Você sabe a importância de contar com um sistema contábil adequado à LGPD? Na prática, isso é essencial para proteger seu escritório de riscos jurídicos, prejuízos financeiros e desgaste com clientes.
Desde 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados alterou a forma como empresas de todos os segmentos conduzem suas rotinas, mas, no universo contábil, a influência é ainda maior. Isso porque, os contadores precisam lidar diariamente com dados fiscais, financeiros, societários, bancários, pessoais e, muitas vezes, informações sensíveis.
Sendo assim, sem um sistema contábil adequado à LGPD, o escritório trabalha no escuro, de forma vulnerável, manual e suscetível a erros. Nesse cenário, nós da Tron preparamos um artigo com tudo que você precisa saber sobre a importância dessa adequação e como avaliar se o seu sistema está alinhado às exigências da lei. Confira:
Como funciona um sistema contábil adequado à LGPD?
Em primeiro lugar, antes mesmo de adotá-lo, é preciso entender como funciona um sistema contábil adequado à LGPD e o que realmente o diferencia. Sendo assim, ele precisa de:
Implementação do controle de acesso por nível
Nem todo colaborador precisa ver tudo. A LGPD requer, portanto, um propósito no uso dos dados, e o sistema deve permitir perfis por cargo, logs de acesso, trava de visualização de informações sensíveis e permissão para módulos específicos.
Criptografia de dados em repouso e em trânsito
Isso impede o uso de arquivos em intercepção ou vazamento, o que reduz, por consequência, o risco de incidentes.
Registro de trilhas de auditoria completas
A rastreabilidade deixa claro quem acessou, quando e por quê. E, em caso de fiscalização, esse é um dos primeiros pontos analisados pela Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Possui integração segura com outros sistemas
A troca de dados fiscais, contábeis e financeiros é contínua. Sendo assim, um bom sistema evita o envio de arquivos via e-mail, uploads manuais sem proteção e planilhas circulando sem criptografia.
Oferece armazenamento em nuvem
Os backups automáticos, redundância e servidores em datacenters certificados garantem continuidade mesmo diante de falhas.
Permite exclusão e anonimização conforme previsto na lei
A LGPD estabelece que o titular pode solicitar exclusão de dados. É dever de um sistema preparado tornar esse processo simples e documentá-lo.
Garante conformidade nos módulos de folha, fiscal e contábil
Cada área tem riscos específicos. Na folha, por exemplo, dados sensíveis de colaboradores. Já no fiscal, os documentos e transações financeiras. No contábil, por sua vez, o risco está no patrimônio, contratos e movimentações. Por isso, é essencial que o sistema carregue boas práticas de privacidade desde sua arquitetura interna.
Leia mais: LGPD para escritórios contábeis: entenda a importância da proteção de dados
Quais são os riscos de trabalhar sem um sistema contábil adequado à LGPD?
Agora que você já sabe o que inclui um sistema contábil adequado à LGPD, é importante considerar que ignorar as exigências previstas em lei pode custar caro. Veja os principais riscos:
- Penalidades da ANPD: As multas podem chegar a até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração.
- Perda de confiança de clientes: um vazamento de dados é suficiente para comprometer a reputação, contratos e até mesmo a prospecção de novos clientes. Na contabilidade, confiança é tudo.
- Exposição a ataques cibernéticos: os sistemas sem atualização ou construídos na base do improviso podem gerar risco de roubo de dados, problemas com backups e mais.
- Trabalho manual e sem organização: quando os dados circulam em planilhas, e-mails e pendrives, a operação fica lenta, suscetível a erros e o pior: sem alinhamento com a LGPD. Isso também afeta a produtividade do escritório.
Como escolher um sistema contábil adequado à LGPD?
Selecionar um sistema contábil adequado à LGPD vai muito além de comparar funcionalidades básicas ou checar se ele entrega o fechamento contábil. Veja quais são os critérios essenciais a seguir:
Privacidade por design e por padrão
A primeira pergunta é simples: o sistema foi construído desde a base para atender à LGPD? A privacidade por design, portanto, significa que:
- A segurança está integrada à arquitetura do software.
- Funções como anonimização, consentimento e controle de acesso já fazem parte da lógica interna.
- O sistema não depende de “remendos” ou soluções improvisadas.
Esse é um dos pontos mais ignorados, mas também um dos mais decisivos.
Controle de permissões e trilhas de auditoria
O sistema deve permitir configurar acessos, de modo que cada colaborador visualize apenas os dados necessários para sua função. Isso é essencial porque reduz a exposição a riscos internos, impede acessos indevidos a informações sensíveis e facilita auditorias internas e externas.
Além disso, é indispensável que o sistema registre trilhas de auditoria completas: quem acessou, o que alterou, quando e os motivos. Sem esse relatório, é praticamente impossível comprovar a conformidade em caso de fiscalização.
Criptografia e protocolos de segurança modernos
Um sistema contábil adequado à LGPD precisa assegurar os dados, tanto em trânsito, quanto em repouso. Por isso, procure por:
- Criptografia AES-256 ou equivalente;
- Protocolos HTTPS/TLS atualizados;
- Certificação SSL ativa;
- Armazenamento seguro em nuvem com múltiplas camadas de proteção.
Ambiente em nuvem com alto nível de confiabilidade
A nuvem não é opcional, mas sim obrigatória para quem deseja segurança, escalabilidade e continuidade operacional. Desse modo, avalie se o sistema oferece:
- Hospedagem em datacenters certificados (ISO 27001, SOC 2, Tier III ou superior);
- Redundância geográfica;
- Backups automáticos;
- Monitoramento 24/7;
- Plano de recuperação de desastres (DRP).
Sem esses elementos, qualquer queda, falha ou ataque pode paralisar o escritório por horas (ou dias).
Integrações seguras entre módulos e plataformas externas
Um escritório contábil depende de integrações contínuas com portais governamentais, ERPs, plataformas financeiras, sistemas de folha e ferramentas fiscais. Mas, cada integração é também uma porta de entrada para riscos. Por isso, o sistema deve garantir:
- APIs seguras;
- Transmissão criptografada;
- Autenticação forte;
- Logs de integração;
- Bloqueio automático em caso de falhas.
Quando não há a estruturação das integração, as consequências podem ser vazamentos e problemas no mercado contábil.
Suporte técnico especializado em tecnologia contábil e LGPD
Não basta ter um bom sistema: é preciso ter uma equipe capaz de orientar, esclarecer e apoiar o escritório quando necessário. Sendo assim, verifique se o fornecedor oferece suporte humanizado, consultoria técnica em privacidade e segurança, canais rápidos de atendimento, treinamentos sobre uso seguro do sistema e materiais educacionais sobre LGPD.
O sistema é a base, mas o suporte é o que garante continuidade, prevenção e correção rápida de problemas.
Leia também: Automação contábil e conformidade: como a tecnologia pode blindar seu escritório
Quer um sistema contábil adequado à LGPD? Conte com a Tron.
Em conclusão, a conformidade com a LGPD deixou de ser opcional. Agora, trata-se de um critério determinante para escritórios que desejam crescer com segurança e previsibilidade. Investir em um sistema contábil adequado à LGPD é investir na proteção dos dados, na credibilidade da marca e na eficiência operacional.
A Tron está pronta para ajudá-lo nesse processo, através de soluções completas, com tecnologia avançada, segurança e uma experiência focada em produtividade. Se o futuro da sua operação depende de dados (e ele depende) então o próximo passo é evoluir com quem entende de tecnologia contábil e de proteção de dados de verdade.
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