A otimização de processos permite aplicar ferramentas de melhoria contínua que melhorem a competitividade do seu negócio. Em outras palavras, trata-se de elevar o desempenho da empresa, fazendo-a alcançar melhores resultados.
O processo se inicia com a identificação da necessidade de melhoria, ou seja, refere-se a reconhecer os problemas atuais e os que podem ocorrer futuramente. Mapeia, assim, a empresa, os recursos, funcionários, clientes, parceiros, fornecedores, entre outros.
Para ter sucesso na otimização de processos, identifique como cada processo afeta o todo. Existem mais outras dicas cruciais para auxiliar a sua empresa a implementar a melhoria contínua, confira a seguir quais são elas.
5 passos para ter sucesso otimização de processos do seu escritório contábil
Não basta apenas identificar qual é a necessidade de melhoria, pois é necessário analisar os processos atuais. Ao fazer essa análise, torna-se mais fácil saber quais são as etapas para cada processo e o que precisa ser modificado.
O ideal é saber onde o processo falha, quanto tempo cada mudança demora para se ser concluída e quais vantagens a otimização trará. Isso significa, portanto, definir a prioridade dos projetos de melhoria, por exemplo.
Trabalhe com objetivos claros, metas realistas e documente tudo, criando uma espécie de arquivo. Inclusive, para a equipe esses documentos ajudam a saber o que está acontecendo e quais mudanças estão sendo implementadas.
Para tornar a otimização de processos mais simples, a nossa equipe preparou um passo para você. Abaixo veja do que se trata, o que deve ser feito e quais pontos demandam mais atenção.
1- Envolva os colaboradores na melhoria de processos
Com a participação da equipe de trabalho, torna-se mais fácil ter o engajamento deles nessa jornada de melhoria. É crucial que todos apoiem as mudanças, pois eles precisarão aplicar as técnicas nos processos atualizados.
Para ter sucesso na implementação, é necessário que todos contribuam, passem sua impressão e se sintam importantes para o sucesso do processo. Os recursos e a mão-de-obra são essenciais para colocar em prática as melhorias.
Tão importante quanto isso, é demonstrar para os colaboradores que a paciência e a persistência são fundamentais. Afinal, não se trata de uma tarefa simples, porque leva tempo, mas é preciso prosseguir com as mudanças.
Sob a perspectiva dos colaboradores, a avaliação de desempenho é sempre uma medida interessante. Para auxiliar nisso, o nosso blog tem um texto com mais detalhes sobre o assunto, clique aqui para conferir.
2- Use a estratégia a seu favor
Desenvolver a sua estratégia é importante, porém isso não pode ser feito sem saber quais etapas devem passar pela otimização de processos. Além disso, é primordial saber a razão do aprimoramento acontecer e quais serão as implicações:
- Financeiras;
- Recursos.
Lembre-se que os objetivos devem ser realistas, ou seja, é necessário existir um alinhamento com as metas da organização. Destaca-se também a medição sobre qual estágio da jornada de mudança a equipe está, então é necessário que possa ser medido adequadamente.
Isso indica que, ao mesmo tempo, é preciso considerar o planejamento estratégico, tático e operacional. Entre os exemplos mais comuns de objetivos, destacam-se elevar a quota de mercado, reduzir custos e aumentar a produtividade.
3- Tenha a tecnologia como sua parceira nessa hora
A tecnologia é crucial para a otimização de processos, já que torna cada mudança mais prática, ágil e fácil. É possível automatizar o controle de ponto, gestão de equipes, relatórios, emissão de nota fiscal, etc.
A principal vantagem de utilizar esse tipo de tecnologia é ter mais tempo livre para tornar a implementação do projeto de melhoria mais rápida. A otimização de processos pode acontecer com alguns pontos:
- Analise os objetivos estratégicos da empresa;
- Opte por aqueles que agreguem valor a seu negócio;
- Analise os processos escolhidos;
- Defina quais são os indicadores de performance;
- Torne os processos automatizados;
- Comece a operação e avalia a produtividade;
- Defina as melhorias de processo.
Apesar de parecer algo difícil, a tecnologia pode te auxiliar com diversas soluções para cada etapa. Para isso, no entanto, é necessário estudar as opções, descobrindo quais são as mais adequadas para você naquele momento.
4- Possibilite a colaboração
Uma maneira de elevar a eficiência da execução, é incentivar a colaboração dos colaboradores no projeto de melhoria contínua. Essa medida consegue reduzir os custos, da mesma forma é capaz de tornar o processo mais fácil.
Para ter sucesso nessa etapa, a criação de um calendário virtual, por exemplo, permite o acesso e a visualização das tarefas, conforme a data, por todos. Além disso, o uso de um aplicativo de comunicação para troca de ideias também pode ser útil.
Uma maneira de engajar os colaboradores é por meio de um brainstorm para troca de ideias inovadoras. Ao estimular a colaboração, todos se sentem importantes, sem contar que boas sacadas podem surgir disso.
5- Acompanhe o processo e revise as mudanças
Não basta só implementar a otimização de processos, pois é essencial acompanhar o que cada processo se tornou na prática. Lembre-se também de revisar as ações práticas e comparar com o planejado.
Monitorar o progresso dos processos é importante, uma vez que permite saber se estão se saindo bem ou não. Entretanto, não descarte possíveis reajustes nelas, porque o ideal é que chegue o que foi traçado, ou até supere isso.
Os colaboradores devem estar ao seu lado em cada etapa, enquanto você os mantém informados sobre o andamento das mudanças. Vale destacar que o feedback por parte dos funcionários é importante para ter sucesso nessa etapa.
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