Preparar sua empresa para auditoria contábil é essencial para mantê-la de acordo com as normas fiscais e contábeis e contribuir para a transparência financeira do negócio. Esse preparo pode evitar problemas com o fisco, como também aumenta sua credibilidade no mercado e otimiza sua gestão financeira.
Este guia, elaborado pelo time Tron, tem como objetivo mostrar o passo a passo que você precisa saber para preparar sua empresa para uma auditoria contábil e evitar dores de cabeça no futuro. Confira o artigo e saiba mais:
Qual é a finalidade de uma auditoria contábil?
A auditoria contábil é o processo de análise dos registros contábeis de uma empresa, que deve ser realizado por auditores (internos ou externos).
Os principais objetivos são:
- Verificar a conformidade da empresa com as normas e a legislação contábil vigente;
- Identificar possíveis erros e fraudes;
- Aumentar a credibilidade entre os investidores;
- Avaliar os controles internos;
- Analisar a eficácia dos registros financeiros.
Veja a seguir quais são os passos essenciais para preparar sua empresa para auditoria contábil:
1) Entenda o objetivo da auditoria contábil
O primeiro passo é entender o objetivo da auditoria. Em outras palavras, você precisa saber quais áreas da empresa serão fiscalizadas, quais documentos serão revisados e os objetivos da auditoria.
Nesta etapa, é fundamental fazer uma revisão dos lançamentos contábeis e identificar setores que precisam de atenção especial e implementar melhorias. O ideal, neste caso, é verificar a classificação correta das despesas e receitas, o cálculo dos impostos, entre outras questões.
2) Organize a documentação contábil
O próximo passo para preparar sua empresa para auditoria contábil é organizar a documentação.
Verifique, portanto, se os documentos estão atualizados e regularizados, incluindo balancetes e demonstrações financeiras, livros contábeis e fiscais, notas fiscais que a empresa emitiu e recebeu, contratos e acordos comerciais, folha de pagamento e encargos trabalhistas, extratos bancários, comprovantes de transações financeiras, entre outros.
Se você quer manter uma organização e preparar-se desde já, recomenda-se ter um sistema contábil digital, que pode facilitar esse processo através do armazenamento adequado e garantir a segurança das informações necessárias.
3) Monte um cronograma para seguir os prazos
Uma boa dica na preparação para a auditoria contábil é montar um cronograma. Isso será importante para que haja o cumprimento de todas as etapas do processo de auditoria dentro do prazo estipulado. Sendo assim, é interessante incluir nesse processo todas as atividades necessárias, o que envolve desde a revisão inicial até a entrega do relatório final.
4) Faça uma análise dos controles internos
Outro ponto essencial para preparar sua empresa para auditoria contábil é fazer uma avaliação dos controles internos, isto é, dos processos utilizados para garantir a segurança e integridade das informações financeiras.
O uso de um sistema integrado de gestão contábil e fiscal, assim como a definição de políticas e procedimentos contábeis são, portanto, algumas práticas essenciais para manter essas informações seguras.
Se possível, faça auditorias internas constantemente, de modo a antecipar problemas e corrigi-los previamente, melhorar a eficiência dos processos e seguir as normas contábeis e fiscais.
5) Conheça a legislação e esteja sempre atualizado
É importante que toda empresa mantenha sua atualização no que se refere à legislação, sobretudo quando se trata da área contábil. Se você quer preparar sua empresa para auditoria fiscal, é preciso estar em conformidade com as normas e mudanças na legislação trabalhista.
Além disso, deve-se conhecer as obrigações fiscais, ficar atento(a) aos prazos para envio de declarações, entre outros.
Na auditoria fiscal, o não cumprimento das normas pode resultar em penalidades para a empresa. O uso de softwares de gestão contábil é, portanto, uma excelente ferramenta para estar sempre por dentro das alterações e novidades na legislação.
6) Esteja preparado para o parecer do auditor
Após a conclusão dos testes, o auditor avaliará os resultados e poderá solicitar a elucidação sobre determinados lançamentos contábeis, processos financeiros e controles internos. Neste caso, é importante que você considere os seguintes passos:
- Separe toda a documentação contábil em um local acessível;
- Nomeie um responsável para atender os auditores;
- Responda às dúvidas do auditor de forma clara, objetiva e transparente. Demonstre que você tem clareza sobre os processos internos.
O ideal é deixar claro que a empresa conhece e segue as boas práticas contábeis.
7) Conte com o suporte de profissionais qualificados
O suporte de uma equipe qualificada é essencial em todo o processo para preparar sua empresa para auditoria contábil. Somente um contador experiente poderá orientá-lo de forma adequada, revisar a documentação e indicar quais são os ajustes necessários.
Além disso, um acompanhamento regular é fundamental para implementar as devidas recomendações.
8) Use a tecnologia a seu favor
Por último, mas não menos importante, não deixe de utilizar a tecnologia a seu favor. O uso de um sistema de gestão contábil e fiscal pode facilitar a preparação para auditorias, seja através da automatização de processos, seja a partir da redução de erros manuais ou garantia de maior segurança das informações.
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