação exclusivas.
SLA de fechamento contábil
Outro indicador de produtividade essencial é o SLA de fechamento contábil. Ele mede a capacidade do escritório em cumprir os prazos estabelecidos para cada cliente. Esse indicador é essencial porque o não cumprimento dos prazos pode gerar multas, penalidades e insatisfação do cliente. Veja como calcular:
1) Verifique o número de fechamentos concluídos no prazo.
2) Divida pelo total de fechamentos realizados.
3) Multiplique por 100 para obter o percentual.
Fechamentos entregues no prazo / Total de fechamentos realizados x 100 = SLA (%)
Tempo médio de entrega das obrigações
O objetivo desse indicador é medir quanto tempo a equipe leva, em média, para concluir cada tarefa ou processo contábil. Por exemplo: qual é o prazo médio para entregar a folha de pagamento de um cliente? Quanto tempo se gasta para fechar um balanço?
Ao acompanhar esse indicador, você pode:
- Identificar se há o cumprimento dos prazos;
- Verificar se há excesso de etapas manuais;
- Entender se a tecnologia está realmente agilizando as rotinas;
- Comparar a eficiência entre períodos e clientes diferentes.
Ao calcular, registre o horário de início e de término de cada tarefa (ex.: fechamento de folha, envio de declarações). Depois, faça a soma do tempo total gasto em todas as tarefas semelhantes em um período. E, por fim, divida o tempo total pelo número de tarefas concluídas.
Tempo total gasto / número de entregas concluídas = tempo médio de entregas
Churn Rate – Taxa de rotatividade dos clientes
Esse indicador mede o percentual de clientes que cancelam o contrato em determinado período. Sendo assim, também está interligado à produtividade e à qualidade que os clientes percebem nos seus serviços. A existência de muitos cancelamentos pode indicar falhas de comunicação, problemas na entrega de valor, excesso de erros ou até mesmo falta de alinhamento entre expectativa e realidade. E como fazer o cálculo?
1) Defina o período de análise (mensal, trimestral ou anual).
2) Em seguida, verifique quantos clientes foram perdidos nesse período.
3) Divida o número de clientes cancelados pelo total de clientes que o escritório tinha no início do período.
4) Por fim, multiplique o resultado por 100 para obter a porcentagem.
Número de clientes cancelados no período / Total de clientes no início do período x 100 = Churn Rate (%)
Como acompanhar esses indicadores?
Esses e outros indicadores são essenciais para uma transparência e visualização ampla do seu escritório contábil. Afinal, quem não mede, vive baseando-se em achismos. Sendo assim, para acompanhá-los na prática, é importante:
- Centralizar dados em um sistema integrado: planilhas manuais não dão conta do nível de complexidade atual. Desse modo, o ideal é contar com sistemas que gerem relatórios automáticos e painéis visuais em tempo real.
- Definir metas claras para cada indicador: não basta medir, é preciso saber qual resultado é bom para o escritório.
- Revisar os indicadores: produtividade não é algo estático. Os indicadores precisam ser acompanhados mês a mês para entender se as ações estão dando certo.
- Envolver toda a equipe: o processo de análise de indicadores deve ser transparente. Quando o time entende os objetivos, fica mais fácil engajar todos na busca por resultados melhores.
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Use a tecnologia a seu favor e acompanhe os principais indicadores de produtividade para contadores
Por fim, é possível concluir que os indicadores de produtividade para contadores fornecem ao gestor uma visão clara da operação e permitem que ele consiga tomar decisões mais assertivas. Com esses indicadores em mãos e com o apoio da tecnologia certa, o escritório contábil ganha agilidade e entrega mais valor para os clientes.
Na Tron, acreditamos que a contabilidade do futuro se constrói hoje, com dados, automação e boas estratégias. Sendo assim, ao automatizar as rotinas da sua equipe, queremos tornar seu escritório mais competitivo e preparado para o mercado.
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