Como fazer a gestão do escritório contábil?

Como fazer a Gestão do escritório Contábil? 10 dicas práticas

Como fazer a gestão do meu escritório contábil? Existem muitas ferramentas que podem te auxiliar. Mas você ainda precisa entender…

 | 

Como fazer a gestão do meu escritório contábil? Existem muitas ferramentas que podem te auxiliar. Mas você ainda precisa entender os pilares da gestão.

1. Comece pelo óbvio

Para iniciar o planejamento da sua Gestão Contábil é preciso organizar seu escritório, de forma prática, para ter mais clareza dos seus processos e obrigações da rotina contábil.

Por isso é muito importante organizar seus clientes de acordo com o enquadramento fiscal, porte da empresa e complexidade das obrigações que eles representam para a sua empresa, por exemplo. Afinal, acompanhar o calendário de obrigações de todos os enquadramentos fiscais é uma das tarefas mais importantes no escritório.

Outro ponto essencial é aprimorar o suporte e atendimento ao cliente. Esta é uma forma sensata de verificar como anda a satisfação dos seus clientes em relação aos seus serviços. Afinal, saber no quê, exatamente, você pode melhorar, é um dado muito valioso de mercado.

Siga influenciadores de contabilidade. Pedro Reis, para se informar sobre o eSocial, Thyago Souza e Lamark Santos para assuntos de gestão, empreendedorismo e tecnologia. Não só como contadores, mas como empreendedores da área contábil e profissionais imersos no mundo digital dos contadores.

Procure sempre fontes de conteúdo que possam te auxiliar. A contabilidade está mudando muito, assim como o mundo todo. E, se capacitar e saber o que outros contadores e empresas estão fazendo, nunca foi tão necessário.

Parece muito óbvio mesmo mas, se você não tem esse tipo de controle, certamente perderá as obrigações fiscais de um ou outro cliente.

2. Organize seu calendário

Também uma tarefa óbvia. Mas, na correria do dia-a-dia, muitos compromissos podem ser deixados de lado.

Por isso manter um calendário atualizado é essencial para a sua rotina de trabalho. Você pode utilizar uma agenda virtual comum. Ou automatizar os lembretes com sistemas de gestão de produtividade.

Mas, se você ainda não iniciou o processo de digitalização dos documentos que você gerencia, é melhor começar a se preocupar com a revolução digital. Ela já começou há muitos anos e atinge todos os setores.

O importante é saber tudo o que precisa ser feito para entregar as obrigações em tempo hábil. Assim você evita multas e penalizações, que podem ser atribuídas a você ou seu escritório, por serem obrigações do(a) contador(a).

3. Estabeleça um relacionamento com seus clientes

O relacionamento com seus clientes é fundamental. Principalmente por vivermos na era digital, as marcas e prestadores de serviço nunca estiveram tão próximos do seu público. Portanto, você pode criar um grupo no Whatsapp ou, até mesmo, no Telegram. Assim você pode se relacionar de forma rápida e efetiva.

Porque, na era da informação, nunca foi tão importante estar onde o seu público está. Então a sua presença digital é vital para a lembrança de marca, ou seja, da reputação do seu escritório contábil ou da empresa que você atua.

4. Utilize plataformas de organização

Existem muitas plataformas que organizam a produtividade. E, para que você saiba qual é melhor à sua realidade contábil, é necessário entender os tipos de plataforma que mais se adequam à sua realidade.

O Tron Smart é um sistema contábil em nuvem, que permite que você acesse todos os dados do seu cliente. Ele permite, desde o atendimento ao cliente, até o controle das obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis.

As ferramentas com soluções integradas sempre serão melhores para a sua rotina. Afinal, a integração entre obrigações, em poucos sistemas, é o objetivo da automação contábil.

4.1 KanBan

É um método “arraste e solte” que utiliza quadros para as tarefas. Você pode definir os rótulos como quiser, aplicar etiquetas de prioridade, de identificação de projetos e definir datas de entrega, bem como reorganizar partes do projeto de forma intuitiva.

A plataforma mais comum e gratuita, para gerenciamento de qualquer tipo de projeto, é o Trello. Já no cadastro da sua conta gratuita, ele já te direciona ao tutorial, que torna o processo, que já é bem intuitivo, ainda mais fácil.

4.2 TimeSheet

É um método que trabalha com linhas do tempo. E possui praticamente os mesmos recursos do método KanBan. Porém, no lugar de quadros, você irá reorganizar suas linhas do tempo.

A plataforma mais comum de timesheet é o Monday. Porém ele não possui planos gratuitos. Já o Asana possui plano gratuito, para uma pessoa, e as mesmas funcionalidades do Monday.

