Descubra como fazer 5 melhorias para o seu escritório contábil. Sabemos que a gestão de escritórios de contabilidade costuma ser desafiadora, pois exige tempo e organização e se torna mais complexa à medida que a carteira de clientes cresce.
Para ter sucesso em um negócio contábil, no entanto, é imprescindível investir em conhecimentos e ferramentas para uma gestão eficiente, que englobe rotinas operacionais, financeiras, recursos humanos e atendimento ao cliente.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo com dicas práticas de como agilizar a gestão contábil para maior eficiência e melhores resultados.
5 melhorias para o seu escritório
Melhorar a gestão contábil envolve otimizar processos em diversas áreas, além de uma comunicação eficiente dentro da equipe.
Muito importante pontuar que a gestão financeira não deve ser negligenciada. Também é necessário encontrar estratégias para fidelizar o público atual e aumentar a base de clientes.
Mesmo que a empresa entregue resultados satisfatórios, sempre é possível encontrar pontos de melhoria e testar diferentes soluções para conseguir ainda mais.
Por isso, as dicas a seguir servem tanto para empresas que já possuem um certo nível de maturidade quanto para quem ainda está pesquisando como abrir um escritório de contabilidade. Veja como fazer melhorias no seu escritório contábil.
Use recursos digitais e automação
O uso de ferramentas digitais e a automação da contabilidade ajudam a economizar tempo em tarefas operacionais repetitivas e a reduzir o risco de paralisações.
Por exemplo, sistemas de assinatura digital e gerenciamento de documentos podem ser usados, eliminando a papelada e mantendo arquivos físicos.
Da mesma forma, a introdução de um sistema informatizado de gestão contábil permite a integração dos diferentes setores, mantendo a informação centralizada e acessível e simplificando ainda mais a elaboração de relatórios.
Vale ressaltar que existem muitas opções de ferramentas e sistemas voltados para a área contábil no mercado, portanto, na hora de escolher, é preciso levar em consideração o porte e o perfil do escritório.
Facilitar a integração da equipe
Mesmo que o escritório tenha uma equipe enxuta, garantir uma comunicação eficiente entre as pessoas que trabalham juntas é essencial para uma boa gestão.
Porque, quando a equipe compartilha metas e processos, fica mais fácil atingir as metas traçadas no plano estratégico.
Com isso em mente, é importante avaliar quais ferramentas de gerenciamento de projetos fazem mais sentido para a organização.
Da mesma forma, você deve decidir quais canais de comunicação funcionam melhor para cada setor.
Cuide da gestão financeira do escritório
Cuidar das finanças do escritório de contabilidade começa pelo básico: separar as finanças da empresa das dos sócios, evitando misturar despesas pessoais com as empresariais.
Portanto, uma maneira fácil de implementar essa separação é abrir uma conta PJ para o escritório.
Neste sentido, a otimização da gestão financeira da contabilidade deve contemplar também as seguintes medidas:
- Precifique com precisão as taxas, equilibre o lucro e a competitividade;
- Controle custos e despesas;
- Fique atento ao do fluxo de caixa;
- Aplique a análise financeira à gestão de negócios para medir resultados.
Ofereça um serviço excelente
A prestação de serviços de qualidade é fundamental para fidelizar a base de clientes do escritório de contabilidade e contribuir para a captação de novos clientes.
E uma das formas de otimizar o atendimento é conhecer as necessidades e dúvidas gerais do seu público e assim poder oferecer respostas rápidas e satisfatórias, também por meio de canais de autoatendimento (como um chatbot no WhatsApp).
Além disso, é recomendável manter mais de um canal de comunicação, pois isso aumenta a acessibilidade ao público.
O uso de pesquisas de satisfação também ajuda a identificar áreas de melhoria no atendimento ao cliente.
Conte com atualização contínua
Quando falamos em atualização contínua, isso vai além da atualização constante das mudanças na legislação tributária e trabalhista, requisito fundamental do exercício da contabilidade.
Por isso, é preciso também conhecer as tendências do próprio mercado contábil, em termos de novos formatos de atendimento, ferramentas e métodos para gestão de escritórios.
Por exemplo, a contabilidade consultiva é um serviço que vem ganhando espaço no mercado, ajudando os gestores a tomar decisões com base em dados analíticos e contábeis.
Dica bônus: Considere um nicho de mercado
No início, é comum que o escritório de contabilidade seja generalista, atendendo clientes de diversos segmentos.
Mas se especializar em um nicho, como contabilidade para restaurantes, para negócios digitais ou contabilidade para dentistas, também pode trazer bons resultados para a gestão.
Isso porque, ao focar em um ou poucos segmentos, fica mais fácil entender as necessidades específicas do público e ficar longe das atualizações legais.
A especialização também atua como um diferencial competitivo, diferenciando a empresa de concorrentes de perfil generalista.
Conclusão
Em resumo, essas são as principais dicas que você pode seguir para ter melhorias no seu escritório contábil.
Atualmente, os nichos estão se modernizando e, atividades que antes exigiam uma grande demanda, hoje, são otimizadas graças aos avanços de tecnologias e técnicas de organização.
Colocá-las em prática pode ser bem útil para o seu escritório e, até mesmo, influenciar em outras áreas da sua vida. Afinal, ao organizar melhor as funções dentro do seu escritório, você terá mais tempo para se dedicar a outras atividades.
