Se você é um contador antenado, é muito provável que lide diretamente com as mudanças de tecnologias para a contabilidade, além de que é muito provável que já ouviu falar sobre automação contábil.
Mas, você sabe o que está por trás dessas mudanças? Ou seja, quais são as razões para um escritório contábil investir em sistema de automação contábil?
Será exatamente isso que trataremos neste artigo. Confira a seguir, o que é automação contábil, sua aplicação nas rotinas contábeis e principais benefícios!
O que é automação contábil?
Certamente, você já lida diariamente com uma infinidade de dados, sejam de clientes, governo ou escritório.
Imagine executar todas as tarefas manualmente, por exemplo, recorrendo a planilhas. Além do trabalho ser interminável, teria bastante risco de haver falhas.
Por isso, a automatização de processos contábeis possui tanta relevância nas empresas.
Basicamente, a automação contábil é a substituição do trabalho humano, geralmente demorado e repetitivo, por softwares que o façam de maneira automatizada.
Conforme a pesquisa da Omie, startup de software na nuvem para PMEs, somente 5,6% dos contadores do país já estão automaticamente integrados aos processos dos clientes.
Em outras palavras, quem investir em automação de processos na contabilidade nesse momento, poderá alavancar o faturamento do escritório a médio e longo prazo, haja vista que o futuro da contabilidade é digitalizar todas as obrigações e processos internos.
Com a automação contábil, você pode coletar e analisar dados, conferir registros, cruzar informações e gerir os processos contábeis de maneira mais assertiva.
Automação nas suas rotinas contábeis
Em resumo, rotinas contábeis compreendem todos os registros de operações contábeis de um negócio, como fluxo de caixa, demonstração de resultados ou balancetes.
A automação das rotinas contábeis aumenta a produtividade da equipe e permite que o trabalho seja desempenhado remotamente e com segurança.
Dentre os principais serviços automatizados na rotina contábil, podemos citar:
- Captura de documentos eletrônicos: essa ferramenta permite a busca automática na Receita Federal de documentos como NF-e entrada, NF-e saída MT, NF-e saída MS, CT-e entrada e saída;
- Escrituração automática: captura de documentos fiscais no computador local, envio dos mesmos automaticamente para a nuvem, classificação de operações, lançamento de notas fiscais, envio de obrigações acessórias para o governo, entre outros;
- Gerenciamento de tarefas e processos contábeis: controle customizado das operações do escritório, desde controle das obrigações fiscais até atendimento ao cliente, tudo em um mesmo sistema;
- Gerenciamento do Livro Caixa: acompanhamento das vendas e do lucro a qualquer momento, auxiliando o gestor na tomada de decisões.
Há muitos outros, por exemplo, cálculo de DSR sobre horas extras ou holerite automatizado. Porém, nosso objetivo aqui é alertá-lo sobre a importância da automação nas rotinas contábeis.
Principais benefícios da automação contábil
Gestão informacional otimizada
No escritório, a equipe desempenha várias tarefas durante o expediente. Consequentemente, há informações de diversos setores disponíveis aos gestores.
Basicamente, a função do gerenciamento de informações é agrupar todos os dados do negócio, com o objetivo de tomar melhores decisões. Simultaneamente, manter os dados obtidos em segurança.
Com a automação contábil, há um melhor gerenciamento informacional ao integrar tarefas e processos contábeis na nuvem.
Dessa maneira, o gestor tem disponível em suas mãos todas as informações do negócio em um único sistema e consegue tomar decisões mais assertivas sobre a equipe e recursos financeiros.
Além disso, um sistema contábil de qualidade conta com um controle de obrigações, sem precisar utilizar softwares externos para fazer a administração da empresa.
Aumento do lucro
Quantos novos clientes o escritório pode atender ao delegar rotinas contábeis a robôs?
Para que as empresas atinjam um elevado nível de lucratividade, os profissionais responsáveis pelo setor contábil devem trabalhar mais como consultores do que como registradores.
Por isso, o contador precisa de mais concentração que antigamente.
E convenhamos, executar tarefas burocráticas e, simultaneamente, ser um analista financeiro é praticamente impossível, sendo que alguma dessas tarefas será mal feita.
Ao utilizar um sistema contábil automatizado, é possível direcionar os contadores às demandas mais estratégicas, deixando todo aquele trabalho repetitivo e demorado para as máquinas.
Os softwares também conseguem identificar certos padrões de comportamento, tanto do negócio quanto dos clientes. Assim, o tempo gasto nas tarefas é reduzido, melhorando a produtividade da equipe.
Geração de relatórios mais precisos
Caso seu escritório estruture todos os seus processos internos corretamente, trabalhar com informações dispersas não será um problema.
Não será um problema até haver auditoria externa ou o planejamento financeiro anual. Nessas etapas, todas aquelas informações espalhadas trarão uma grande dor de cabeça ao gestor e aos colaboradores.
Afinal, imagine que cada contador tenha que transferir os documentos de sua responsabilidade sem haver um controle prévio. Além do grande risco de falhas, será demandado um tempo absurdo para desempenhar tais funções.
A automação contábil dá ao escritório a possibilidade de gerar relatórios mais precisos, visto que todas as informações estarão centralizadas em um único software.
Em consequência, a análise da veracidade desses dados, assim como a reunião dos documentos, ocorrerá mais facilmente.
Melhore o controle patrimonial
Com certeza, uma das maiores dores de cabeça de um contador é executar o controle patrimonial dos clientes, principalmente para empresas que trabalham no varejo e/ou com muitos produtos diferentes.
Na contabilidade, patrimônio trata tanto de bens tangíveis, por exemplo, veículos, terrenos ou imóveis, como bens intangíveis, caso de patente sobre marcas ou softwares.
Com a automação contábil, a empresa pode automatizar o cadastro de produtos. Para isso, utilizar etiquetas RFID integradas a um sistema de gerenciamento irá automatizar todo o inventário de estoque.
Em simultâneo, o seu escritório pode utilizar um gestor de tarefas e processos para empresas contábeis para conectar o cliente, o escritório e os colaboradores.
Conclusão
Neste artigo, você pode verificar o conceito de automação contábil, sua importância nas rotinas contábeis, assim como seus principais benefícios.
Certamente, o trabalho do contador nunca será substituído pela tecnologia.
Porém, o profissional deve se adaptar à nova realidade dos escritórios, investindo em ferramentas adequadas e, principalmente, em capacitação tecnológica.
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