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7 dicas para gestão da contabilidade de escritórios

Você gostaria de otimizar a gestão do seu escritório contábil, mas não sabe como fazer isso sem contratar uma equipe de consultoria? Confira as 7 melhores dicas a seguir!

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Para haver uma boa gestão contabilidade nos escritórios, é fundamental que o gestor entenda sobre setores variados da empresa, desde aspectos básicos de atendimento ao cliente até a execução dos processos contábeis.

Certamente, acompanhar a equipe à distância não é tarefa fácil, visto as ocasiões de isolamento social enfrentadas durante a pandemia. 

Mesmo assim, existem certas práticas que podem auxiliá-lo nessa tarefa.

Portanto, acompanhe o texto a seguir, e veja os 7 passos que podem te ajudar na gestão do escritório contábil.

Importância da gestão da contabilidade

Escritórios contábeis têm função estratégica no Brasil. Segundo a pesquisa do Sebrae, 53,4% do PIB nacional advém de micro e pequenas empresas

Geralmente, empreendimentos desse porte não têm estrutura para manter uma equipe contábil no negócio e, consequentemente, precisam trabalhar em parceria com escritórios terceirizados.

Ou seja, nosso trabalho tem papel fundamental na legalidade e otimização financeira, gerencial e contábil de metade do PIB nacional. Uma grande responsabilidade!

Mas, e quando tratamos da gestão contabilidade em escritórios contábeis? Qual sua importância para a empresa?

Na verdade, a mesma das outras! Basicamente, a gestão contábil é responsável por calcular os impostos, cumprir todas as obrigações legais, avaliar os custos, receita e lucro.

Portanto, para que o gestor tome decisões importantes na organização, ele precisa estar abastecido de dados confiáveis sobre a saúde financeira do escritório.

Para guiar sua gestão, na prática, confira as 7 dicas a seguir:

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7 dicas para gestão da contabilidade

1- Utilize a mensuração de dados

O grande risco que corremos quando trabalhamos em uma equipe relativamente pequena e temos muito trabalho é nunca avaliar os resultados entregues

Deixar-se levar pela rotina e não se perguntar se o serviço corresponde ao objetivo inicial. 

Em suma, a mensuração de resultados é a identificação e análise de desempenho das estratégias executadas no escritório contábil. Ou seja, se o planejamento previsto para os clientes, assim como para o próprio escritório, funcionaram.

Às vezes, investimos tempo e capital em atividades que, na prática, não trazem quase nenhum Retorno Sobre o Investimento (ROI).

Como resultado, a equipe fica sobrecarregada, com pouco tempo para executar as demandas contábeis e, no fim, o lucro é baixíssimo ou nem há margem de lucro.

Portanto, invista na mensuração de resultados constantes. Pois, caso não o faça, além de não obter quase nenhum lucro para o escritório, ainda será obrigado a arcar com processos trabalhistas devido às constantes síndromes de burnout relatadas pelos colaboradores. 

2- Automatize serviços

A automação contábil pode ser implementada em diversos setores do escritório, seja na utilização de sistema contábil na nuvem, gestor de tarefas, processos, ponto remoto, escrituração virtual ou backup na nuvem.

Basicamente, a automação contábil é um processo de substituição de tarefas manuais e operacionais burocráticas, com muito tempo de execução, por tecnologia na contabilidade, através do auxílio de softwares e Inteligência Artificial.

Além da automação disponível por software contábil, o CRM – Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente) – também permite automatizar o contato com o cliente, auxiliando na gestão de relacionamento com o consumidor.

Aqui, o objetivo é sempre agradá-lo e, posteriormente, fidelizá-lo.

Também invista em sistemas para pagamento de salários, geração de boletos e recebimento de faturas

Ou seja, transforme todas as tarefas de execução burocrática em automáticas. Assim, será possível desafogar sua equipe e direcioná-los para projetos estratégicos.

3- Desenvolva um planejamento estratégico

O planejamento estratégico é todo o processo de composição e execução de uma estratégia na empresa. Seu objetivo é alcançar as metas propostas pelo negócio em um determinado espaço de tempo.

No planejamento, são utilizadas técnicas específicas, enquanto a estratégia se relaciona a parte criativa, analítica e de decisão.

A princípio, o método mais eficaz para montar um planejamento estratégico é anualmente. Porém, é possível fazê-lo no período de 3 a 5 anos, assim como pode preveni-lo mensalmente.

De qualquer maneira, o planejamento estratégico do escritório contábil deve responder 3 perguntas:

  • Qual é o momento atual da empresa?
  • Onde o escritório quer chegar?
  • O que fazer para chegar lá?

Com essas três perguntas já é possível iniciar o planejamento. Também precisará de outros elementos, como reavaliar a missão, visão, valores, análise SWOT e metas do negócio.

Certamente, sua empresa já conta com alguns desses pontos descritos. 

Porém, é fundamental que se utilize a mensuração de dados para verificar se eles atingem o objetivo esperado ou se servem mais como uma questão administrativa burocrática.