Enfim, não importa qual sistema gratuito você irá utilizar. Desde que você entenda qual ferramenta é ideal à sua realidade e, ainda, se ela atende a outros requisitos como Comunicação com seu cliente, automação contábil, proteção em nuvem, entre muitos outros.

5. Relacione seus documentos virtualmente

Já pensou se todos os seus contratos assinados, certificados de autencidade, notas fiscais e demais documentos fossem perdidos, em caso de HD danificado?

Em muitos casos não é possível recuperar os dados de um HD. E, se for possível, é muito provável que você não consiga recuperar todos os dados perdidos.

Neste caso, a solução mais viável é o armazenamento em nuvem. Tanto para salvar seus arquivos em uma nuvem tradicional, como o Google Drive. Quanto para armazenar todos os dados contábeis das empresas que você atende, através de sistemas contábeis que oferecem este serviço.

Com o sistema de backup da Tron, os dados armazenados no seu sistema de contabilidade se tornam mais acessíveis e estão seguros em casos de ransomware.

6. Certificados de Identidade

Eles são extremamente necessários, principalmente pelo momento pandêmico. Os certificados permitem que você, contador(a), tenha acesso a todos os portais e recursos do seu cliente.

Desta forma você não precisará acionar o seu cliente toda vez que precisar coletar uma assinatura ou acessar algum portal importante, por exemplo.

7. Automatize sua rotina contábil

O que é mais importante pra você? Cuidar da gestão do seu escritório ou melhorar seus resultados mensais, com mais lucro? Pode parecer que você tenha que escolher entre um ou outro. Mas, sabia que você pode ter os dois, reunidos no mesmo sistema?

Com o Tron Gestão Contábil, além de conseguir relacionar todos os pontos aqui mencionados, você pode deixar o trabalho duro para o sistema. E, assim, se manter mais focado no relacionamento, gestão da equipe e prospecção de novos clientes.

Utilizando a integração Contabilidade + Folha de Pagamento + Escrita Fiscal, você tem todos os processos necessários em todos os tipos de enquadramento, de forma completamente automatizada.

Portanto, utilizar um sistema contábil não te ajudará apenas na gestão dos seus contratos. Mas fará com que o seu tempo fique mais livre para atender mais clientes.

8. Diminua riscos

Fazer a gestão do escritório contábil também envolve diminuir riscos. Porque, fazendo tudo manualmente, de cliente a cliente, a chance de retrabalho é enorme.

Principalmente porque existem muitos clientes que deixam para entregar os documentos necessários em cima da hora.

E, para não gerar multas e penalizações, você acaba fazendo tudo em cima da hora, fazendo plantão até conseguir terminar tudo.

Já imaginou quantas horas de sono você conquistará de volta, sabendo que o sistema trabalha religiosamente? Além disso, caso haja algum erro, imagine o quão é benéfico que o sistema o encontre para você!

Você poderá utilizar as soluções do TGC Cloud, com acesso via browser, por meio de um portal customizado. E você poderá, ainda, configurar o acesso de onde estiver e quando quiser.

Assim você saberá exatamente quais documentos e obrigações não estão em conformidade com a legislação, podendo agir sobre estes contratos imediatamente, a fim de sanar suas obrigações naquele período.

9. Diminua suas despesas com automações

Ao automatizar a rotina contábil dos seus clientes, você reduz o trabalho manual repetitivo, fazendo com que a equipe esteja focada em solucionar de problemas estratégicos e aconselhar clientes.

Afinal, se você está automatizando os processos contábeis da sua empresa, talvez você consiga melhor aproveitar os recursos humanos da sua empresa, gerando mais valor aos clientes.

Quando você automatiza a rotina contábil, o processo braçal fica com o sistema, minimizando seu esforços na hora de realizar seus processos contábeis.

10. Fique atento(a) às tendências

Isso nunca foi tão importante. Porque as tendências nos mostram possíveis caminhos, frente aos problemas atuais e, ainda, aos problemas que poderão acontecer.

As mudanças tecnológicas também são muito importantes na hora de identificar tendências. E o crescimento acelerado de novas tecnologias torna o acompanhamento de tendências, ainda mais necessário.

Pensando em como o uso dos dados pode influenciar a rotina das empresas, arquive tudo e ofereça segurança aos seus clientes.

Para se manter atualizado às tendências de contabilidade, você pode se inscrever no nosso canal do Youtube. Lá você encontra muitas dicas e explicações sobre as principais atualizações feitas pelos portais governamentais.

Assista à próxima Aula Ao Vivo da Tron, sobre Fechamento da Folha e DCTFWeb, clicando aqui.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *