Ter um bom sistema de gestão contábil automatizado é um item essencial para escritórios e empresas atualmente. Contudo, mesmo trazendo grandes benefícios, a tecnologia também trouxe alguns riscos, sendo um deles para a segurança de dados contábeis.
Isso porque é comum que os contadores lidem no seu dia a dia com informações muito sensíveis, como dados pessoais e financeiros, patrimoniais e fiscais tanto de pessoas físicas como jurídicas. Assim, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) surge para tratar de maneira responsável essas informações, exigindo cuidados redobrados na escolha de softwares contábeis.
Diante disso, surge então a dúvida: o software que você e sua equipe contábil utilizam no seu escritório está protegendo ou expondo os dados de seus clientes? Descubra isso a partir de agora!
Segurança de dados contábeis: o que é LGPD e como ela impacta seu escritório?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada com o intuito de regulamentar a coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais. Dessa maneira, sua criação tem como principal objetivo garantir mais transparência, segurança e controle dos dados dos titulares das informações.
Um ponto importante de ser ressaltado, é que os escritórios contábeis estão relacionados à essa lei, por tratarem diretamente desses dados. É muito comum que os contadores tenham acesso à informações como CNPJ, CPF, endenreços residenciais e extratos bancários. Assim, qualquer falha na segurança pode resultar em sanções legais.
Além disso, a LGPD exige que empresas que lidem diretamente com essas informações, adotem medidas técnicas e também administrativas para proteger essas informações.
Consequências do vazamento de dados
O vazamento de dados dentro da contabilidade pode gerar inúmeros problemas como, por exemplo:
- Multas que podem chegar até a 2% do faturamento, com limitação de R$50 milhões por infração;
- Processos judiciais que podem ser movidos por clientes;
- Credibilidade comprometida;
- Danos irreversíveis tanto para o cliente quanto para a imagem do escritório.
Além disso, ataques cibernéticos estão cada vez mais comuns e frequentes, principalmente à empresas que possuem grandes volumes de dados, e dentro desse grupo estão os escritórios contábeis.
Então, o que fazer para se proteger?
O papel do software contábil para a proteção de dados
A segurança de dados contábeis começa com a utilização de recursos digitais que consigam ser resistentes a possíveis ataques cibernéticos ou eventuais vazamentos.
Na prática, isso significa que a empresa precisa ter em mãos um sotware atualizado, com protocolos de segurança adequados e que estejam alinhados às exigências da LGPD. Portanto, a escolha de um software contábil precisa estar alinhada às conformidades legais e proteção de informações.
A escolha de um software para a sua empresa deve levar em consideração os seguintes pontos:
- Criptografia de dados tanto em repouso quanto em trânsito;
- Controle de acesso com autenticação individual em níveis de permissão;
- Registro de logs, que sejam capazes de rastrear que acessou ou alterou as informações;
- Atualizações frequentes, para corrigir eventuais falhas e vulnerabilidades;
- Backups automáticos, que estejam em uma nuvem segura;
- Política clara de tratamento de dados e privacidade.
Um software que possui todos esses elementos tem a capacidade de proteger as informações de seus clientes de acordo com as conformidades legais.
Principais dicas para evitar vazamento de dados e aumentar a segurança de dados contábeis
Algumas medidas simples, mas muito eficientes, são importantes para mater seguros seus dados contábeis. Entre elas, estão o uso de senhas mais fortes e que não sejam compartilhadas com todos os colaboradores da empresa.
Além disso, é importante ter um bom controle de acesso por nível de usuário e também a criptografia de dados.
Outro ponto importante, é sempre optar por softwares originais e que tenham um bom suporte. Apesar de um custo um pouco mais elevado, eles oferecem a segurança necessária para manter os dados contábeis da sua empresa sempre em segurança.
Leia também: Como a IA apoia contadores na tomada de decisão.
A responsabilidade do contador na segurança de dados contábeis de uma empresa
Mesmo com o melhor software, é necessário destacar que o papel do contador no que diz respeito à segurança de dados também é importante. Isto é, esse profissional continua sendo correponsável pela segurança e armazenamento desses dados.
Isso porque, a LGPD não transfere a responsabilidade desse profissional ao sistema e isso, portanto, exige práticas internas que fomentem um processo rígido e adequado à necessidade de proteger essas informações.
Para tanto, não só o contador como a toda sua equipe devem ter um treinamento rigoroso sobre a proteção de dados. Porém, só isso não basta, pois é importante adotar protocolos rígidos sobre proteção de dados, criação de políticas internas de segurança da informação e limitação das senhas de acesso, conforme a função de cada colaborador.
Conte com a Tron para ter o melhor software de contabilidade para a sua empresa
Neste artigo, foi possível entender que a LGPD trata a segurança de dados de forma muito séria e o vazamento de informações pode comprometer uma empresa de inúmeras formas, inclusive gerando multas muito rígidas.
Para que isso não aconteça, torna-se necessário o treinamento adequado dos colaboradores, política e protocolos de segurança bem estabelecidos e o uso de acessos de acordo com a função do colaborador.
Além disso, o uso de softwares atualizados e de qualidade é indispensável e sua empresa pode contar com os melhores recursos com a Tron.
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