É uma cena familiar todo final de mês que se aproxima: planilhas e mais planilhas, cálculos feitos manualmente e contadores cansados de todo o trabalho manual. E assim surge a pergunta “Por que não automatizar processos financeiros da minha empresa?”.
Se você ainda está gerenciando seu departamento de finanças da maneira manual e antiquada, então você está ficando para trás em relação ao mercado e, principalmente dos seus concorrentes.
Gerenciar manualmente os processos financeiros pode estar acabando com as suas horas de sono. Afinal, eles ocupam uma quantidade incrível de tempo, levando a longas horas de trabalho e muita frustração para sua equipe.
Automatizar processos financeiros é a chave para garantir que sua organização esteja à altura da tarefa de crescer e escalar para o futuro.
Pensando nisso, esse artigo te mostrará as principais formas de fazer essa automação e aumentar os resultados das suas equipes. Vamos lá?
A importância em automatizar processos financeiros
Para que você entenda a importância, uma pesquisa feita pela IMA (The Association For Accountants And Financial Professionals), chegou a conclusão de que 2/3 dos entrevistados disseram que dependem muito de planilhas, aumentando tanto o tempo gasto nas demonstrações financeiras quanto o risco de resultados imprecisos.
E ainda tem mais! Apenas 20% dos entrevistados estavam muito satisfeitos com o atual processo de fechamento, e apenas 28% confiam completamente na precisão de seus dados de relatórios financeiros.
Ou seja, por mais que pareça difícil ou inviável, automatizar é preciso. O que importa é ter em mente que dessa maneira os benefícios serão maiores que as dificuldades.
Por isso, separei alguns desses benefícios, confira:
- Redução de custos com processos manuais e papéis;
- Informações seguras;
- Maior controle financeiro da empresa;
- Aumento da produtividade e do lucro;
- Muito mais transparência e velocidade na troca de informações com clientes.
Agora que você já sabe como esse processo será efetivo para a sua empresa, chegou a hora da “cereja do bolo”, saber como essa automação pode ser feita da maneira mais eficiente.
Então, confira abaixo:
Afinal, como automatizar processos financeiros eficientemente?
1. Fazer um mapeamento: o que será automatizado?
Inicialmente, o gestor deve identificar quais processos serão automatizados e em qual ordem isso acontecerá. Cada item deve ser mapeado e oficializado por escrito, caso a empresa conte com um grande número de colaboradores.
Neste mapeamento, alguns processos merecem maior atenção, como o faturamento, o registro de contrato e boletos, os lançamentos e cobranças e os relatórios.
Ainda assim, é relevante identificar quais processos mais consomem energia da equipe para automatizar aqueles que interferem mais na produtividade e nos resultados alcançados.
2. Contar com a gestão web
A migração de todos os processos financeiros para o ambiente eletrônico é imprescindível para realizar a automação. O uso de recursos manuais para gestão a tornará mais lenta, trabalhosa e com riscos de perdas.
Portanto, abandone esses métodos e conte com uma boa gestão por web para a sua empresa. Com dados e informações salvas em nuvem, possibilitando o acesso sempre que necessário.
3. Investir em treinamentos
Isso mesmo! Treinamentos + tecnologia = sucesso. O sucesso da estratégia está intimamente relacionado com o preparo da equipe para lidar com o novo cenário tecnológica.
Se a sua empresa já é adepta à tecnologia na contabilidade ou ao marketing contábil, por exemplo, essa implantação será muito mais fácil e de adaptação mais rápida.
Dessa forma, o treinamento da equipe e a possibilidade de mapeamento dos processos é essencial para que não haja dúvidas ou ajustes pessoas, de modo que a automação funcione como um todo.
4. É claro, contar com a tecnologia
E por último, mas não menos importante, como automatizar processos financeiros sem o uso da tecnologia? Impossível, não é mesmo?
Um bom software de controle financeiro é um grande aliado para quem quer dar adeus a processos manuais. Com ele, você automatiza diversas atividades, como por exemplo:
- Inteligência Artificial Fiscal;
- Planejamento Mensal de Receitas e Despesas;
- Agilidade no Cadastro de Clientes;
- Conciliação Bancária Importando o Extrato;
São inúmeras as formas de automatização, confira mais clicando aqui.
Como você já sabe os benefícios e como essa automação pode ser feita, basta que a atitude parta de você! Por mais que leve um certo tempo, você verá como automação tem sido benéfica quando mensura os resultados alcançados com ela.
A automação de processos financeiros é frequentemente negligenciada, mas as melhorias que acompanham a automação é imediatamente reconhecível. Teste e confira!
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