Empresas que estão em constante busca de crescimento de forma organizada, bem como um desenvolvimento sustentável, precisam encontrar métodos para que consigam ter eficiência contábil. Isto porque, esse recurso não se trata apenas de uma vantagem competitiva, mas sim de uma necessidade dentro de um cenário cada vez mais dinâmico e digital.
A contabilidade deve assumir um papel estratégico, com metas de crescimento claramente definidas e um sistema operacional eficaz. Esse cenário permite a padronização de sistemas e reduz de forma drástica o retrabalho, aumentando a previsibilidade das atividades e melhorando a integração entre as áreas financeiras, fiscais e administrativas.
A tecnologia surge nesse momento como um elemento necessário para que ocorra esse processo de transformação, tendo em vista que é a partir dela que se torna possível a automatização de tarefas repetitivas, integração de sistemas e maior confiabilidade de dados. Por isso, convidamos você a acompanhar este conteúdo e entender tudo sobre eficiência contábil, metas de crescimento e tecnologias para eliminar o retrabalho.
O que é eficiência contábil e qual sua relação com um desenvolvimento sustentável
Começamos esse conteúdo entendendo sobre o termo eficiência contábil, que refere-se à capacidade de execução de rotinas contábeis com precisão, agilidade e padronização. Este processo visa utilizar o menor número possível de recursos e reduzir o retrabalho.
Trata-se de um conceito que relaciona-se com o cumprimento de prazos e obrigações legais, alinhados à organização de processos e também ao uso estratégico de informações e integração entre pessoas, sistemas e dados.
Quando esses processos são organizados de uma forma estruturada, a contabilidade passa a atuar de forma preventiva, sendo capaz de reduzir erros e antecipar riscos que poderiam comprometer a saúde financeira da empresa.
Nesse cenário, ainda é possível falar de crescimento sustentável, o qual corre através de processos contábeis eficientes e que assumem um papel central. Dessa forma, empresas que estão em expansão conseguem lidar com o aumento de volume de operações, ao mesmo tempo em que se adequam aos processos tributários exigidos.
Sem processos contábeis adequados, esse crescimento pode se tornar desordenando e gerar inconsistências nos registros, atrasos em entregas obrigatórias e dificuldades na análise de resultados.
Além disso, a desorganização de processos também irá impactar na tomada de decisões, uma vez que os gestores não conseguem trabalhar com precisão e atualização de seus dados.
A eficiência contábil, portanto, contribui para a previsibilidade e controle financeiro. Isso porque informações confiáveis possibilitam melhor avaliação de custos, margem de lucratividade e desempenho da empresa com maior clareza.
Além disso, todo esse processo favorece a conformidade fiscal e reduz o risco de autuações, multas e passivos tributários, que são fatores que podem comprometer seriamente a sustentabilidade do negócio como um todo. Entenda como se desenvolvem todas as etapas de uma contabilidade mais eficiente.
1 – Ponto de partida para uma eficiência contábil: criando metas de crescimento mais eficientes
Uma contabilidade mais organizada passa por metas de crescimento com boa definição através de uma atuação mais organizada, estratégica e preventiva. Quando uma empresa consegue estabelecer objetivos claros como, por exemplo, aumento de faturamento, expansão de unidades, entrada de novos mercados ou crescimento da carteira de clientes, o setor contábil consegue se planejar melhor, alinhando processos, prazos e responsabilidades.
Já em uma empresa que não estabelece metas, a contabilidade trabalha de maneira reativa, apagando incêndios ou então corrigindo inconsistências. Tudo isso faz com que a equipe se desgaste e os custos operacionais aumentem. No entanto, com objetivos de crescimento claros, é possível antecipar demandas fiscais, adequar enquadramentos tributários, revisar processos, bem como preparar sistemas para suportar o volume de informações.
Além disso com metas bem definidas, ocorre a integração entre a contabilidade e outras áreas da empresa, evitando falhas de comunicação, inconsistências de dados e divergências entre as informações operacionais e contábeis. Assim, os fluxos de trabalho se tornam mais eficientes e precisos, resultando em uma gestão mais coesa e orientada por resultados.
