A gestão de folha de pagamento para empresas é um dos principais tópicos da área de Departamento Pessoal. Pois, trata-se de algo fundamental para as empresas e também para os colaboradores.
É através desse controle financeiro que um administrador consegue analisar e entender se a saúde financeira da empresa se configura como positiva ou negativa.
Algumas empresas realizam a gestão de folha de pagamento manualmente ou até mesmo através de planilhas no excel, mesmo não sendo recomendado, visto a alta chance de erros. Dessa forma, separamos um guia completo para você entender melhor e otimizar a sua gestão.
Quais são as melhores práticas para a gestão de folha de pagamento?
A tecnologia se tornou inerente ao trabalho e ganhou espaço nas empresas. Além disso, existe toda uma burocracia na administração de negócios e por isso é essencial ter uma gestão de folha de pagamento eficiente.
Embora pareça que se trata apenas de números, a realidade é que envolve toda uma legislação trabalhista complexa. Em outras palavras, quando a empresa está crescendo ou têm muitos funcionários, os cálculos se tornam mais difíceis.
Mesmo para uma empresa de pequeno porte, ter uma folha de pagamento manual aumenta a chance de errar. Os erros não impactam apenas o trabalho mas também podem resultar em problemas jurídicos.
Quando a gestão de folha de pagamento se torna otimizada, a área de Departamento Pessoal pode se concentrar em atividades estratégicas. Afinal, possuem a segurança que as atividades são realizadas com precisão, sem ocasionar em prejuízos.
Muito disso se deve ao compromisso em estar de acordo com as leis trabalhistas, em que o processo de pagamento, segundo o dia escolhido, emissão da folha e outros processos são feitos com maior facilidade.
Trata-se de algo que influencia diretamente o fluxo de caixa, pois demonstra o investimento com mão-de-obra. Ao mesmo tempo, não se restringe apenas aos salários-bases, uma vez que existem encargos que também devem ser computados.
O mesmo ocorre em relação às rescisões de contrato, no entanto muitas empresas não se atentam a esse fator. Em seguida, a falta de estrutura pode comprometer o fluxo de caixa e ainda trazer prejuízos relacionados com processos.
Agora que você entendeu o que é e qual a importância da gestão de folha de pagamento, é preciso avançar. Desse modo, veja abaixo as dicas para otimizar os seus processos e os tornar mais eficientes.
Invista em automação para controlar a jornada de trabalho
Invista em um controle de ponto eficaz e automatizado, que registre a hora de entrada e de saída. Da mesma forma, é importante que contenha os atrasos, intervalos de descanso, horas extras, faltas, etc.
O objetivo é tornar o cálculo da folha mais assertivo e esse é um motivo para evitar os controles manuais. Controlar através do papel torna o processo mais lento e aumenta as chances de erros, sem contar todo o retrabalho.
A Tron, por exemplo, conta com opções de ponto remoto e eletrônico. São sistemas que possibilitam ter um registro fidedigno das horas trabalhadas e trazem mais qualidade para esse processo.
Torne a sua estrutura mais eficaz em relação aos cargos e ganhos
É complexo gerir uma empresa que não possui um organograma bem definido. Quando a gestão sabe quais são os cargos e os respectivos ganhos, torna-se mais fácil planejar financeiramente a empresa e facilita a vida do setor de DP.
A estruturação ainda possibilita ter assertividade na hora de lidar com demissões, contratações e promoções. Por possibilitar uma folha com mais organização, as informações presentes lá se tornam mais assertivas.
Outra prática importante é ter uma política de cargos, pois atrai mais colaboradores para ter um plano de carreira. Com isso, a atração e retenção de talentos melhora, enquanto a empresa tem uma folha de pagamento com mais organização.
Não descuide dos backups das folhas de pagamento
Era muito comum no passado que as empresas tivessem pilhas de papel com as folhas de pagamento de acordo com o ano. Atualmente, isso não é mais necessário, desde que a empresa possua um sistema de folha de pagamento.
É possível guardar os arquivos das folhas de pagamento com mais facilidade com os vários armazenamentos em nuvem. Se o objetivo for estar dentro do que a legislação exige ou organizar o setor, o backup se tornará um aliado.
Para tornar o processo ainda mais eficiente, a Tron possibilita integrar a folha e o sistema de controle de ponto. Assim, a gestão consegue acessar, conferir os dados e tem as informações que precisa para tomar as decisões.
Traga automação para os pagamentos
Com os pagamentos automatizados e previamente agendados, os mesmos são pagos nas datas programadas mensalmente. Do mesmo modo, evita a chance de existir algum atraso e ainda protege a empresa de ações trabalhistas.
A integração de contas bancárias dos colaboradores ao pagamento automatizado é uma excelente opção. Afastar atrasos, evitar esquecimentos e quaisquer outros erros são ações importantes para a empresa.
Escolha o seu sistema de folha de pagamento
A folha de pagamento precisa ser facilitada, afinal controles manuais não atendem mais a necessidade atual. Ao adotar um sistema online, a integração das informações se torna mais fácil, principalmente em relação ao controle de ponto.
É possível acessar os dados em uma nuvem, sem depender de um computador potente ou possuir grandes espaços no servidor. Logo após, tudo fica gravado e o gestor tem condição de acessar as informações.
Para facilitar a sua gestão de folha de pagamento, a Tron conta com funcionalidades completas para te auxiliar.
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