A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não se trata mais de apenas um termo jurídico, pois agora se tornou uma realidade operacional dentro dos escritórios de contabilidade. Isso quer dizer que o contador trabalha diariamente com uma grande quantidade de dados pessoais, o que requer muita atenção, mas como funciona a LGPD na prática contábil?
De maneira geral, isso quer dizer que os profissionais envolvidos na contabilidade precisam ter muita atenção nas suas práticas laborais no que diz respeito à coleta, tratamento e armazenamento de dados. Dessa forma, por estar no centro de uma cadeia de tratamento de dados pessoais, principalmente por atuar como atuar como intermediário entre pessoas físicas, empresas e fisco, o contador precisa estar muito atento.
Compreender quais são os dados sensíveis e entender como é possível protegê-los é o primeiro passo para a conformidade legal. Entenda mais sobre como funciona a LGPD na prática contábil e como evitar futuros transtornos para sua empresa ou escritório contábil.
LGPD na prática contábil – entenda o que são dados sensíveis
Antes de entender como funciona realmente a LGDP dentro da realidade de um escritório contábil, é essencial analisar seu conceito legal. Para isso, o primeiro passo é saber o que são dados sensíveis, que de acordo com a supracitada lei, são aquelas informações mais íntimas do titular e são capazes de gerar discriminação ou prejuízo caso sejam expostas.
Dentro da lei, esses dados sensíveis podem ser de origem racial ou étinica, convicção religiosa, opinião política, filiação de sindicato ou organização de caráter filosófico ou político, bem como dados referentes à saúde ou vida sexual.
Apesar de muitos contadores acreditarem que não lidam diretamente com esses dados, isso não é verdade. Assim, torna-se necessário entender como isso funciona na prática.
Quais são os dados sensíveis com os quais os contadores lidam diariamente?
Um dado sensível muito comum e que requer atenção, é a folha de pagamento e obrigações acessórias trabalhistas. Isso porque, ao processar essas informações, o escritório contábil está tratando de forma direta ou indireta esses dados sensíveis.
Isso porque nesses registros estão informações como:
- Afastamentos por motivos de saúde;
- Atestados médicos, que também incluem dados da saúde do trabalhador;
- Informações que são relacionadas a algum tipo de deficiência;
- Informações sobre dependentes, que também podem fornecer algum dado de saúde.
Essas informações são enviadas ao eSocial e ao INSS, além de outros órgãos governamentais e assim o contador tem acesso direto à elas.
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Informações sindicais e contribuições obrigatórias
A filiação sindical também é um dado ao qual o contador tem acesso direto. Além disso, mesmo depois da Reforma Trabalhista, é comum que muitos empregados estejam vinculados a sindicatos específicos e com isso o contador lida com informações relacionadas a descontos sindicais, identificação do sindicato e convenções e acordos coletivos.
Lembrando que a filiação sindical é um dado sensível e disso também se trata a LGPD na prática contábil. Dessa forma, o tratamento dessas informações deve ter base legal adequada e também medidas de segurança reforçadas.
Dados sensíveis na contabilidade de pessoas físicas
Além da pessoa jurídica, existem as pessoas físicas que também precisam de assistência contábil e por isso, os escritórios de contabilidade precisam estar atentos ao acesso a esses dados sensíveis.
O acesso acontece principalmente devido ao Imposto de Renda de Pessoa Física, onde os profissionais lidam com informações como:
- Despesas médicas detalhadas;
- Pagamentos de clínicas, psicólgos ou profissionais de saúde;
- Informações sobre dependentes e doenças graves;
- Dados que estão relacionados à pensão alimentícia.
Todas essas informações revelam aspectos íntimos, ou seja, dados sensíveis do contibuinte e que, portanto, devem estar armazenados de maneira correta. Assim, é importante que o escritório de contabilidade armazene esses dados de forma adequada.
Lembrando que o vazamento dessas informações pode gerar riscos significativos ao escritório, tanto do ponto de vista legal quanto na sua reputação.
Dados biométricos e autenticações digitais e LGPD na prática contábil
A utilização de certificados digitais é um processo muito comum e recorrente e as autenticações em portais governamentais e sistemas internos podem envolver o tratamento de:
- Dados biométricos por meio de reconhecimento facial ou digital;
- Assinaturas eletrônicas avançadas;
- Credenciais de acesso vinvuladas a dados pessoais.
Dessa forma, mesmo que esses dados sejam tratados por terceiros, é importante que os escritórios de contabilidade tenham certo cuidado com esse armazenamento, já que pode ter acesso direto à essas informações.
Informações bancárias e financeiras: alerta vermelho e atenção redobrada
Em se tratando de LGPD na prática contábil, é importante redobrar a atenção sobre os dados bancários, mesmo que a princípio eles não sejam considerados dados sensíveis. Isso porque eles podem incluir informações obre salários, movimentações financeiras e benefícios que podem cruzar com informações pessoais.
Assim, o risco de exposiçao aumenta e os escritórios de contabilidade precisam manter atenção redobrada e políticas claras de segurança da informação.
LGPD na prática contábil: por que os escritórios de contabilidade precisam mapear esses dados?
O mapeamento de dados é uma ação essencial para a adequação à LGPD. Dessa forma, ao identificar quais dados sensíveis são tratados, torna-se possível definir bases legais adequadas e restringir o acesso apenas a profissionais autorizados.
Além disso, é possível estabelecer prazos corretos de retenção e descarte dessas informações, bem como reduzir o risco de vazamento de dados e penalidades legais.
Por fim, o mapeamento facilita a resposta a eventuais solicitações dos titulares, como pedidos de acesso, correção ou exclusão de dados.
Para facilitar todo esse processo, seu escritório ou empresa deve ter acesso a recursos legais que facilitam o armazenamento e proporcionam segurança dessas informações. Conte com a Tron que atua na área contábil há mais de 30 anos trazendo soluções digitais e recursos que facilitam a prática contábil. Entre em contato hoje mesmo!
