Ao cometer erros na gestão de folhas de pagamento, uma empresa contábil pode gerar desde insatisfação dos colaboradores até o pagamento de multas e/ou penalidades legais graves.
A boa notícia é que existem estratégias para evitar falhas na gestão de folhas de pagamento e, com isso, evitar dores de cabeça. Pensando nisso, nós do time Tron preparamos um artigo exemplificando quais são os maiores erros que um contador pode cometer e como evitá-los. Acompanhe a seguir:
1) Realizar os cálculos de forma indevida
Em primeiro lugar, entre os erros na gestão de folhas de pagamento, está a realização dos cálculos de encargos trabalhistas e previdenciários e benefícios de forma incorreta – até mesmo porque, um simples erro no cálculo do FGTS, INSS ou IRRF pode resultar em multas e autuações.
A melhor maneira de evitar, contudo, é através da utilização de um sistema contábil atualizado e integrado para automatizar os cálculos. Além disso, é essencial revisar periodicamente as tabelas de impostos e contribuições para verificar se tudo está conforme os padrões legais.
2) Não aplicar a legislação trabalhista de forma adequada
Outro erro comum quando o assunto é gestão de folhas de pagamento é não considerar horas extras, ausências e atrasos, férias e até mesmo rescisões contratuais, que são previstas na legislação trabalhista.
Sendo assim, é fundamental manter-se atualizado sobre possíveis atualizações e mudanças na Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) e contar com o suporte de softwares com a devida atualização de acordo com a legislação vigente.
3) Não cumprir os prazos
Um dos campeões em erros na gestão de folhas de pagamento é o descumprimento de prazos. Neste caso, é preciso considerar que atrasos no pagamento dos salários, encargos e impostos podem gerar penalidades para a empresa e insatisfação dos funcionários – o que pode resultar, inclusive, em processos trabalhistas.
Para evitar, é fundamental manter um cronograma bem articulado para realizar todas as obrigações trabalhistas. Além disso, a automatização dos processos também pode ser uma grande aliada para esta questão, uma vez que os softwares podem enviar alertas sobre esses prazos.
4) Falhas na segurança da informação
Cometer falhas na segurança da informação também pode ser apontado como um dos maiores erros na gestão de folhas de pagamento. Isso porque a folha de pagamento contém dados sensíveis dos funcionários, como informações bancárias e documentos pessoais. Sendo assim, qualquer vazamento pode resultar em sanções baseadas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Para evitar, deve-se implementar protocolos de segurança digital, como realizar backups regulares e criptografados das informações. Além disso, é fundamental utilizar um sistema seguro e com acesso restrito (com permissão apenas para colaboradores autorizados).
5) Erros nas informações dos funcionários e falta de documentação adequada
Entre os maiores erros na gestão de folhas de pagamento, também podemos destacar as falhas nas informações dos colaboradores. Isso porque dados como o nome, CPF, PIS, jornada de trabalho e valores salariais devem estar corretos.
Além disso, é fundamental manter registros detalhados de todos os processos relacionados à folha de pagamento, incluindo contratos de trabalho, recibos de pagamento, comprovantes de férias e afastamentos.
Sendo assim, para evitar dores de cabeça, é fundamental que desde a admissão do funcionário sejam coletados os dados necessários de forma adequada. Com o passar do tempo, é preciso manter a atualização e registro de todos os processos equivalentes à gestão de folha de pagamento.
Uma boa dica, portanto, é realizar auditorias periódicas no cadastro de todos os colaboradores.
Otimize sua gestão de folhas de pagamento!
Por fim, podemos concluir que o segredo para otimizar a gestão de folhas de pagamento é manter atenção, conhecimento técnico e tecnologia adequada. Ambos serão indispensáveis, pois esses erros podem custar caro não só para sua empresa contábil, como também para seus clientes.
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