Montar o checklist para o DP é uma estratégia essencial para realizar a gestão de férias com segurança jurídica, organização e eficiência. Se você trabalha em Departamento Pessoal ou é um contador que atende empresas em crescimento, sabe o quanto esse processo pode virar um campo minado quando é feito no improviso.
Nesse cenário, nós da Tron preparamos um checklist para o DP completo, atualizado e adaptado à nova realidade das empresas. Veja mais a seguir:
Por que todo profissional de DP precisa de um checklist de férias?
Em primeiro lugar, seja em férias coletivas ou individuais, você precisa estar ciente sobre o controle de prazos e documentos. Isso é essencial não apenas para organização, como também para considerar todas as possibilidades trazidas pela legislação.
Sendo assim, o checklist para o DP funciona como um guia de sobrevivência para que nada fique para trás, além de promover segurança ao processo e melhorar a comunicação entre RH, contabilidade e liderança. Afinal, férias bem planejadas também são essenciais para equipes descansadas, produtivas e uma cultura interna mais saudável.
Documentos essenciais para a gestão de férias: o que o DP não pode deixar de lado
É preciso considerar os documentos que sustentam todo o processo de concessão de férias, como por exemplo:
- Aviso de férias: esse documento informa oficialmente ao colaborador sobre o período em que ele sairá de férias e precisa ser entregue e assinado com pelo menos 30 dias de antecedência.
- Recibo de pagamento de férias: é um comprovante do valor pago ao colaborador, com detalhamento do salário, adicional de 1/3 e eventuais descontos.
- Registro de férias (no sistema ou livro): trata-se de um controle interno que demonstra a concessão das férias, com datas, tipo (coletiva ou individual) e assinatura do responsável.
- Documentação enviada ao sindicato: no caso das férias coletivas, deve-se enviar uma comunicação formal ao sindicato laboral informando as datas, setores e abrangência da medida.
- Espelho de cálculo das férias: o espelho é um documento interno detalhando como houve o cálculo dos valores, incluindo salário base, adicionais, médias, descontos.
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Checklist para o DP: antes, durante e depois das férias
Agora que você já sabe os principais documentos a serem enviados, hora de colocar em prática! Para facilitar sua rotina, dividimos este checklist em três etapas: planejamento, execução e pós-férias. Vamos lá?
1) Planejamento
É importante que nessa primeira etapa, você siga os seguintes passos:
- Conferir períodos aquisitivos no sistema: é importante usar o sistema contábil para identificar quais colaboradores já têm férias vencidas ou próximas de vencer. Se possível, priorize esses casos no planejamento.
- Validar afastamentos e licenças: verifique se há colaboradores afastados (licença-maternidade, INSS, acidente de trabalho). Lembre-se, portanto, que esses casos não devem ser incluídos nas férias.
- Em caso de férias coletivas, verifique se todos os colaboradores são elegíveis: não deixe de avaliar se todos os envolvidos se encaixam no critério legal. Alinhe com o sindicato e comunique o Ministério do Trabalho, se necessário.
- Confirmar datas com os gestores, usando um calendário compartilhado para visualizar quem estará fora e quando.
- Gerar o aviso de férias: lembre-se que é preciso entregar o aviso com pelo menos 30 dias de antecedência. O colaborador precisa assinar e, posteriormente, o documento deve ser arquivado.
2) Execução
Depois de todo o planejamento adequado, mãos à obra! A segunda etapa do checklist para o DP requer a execução prática. Nesse momento, é preciso se atentar aos seguintes detalhes:
- Cálculo adequado dos valores das férias: deve-se incluir o adicional de 1/3 constitucional, desconto de INSS e IR (se aplicável), e levar em conta a média de variáveis salariais, como comissões.
- Pagamento com antecedência: o valor deve ser pago até dois dias antes do início das férias e o atraso pode gerar multa. Por isso, preste atenção às datas!
- Emissão do recibo de férias: nesse próximo tópico, o recibo deve conter os valores e precisa ter assinatura do colaborador. Guarde, portanto, esse documento com cuidado.
- Informe corretamente a concessão das férias no sistema do eSocial, de acordo com os prazos legais.
- Comunique aos demais setores quem estará de férias e quando: isso evita ruídos e mantém continuidade nas atividades.
3) Pós-férias
Por último, o checklist para o DP deve incluir também o pós-férias. Isso quer dizer que você precisa estar atento às seguintes atividades:
- Confirmar o retorno do colaborador na data prevista: em caso de prorrogação ou ausência sem justificativa, acione o jurídico e siga o procedimento interno.
- Atualizar o sistema para reiniciar o novo período aquisitivo de 12 meses.
- Armazenar toda a documentação: inclua aviso, recibo, comunicação de férias e comprovante de pagamento. Nossa dica é armazenar nas duas versões, tanto na pasta física, como na digital.
- Confirmar se todos os lançamentos estão corretos para fins de folha de pagamento, encargos e contabilização.
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Conte com a Tron para simplificar seus processos no checklist para o DP!
Em conclusão, um bom checklist para o DP é a diferença entre uma gestão de férias tranquila e um problema jurídico batendo à porta. Ele pode promover benefícios como organização, o cumprimento dos prazos legais e fortalecimento da relação com o cliente e com os colaboradores da empresa.
E o melhor é que você pode contar com o suporte da Tron em todo o processo! Com os nossos sistemas, o profissional de DP conta com alertas automáticos de vencimento de férias, cálculos automáticos, geração automática de avisos, recibos e comunicações de férias, relatórios de controle e históricos de períodos aquisitivos e muito mais. Tudo isso em uma interface intuitiva, desenhada para quem precisa de eficiência sem complicação.
Por fim, se você quer elevar o nível do seu DP ou do serviço que oferece como contador, comece por aqui. Um checklist bem estruturado, aliado a um sistema como o da Tron, pode transformar seu negócio!