1.1 Entenda como alinhar metas de crescimento aos processos contábeis
Para que as metas de crescimento aconteçam de maneira concomitante com os processos contábeis é necessário:
- Transformar os objetivos em uma realidade prática -> para que isso ocorra, é preciso ajustar rotinas redistribuir tarefas e implementar controles mais precisos de modo que sejam capazes de evitar falhas futuras.
- Padronizar processos contábeis -> desenvolver um sistema de procedimentos bem documentados, cronogramas definidos e responsabilidades claras para cada integrante da equipe. Além disso, é preciso operar com foco na prevenção, e para isso orienta-se fazer o monitoramento de indicadores e identificação de desvios, evitando que eles se tornem problemas maiores.
- Acompanhamento contínuo das metas -> criar um monitoramento preciso para ajustes rápidos e eficazes nos processos contábeis à medida que a empresa cresce. A revisão dessas metas também é um processo necessário que permite a avaliação de resultados e aprimoramento de rotinas.
Dessa forma, metas de crescimento bem alinhadas tornam-se um dos principais instrumentos para eliminar o retrabalho e fortalecer a eficiência contábil.
2- Criação de processos contábeis inteligentes para uma alta produtividade
Construir processos contábeis inteligentes também é um dos requisitos para o desenvolvimento de uma eficiência contábil. Para isso, é preciso entender as principais características de um ambiente corporativo contemporâneo, que são:
- Flexibilidade organizacional: possui estruturas menos rígidas, hierarquias mais horizontais, autonomia e adaptação rápida às mudanças do mercado;
- Valorização das pessoas: foco no capital humano e em questões como, saúde mental, inclusão, diversidade e qualidade de vida;
- Uso intensivo da tecnologia: adoção de diferentes ferramentas digitais que permitem automação, eficiência e trabalho remoto;
- Cultura de inovação: estímulo da criatividade e experimentação através de um processo de aprendizagem contínua;
- Foco em resultados e propósito: desenvolvimento de uma avaliação balanceada, focada em valores organizacionais, propósito social e responsabilidade corporativa.
Diante de todas essas características, torna-se preciso investir na organização das rotinas contábeis por meio de uma base sólida para automação, controle e melhoria da rotina. Padronizar, portanto, não significa engessar o trabalho, mas sim oferecer clareza, reduzindo processos manuais e tarefas repetitivas e corretivas. Assim, os processos contábeis ganham outro significado, transformando-se em elementos para o suporte do crescimento de uma empresa.
2.1 Primeiro passo: mapeamento de rotinas contábeis
O mapeamento de rotinas contábeis visa analisar de forma detalhada cada etapa das operações contáveis, desde o recebimento de documentos até a entrega de obrigações fiscais e relatórios gerenciais. Para isso, é preciso visualizar o fluxo completo de trabalho, identificando os pontos de melhoria e oportunidades de simplificar o trabalho.
Assim, o mapear possibilita ter maior compreensão de como as informações circulam entre os setores e onde acontecem a falhas de comunicação. Na maioria das vezes, o retrabalho aparece em meio a ausência de um fluxo claro de dados entre financeiro, fiscal, recursos humanos e contabilidade.
Desse modo, organizando essas interações, a empresa consegue reduzir inconsistências, o que irá garantir que os registros sejam feitos de maneira correta desde sua origem. Portanto, esse alinhamento contribuirá diretamente para a redução de erros, assim como para o aumento da produtividade da equipe contábil.
Além disso, entre os benefícios do mapeamento, está a criação de uma base para a padronização de procedimentos. Desse modo, com as rotinas claramente definidas, torna-se possível documentar processos, além de estabelecer prazos e, por fim, atribuir responsabilidades. Isso permite a realização de treinamentos, além de substituições temporárias, resultando na escalabilidade das operações, especialmente em momentos de crescimento acelerado.
2.2 Segundo passo: padronização de procedimentos
Padronizar procedimentos contábeis também é essencial para o desenvolvimento de uma empresa sustentável e para que isso aconteça, torna-se necessário o estabelecimentos de regras claras para a execução de atividades.
