Você já parou para pensar em como a tecnologia auxilia na conformidade fiscal? No Brasil, o cenário regulatório é complexo e a legislação muda com frequência. Sendo assim, os órgãos fiscalizadores utilizam ferramentas cada vez mais completas para identificar erros.
Nesse contexto, contar apenas com processos manuais já não é suficiente. As empresas e escritórios contábeis precisam acompanhar a mudança do mercado e usar as soluções tecnológicas a seu favor, de modo a reduzir riscos, evitar multas e contar com operações seguras. Acompanhe o artigo e saiba mais:
Como a tecnologia auxilia na conformidade fiscal na prática?
Em primeiro lugar, é preciso considerar que a legislação brasileira possui inúmeras regras, que passam por alterações frequentes e demandam atualização contínua por parte de contadores e gestores. Além disso, o fisco está cada vez mais digital.
Desse modo, estar em conformidade não é apenas uma exigência legal, mas também uma questão estratégica. Isso porque um erro simples pode gerar multas altas, processos administrativos e até restrições para a operação do negócio.
A tecnologia, por sua vez, atua em diferentes frentes da rotina contábil e fiscal, com o objetivo de criar um ecossistema de informações confiáveis e seguras. Veja os principais pontos a considerar:
Automação de rotinas repetitivas
As tarefas manuais, como emissão, conferência e armazenamento de notas fiscais, são suscetíveis a erros humanos. Sendo assim, a partir de sistemas automatizados, esses processos se tornam mais rápidos e completos, além de eliminarem falhas que poderiam comprometer a conformidade fiscal.
Integração entre áreas e sistemas
Um dos principais obstáculos na gestão é a fragmentação de informações. Nesse sentido, a integração entre áreas e sistemas através de plataformas modernas são prova viva de como a tecnologia auxilia na conformidade fiscal. Isso porque permite a reunião de dados de contabilidade, folha de pagamento, financeiro e ERP em um único ambiente, e, por consequência, evita divergências e centraliza o controle.
Atualizações automáticas da legislação
Outro ponto de destaque que demonstra como a tecnologia auxilia na conformidade fiscal é a integração entre áreas e sistemas. É preciso considerar que, a cada nova norma, deve-se ajustar os cálculos e declarações. Sendo assim, ao aplicar atualizações automáticas, assegura-se que as entregas estejam sempre alinhadas às normas legais.
Redução de riscos
As soluções tecnológicas permitem identificar erros antes do envio ao fisco, o que reduz, portanto, os riscos de penalidades.
Armazenamento seguro e compliance digital
Além de atender às obrigações legais, sistemas modernos são essenciais para que haja armazenamento seguro e rastreável de documentos fiscais, com fácil acesso em auditorias ou fiscalizações.
Leia mais: Automação contábil: otimizando processos para ampliar o foco na estratégia do cliente
Exemplos práticos de como a tecnologia auxilia na conformidade fiscal
Falar de tecnologia pode parecer algo abstrato, mas, na prática, seu efeito é muito claro na rotina fiscal e contábil. Saiba como o uso desses recursos pode otimizar o dia a dia do contador:
SPED Fiscal e Contribuições
Um dos maiores desafios é a geração dos arquivos que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) solicita. Existem, porém, alguns erros que se cometidos, podem causar autuações, como por exemplo: erros de layout, falhas ou atrasos no envio das notas fiscais e lançamentos contábeis.
Se, porém, houver a integração de sistemas, é possível cruzar essas informações de forma adequada e elas já são geradas no formato que o fisco demanda. Isso elimina retrabalho, dá mais segurança e possibilita as entregas dentro do prazo.
Gestão de notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e)
Um dos pontos mais sensíveis é o controle de notas fiscais eletrônicas. Sem tecnologia, muitas empresas ainda dependem de lançamentos manuais, sujeitos a erros. Por outro lado, com sistemas automatizados, pode-se capturar as notas em tempo real pela SEFAZ, com validação, armazenamento e conciliação com os registros contábeis. Isso reduz os riscos de omissão ou duplicidade.
Folha de pagamento e eSocial
A folha de pagamento é um setor repleto de obrigações acessórias e prazos rígidos. A integração com o eSocial requer informações precisas, visto que qualquer erro pode gerar multas ou passivos trabalhistas.
Sendo assim, ao usar plataformas completas, é possível automatizar cálculos de encargos, benefícios e impostos. Além disso, há a transmissão dos eventos de forma segura e em conformidade com as normas do governo.
Auditoria e rastreabilidade digital
A tecnologia auxilia na conformidade fiscal também ao oferecer rastreabilidade completa dos dados. Em caso de fiscalização, por exemplo, há o armazenamento de todos os documentos, com registros de alterações e histórico de validações. Por consequência, há o fortalecimento da transparência e da confiança, tanto para a empresa, quanto para o contador.
A importância da integração entre contador e cliente
A conformidade fiscal não depende apenas do escritório contábil. Ela é resultado da colaboração entre contador e cliente. Quando não há a estruturação dessa relação, os riscos aumentam, as informações chegam atrasadas, os documentos se perdem e o retrabalho se multiplica.
Em contrapartida, com a tecnologia, esse cenário muda. A integração entre os sistemas, da empresa e do contador, cria uma ponte segura e transparente para o fluxo de informações. O cliente sabe que suas informações estão seguras, enquanto o contador, por sua vez, tem mais espaço para atuar de forma estratégica. Essa confiança é essencial para transformar o contador em um verdadeiro parceiro, com papel consultivo do negócio.
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Por fim, pode-se concluir que os escritórios contábeis e empresas que investem em soluções completas com o uso da tecnologia saem na frente da concorrência e ganham espaço em um mercado cada vez mais exigente, e além de usufruírem de benefícios como segurança e produtividade.
Na Tron, acreditamos que a conformidade não precisa ser um obstáculo, e sim um diferencial competitivo. Nossas soluções unem inovação, agilidade e conformidade para que o contador atue como o protagonista de uma nova era da contabilidade.
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