Ou seja, estão ali somente porque o negócio exige e não para melhorar a execução do trabalho.

4- Gestão financeira na nuvem

Atualmente, a gestão financeira é benéfica para qualquer empresa, seja para um escritório contábil ou um e-commerce.

Muitos negócios acabam tendo problemas financeiros graves por não ter controle sobre o caixa, custos, receita e controle de estoque.

E por que isso acontece?

Pode ser por dois motivos: por não haver nenhum acompanhamento ou por esse acompanhamento ocorrer de maneira dispersa

Quando trabalhamos em escritório físico, é possível montar uma rede de área local e integrar todas as informações do negócio de maneira offline.

Já quando trabalhamos em home office, o controle é bastante dificultado, já que não é possível integrar os dados financeiros, fiscais, contábeis e administrativos sem internet.

Por isso, a gestão financeira na nuvem faz tanta diferença para um escritório contábil. Não somente no isolamento, mas quando o trabalho voltar presencialmente.

Afinal, centralizar todas as informações financeiras do negócio em um único sistema torna o gerenciamento, planejamento, execução e análise das demandas contábeis muito mais velozes, além da taxa de erros cair abruptamente.

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5- Mantenha o escritório sempre atualizado

Quando dizemos “escritório atualizado” nos referimos aos colaboradores do escritório, principalmente sobre os profissionais contábeis.

Contadores do futuro precisam de atualização constante, principalmente no Brasil, onde a legislação fiscal muda frequentemente e há uma onda de desburocratização acontecendo no país.

Para tanto, é importante que o gestor mantenha um quadro de metas de atuação na empresa, como se fosse um plano de carreira

Nele, pode haver metas de atualização dos profissionais contábeis e, em contrapartida, bonificação do escritório caso essas metas sejam atingidas.

Aqui, pode investir em capacitação oferecida pelos Conselhos Regionais de Contabilidade, curso de inglês para contadores (online ou presencial), principalmente para pesquisar fatos ocorridos fora do país e que sirvam de referência.

Além disso, treinamentos de liderança, para que o profissional consiga ser independente e estruture sua equipe sem necessitar de um gestor.

Por fim, cursos de tecnologia, envolvendo desde Excel avançado, ferramentas de produtividade até migração de dados em sistema contábil.

6- Invista na projeção de fluxo de caixa

Um fluxo de caixa completo e atualizado pode dar a visão de futuro do negócio.

Como você já deve saber, fluxo de caixa é o registro de entrada e saída de capital da empresa durante determinado período. Com ele, o gestor tem mais informações para auxiliá-lo na tomada de decisões. 

Mas, como fazer a projeção de fluxo de caixa, na prática?

Para isso, é necessário coletar informações sobre o orçamento do escritório. Basicamente, devem ser descritas as receitas, custos, despesas e investimentos para, no mínimo, um ano.

Além disso, o escritório deve conhecer os prazos médios de pagamento e recebimento. Ou seja, o tempo entre uma compra e venda, assim como os valores combinados.

7- Gestão de risco

Riscos são incertezas em relação ao futuro, com impacto positivo ou negativo sobre os objetivos do escritório contábil

Basicamente, dividimos os riscos em positivos e negativos. 

Os riscos positivos são imprecisões que podem se transformar em vantagens para o escritório. Por outro lado, os riscos negativos são incertezas que podem causar problemas para os contadores.

Portanto, a gestão de riscos é quando consideramos as situações de incerteza para planejar decisões. Assim, é possível tornar o trabalho do escritório mais previsível sobre situações boas e ruins.

Para fazer uma gestão de riscos assertiva é fundamental separar o processo em 3 etapas: identificação, análise e tratamento.

A identificação determina quais riscos podem afetar o trabalho da empresa. Para isso, são utilizadas diferentes fontes, como a consulta de especialistas, as experiências do time em projetos anteriores ou técnicas de brainstorming com os contadores.

Na análise, o objetivo é caracterizar os riscos e mensurar sua relevância. Essa etapa é dividida em análises qualitativa e quantitativa. 

Após identificar os riscos, conhecer seu grau de importância e a probabilidade de ocorrer, é hora de utilizar o tratamento para planejar a melhor maneira de tratar do risco.

Vamos supor que uma empresa de tecnologia chamada TRON oferece softwares aos escritórios contábeis e alguns dos seus clientes não atualizem o app. 

Por isso, sofrem constantemente com quedas de sistema.

Se a TRON identificar que esse é um problema constante e criar uma campanha de alerta aos clientes sobre a atualização do software, pode ser muito mais fácil resolver o problema comparado a quando ele já ocorreu.

Conclusão

Neste texto, você pode verificar as 7 melhores dicas para a gestão contabilidade nos escritórios.

Apesar de haver várias maneiras de otimizar a gestão da contabilidade em um escritório, caso essas 7 sejam executadas assertivamente há grande probabilidade de revolucionar o gerenciamento de processos e pessoas na empresa.

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