Além disso, é preciso estabelecer rotinas bem definidas de modo a facilitar a conferência de processos e auditorias, o que irá permitir a confiabilidade dos dados e reduzir os riscos fiscais e também financeiros.
Com esses padrões bem estabelecidos em execução, o tempo é otimizado e a equipe consegue seguir um fluxo bem estruturado, desenvolvendo atividades de maneira mais ágil. Todo esse processo irá impactar diretamente na produtividade e liberação de tempo para o desenvolvimento de análises mais estratégicas como, por exemplo, a avaliação de indicadores, planejamento tributário e apoio à gestão.
2.3 Terceiro passo: integração de processos contábeis
O terceiro passo para se ter eficiência contábil dentro de uma empresa, consiste no desenvolvimento de uma boa estratégia operacional. Isto quer dizer que é preciso que os sistemas, áreas e equipes estejam trabalhando de modo a integrar suas informações.
É importante não se esquecer de que todos os processos devem estar bem estruturados para que acompanhem o crescimento da empresa, abandonando estruturas que possam estar ultrapassadas e se tornem um problema para o desenvolvimento do negócio.
Em resumo, padronizar e integrar são elementos fundamentais para transformar a contabilidade de uma empresa, permitindo à equipe ter uma visão mais ampla do processo, reduzir erros e ter insights que possam ajudar no desenvolvimento de uma organização a curto, médio e longo prazo.
Leia também: Como a IA apoia contadores no processo de tomada de decisão
3 – Tecnologia contábil e principais ferramentas que integram esse sistema
Os processos contábeis manuais estão se tornando obsoletos, arcaicos e tomam um tempo precioso dos profissionais de contabilidade. Por isso, a utilização de recursos tecnológicos que fomentem o processo de gestão desse setor tem sido cada vez mais comum.
Se por um lado a automatização de processos contábeis reduz tarefas repetitivas, integra informações e reduz falhas humanas, por outro os contadores e toda equipe que integram esse setor conseguem ter mais tempo para desenvolver uma melhor análise do mercado de atuação da empresa.
O resultado disso vem através de ações que promovem a economia de recursos, elaboração de estratégias para o domínio do mercado e aumento dos lucros. Assim, o contador se torna um ator importante para o crescimento do negócio, deixando de ser apenas um executor de tarefas. Entre as ferramentas tecnológicas que mais trazem mais eficiência contábil estão:
3.1 Softwares de gestão contábil e fiscal
Os softwares de gestão contábil e fiscal são o pilar da automação possibilitando:
- Registro automatizado de lançamentos;
- Apuração de impostos;
- Geração de obrigações acessórias.
A união desses dados resulta na centralização de informações que facilita o cumprimento de prazos legais por meio de alertas e relatórios que auxiliam o contador a realizar suas obrigações fiscais.
Além disso, a automatização desses processos garante mais segurança jurídica e diminui o risco de multas e penalidades, sem contar que esse sistema contribui para a organização contábil como um todo.
3.2 Integração de sistemas
Integrar sistemas é uma das tecnologias mais inovadoras, pois permite que ferramentas financeiras, fiscais e de faturamento e folha de pagamento estejam conectadas a apenas um sistema.
O resultado de toda essa tecnologia está em uma maior eficiência contábil, ou seja, a redução de erros como os de lançamentos duplicados, por exemplo. Adotando essa tecnologia, a empresa e a equipe contábil passam a trabalhar com dados mais precisos em tempo real, aumentando o desempenho do departamento financeiro.
Com a automatização dos sistemas, existe a facilitação do processo de escalabilidade. Isso quer dizer que mesmo que haja aumento no volume das operações, todos os dados são entregues de maneira mais precisa.
3.3 Automação de documentos e uso da inteligência para a eficiência contábil
A automação de documentos reduz o tempo gasto com tarefas manuais. Esse processo permite a leitura automática de notas fiscais, extratos bancários de modo a cruzar esses dados e prevenir inconsistências.
Além disso, esses sistemas alertam sobre tarefas incompletas e auxiliam na correção, evitando a propagação do erro. Tudo isso faz com que o processo se torne mais confiável.
