Já se perguntou como planejar férias coletivas sem correr o risco de descumprir prazos, errar nos cálculos ou gerar passivos trabalhistas? Essa é uma dúvida comum entre gestores de DP e contadores que precisam equilibrar as exigências legais da CLT com a operação da empresa, sobretudo em períodos de fechamento do ano.
Conceder férias para todos os colaboradores de um setor ou da empresa inteira pode ser uma excelente estratégia de gestão, mas requer muito mais do que apenas definir uma data. É preciso seguir regras específicas, enviar comunicações obrigatórias, respeitar prazos e garantir o correto registro no eSocial.
Nesse cenário, nós do time Tron preparamos um artigo completo com tudo que você precisa saber sobre o que diz a legislação sobre férias coletivas, quais são os prazos e procedimentos obrigatórios. Saiba mais a seguir:
O que diz a lei sobre as férias coletivas?
De acordo com o artigo 139 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), as férias coletivas ocorrem quando uma empresa decide conceder o descanso anual a todos os colaboradores de um setor, estabelecimento ou até da empresa inteira ao mesmo tempo.
Essa modalidade é muito comum em indústrias, escolas e empresas que reduzem ou paralisam as atividades em épocas específicas do ano, como no fim de dezembro. Além de otimizar a gestão de pessoas, ela também reduz custos operacionais e facilita o planejamento interno. Veja as principais exigências da legislação:
Divisão em até dois períodos
A empresa pode dividir as férias coletivas em até dois períodos anuais, desde que nenhum deles tenha menos de 10 dias corridos. Sendo assim, é possível dividir, por exemplo, em um período de 15 dias em julho e outro de 15 dias em dezembro.
Avisos obrigatórios
Conforme a CLT, a empresa deve comunicar o período de férias coletivas com no mínimo 15 dias de antecedência. Esse comunicado, portanto, deve ser realizado para o órgão local do Ministério do Trabalho e Emprego (atualmente, a Secretaria de Inspeção do Trabalho), sindicato representativo da categoria e aos próprios colaboradores.
Registro em carteira e recibo
É preciso registrar as férias coletivas na CTPS digital e no sistema de folha, com emissão do recibo e pagamento antecipado, seguindo as mesmas regras das férias individuais.
E como tratar no caso de colaboradores com menos de 12 meses de casa?
Neste caso, se o colaborador ainda não completou o período aquisitivo, ele entra normalmente nas férias coletivas e recebe o valor proporcional ao tempo que trabalhou. Inicia-se o saldo restante como novo período aquisitivo, que começa a contar após o retorno.
Leia também: Direitos trabalhistas nas férias: o que todo DP precisa saber (e aplicar)
Quais prazos o RH e o DP precisam respeitar?
Não é segredo que cumprir os prazos é essencial para evitar multas e erros com o eSocial. Nesse cenário, é preciso levar em consideração o cronograma básico das férias coletivas:
- Aviso ao sindicato e MTE pelo menos 15 dias antes do início das férias.
- Aviso aos colaboradores: também 15 dias antes, por meio de comunicado interno.
- Envio ao eSocial: até um dia antes do início das férias.
- Pagamento das férias: deve ser realizado até dois dias antes do início do período de descanso.
- Retorno das atividades: registrar a data corretamente no sistema para reabrir a folha e evitar falhas nos eventos de retorno.
Esses prazos são obrigatórios e fazem parte do controle fiscal e trabalhista da empresa. Se, porém, a empresa apresentar erros no envio, isso pode gerar penalidades e até travamentos de folha no eSocial.
Como ficam os encargos trabalhistas nas férias coletivas?
Durante as férias coletivas, o cálculo segue a mesma regra das férias individuais:
- Remuneração com base no salário atual;
- Adicional de 1/3 constitucional;
- Descontos de INSS e IRRF, quando aplicáveis.
Para os colaboradores com menos de 12 meses de vínculo, é pago o valor proporcional ao período aquisitivo. O restante, como já citado, dá início a um novo ciclo.
Além disso, o 13º salário, é preciso considerar o FGTS e outros encargos de acordo com a competência de cada mês. É importante garantir que o sistema contábil e de DP esteja parametrizado de forma adequada para que esses cálculos sejam automáticos e sem riscos de erro.
Leia mais: Férias coletivas x individuais: diferenças e cuidados ao aplicar
Boas práticas para férias coletivas sem dor de cabeça
Se você quer planejar as férias coletivas e evitar dor de cabeça nesse processo, é importante seguir as dicas abaixo:
Planeje com antecedência
Comece o planejamento no mínimo dois meses antes. Desse modo, é possível ter tempo para comunicar os colaboradores e ajustar o cronograma da folha.
Verifique o saldo de férias
Antes de iniciar o processo, confira o saldo de cada colaborador e ajuste períodos aquisitivos no sistema.
Padronize a comunicação
Use comunicados oficiais, e-mails corporativos e murais internos para evitar ruídos de informação.
Simule a folha antes do fechamento
Um sistema automatizado permite simular o impacto financeiro das férias coletivas e ajustar o fluxo de caixa da empresa.
Acompanhe o retorno
Registre corretamente o retorno dos colaboradores no eSocial e, em seguida, atualize a jornada de trabalho para evitar falhas nos próximos cálculos.
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Conte com a automação para otimizar o planejamento das férias coletivas!
Por fim, as férias coletivas são uma excelente alternativa para equilibrar a produtividade da empresa com o descanso dos colaboradores. Sua execução, porém, requer atenção aos prazos, regras da CLT e cumprimento dos procedimentos legais.
Com um sistema contábil e de DP automatizado, é possível, portanto, manter o controle de todas as etapas com integração e sem complicações. Desse modo, contar com soluções como a Tron gera benefícios como:
- Geração automática de eventos no eSocial, com envio validado e rastreável;
- Cálculo inteligente das férias coletivas, considerando períodos aquisitivos, férias proporcionais e 1/3 constitucional;
- Alertas de prazos para comunicação, pagamento e registros;
- Centralização dos dados de RH, folha e contabilidade em um único ambiente;
- Relatórios de auditoria e conferência.
Em outras palavras, o processo deixa de ser burocrático e passa a ser estratégico.
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