3.4 Ferramentas voltadas para análise e tomada de decisão na eficiência contábil
Além das tecnologias já mencionadas, existem outros recursos tecnológicos específicos para as necessidades individuais da equipe contábil de cada empresa. Exemplo disso são os indicadores de relatórios personalizados, que possibilitam aos profissionais enxergar resultados de forma clara, objetiva e de modo que seja possível interpretar de forma correta as informações.
O uso dessas ferramentas tem a capacidade de transformar a rotina de um setor e fazer com que ele se torne mais ágil. Trata-se de uma estratégia essencial para aumentar a eficiência e sustentar o crescimento empresarial.
4 – Indicadores de desempenho e a manutenção da eficiência contábil a longo prazo
Chegamos ao quarto e último item desse Guia, mas que é de fundamental importância para uma contabilidade eficiente. Os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPI’s (Key Performance Indicators), são essenciais para mensurar resultados e identificar gargalos de modo a acompanhar a evolução dos processos contábeis.
Fato é que, sem métricas claras fica difícil avaliar se ações tomadas estão contribuindo para a redução de erros e realmente evitam o retrabalho. Isso porque os indicadores de desempenho consideram informações concretas sobre prazos, qualidade e eficiência das rotinas.
Leia também: Tarefas contábeis que podem ser otimizadas com a IA.
4.1 Principais indicadores de desempenho aplicados à contabilidade
Antes de mais nada, é importante entender que existem diversos indicadores de desempenho, sendo preciso escolher aquele que mais se adeque às necessidades da sua empresa. Porém, é possível destacar os mais utilizados nesse meio e que garantem um bom desempenho dentro dos serviços de contabilidade. Veja alguns deles:
- Índice de Entregas de prazo;
- Taxa de atrasos e obrigações acessórias;
- Tempo médio de processamento contábil;
- Índice de Retrabalho;
- Percentual de Multas por atraso;
- Índice de dependência de informações externas;
- Cumprimento do cronograma contábil.
Ao adotar esses indicadores, torna-se possível ter uma visão mais ampla do desempenho do setor e também quais melhorias são possíveis de se realizar para que o trabalho seja entregue de maneira eficiente e eficaz.
4.2 O uso dos indicadores como decisão estratégica para uma eficiência contábil
Coletar dados não é sinônimo de sucesso dentro da contabilidade, pois o contador e sua equipe precisam saber que caminho tomar a partir do momento em que esses dados chegam em suas mãos.
Assim, é importante que essas informações sejam analisadas de forma estratégica de modo a identificar tendências, antecipar problemas e tomar decisões mais assertivas. Além disso, esses dados são fundamentais para definir prioridades.
Em vez de tomar decisões reativas, a contabilidade consegue então atuar nos pontos que podem impactar no desempenho global. Isso então resultará em uma gestão mais eficiente de tempos e recursos, fortalecendo o papel da contabilidade como suporte na tomada de decisão.
Por fim, em se tratando do uso de indicadores como decisão estratégica, é importante destacar que para que isso aconteça é importante o compartilhamento de dados. Portanto, é fundamental que a equipe contábil tenha acesso a esses dados para que consiga alinhar decisões com outros departamentos.
Melhoria contínua através do ajuste de processos
A eficiência contábil não se resume apenas em uma fórmula pronta e inalterada, muito pelo contrário, para se obter os melhores resultados é importante analisar o que está dando certo ou errado e ajustar as falhas.
Ao compreender o que mostram indicadores isso se torna mais fácil, permitindo o aprimoramento das práticas contábeis e tornando a contabilidade mais flexível e preparada para o crescimento da empresa.
Essa postura contribui para a sustentabilidade do negócio e consolidação da eficácia contábil como um diferencial competitivo.
Em resumo, os indicadores de desempenho são ferramentas indispensáveis para monitorar, avaliar e aprimorar a eficiência contábil. Quando bem definidos e utilizados de forma estratégica, eles sustentam a melhoria contínua, reduzem o retrabalho e fortalecem a contabilidade como um pilar essencial para o crescimento e a longevidade da empresa.
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