automatização de processos em escritórios

Como a automatização de processos em escritórios reduz custos

A automatização de processos em escritórios torna a rotina de trabalho bem mais produtiva, melhorando a performance e oferecendo tecnologias…

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A automatização de processos em escritórios torna a rotina de trabalho bem mais produtiva, melhorando a performance e oferecendo tecnologias inovadoras aos clientes.

Em resumo, o contador economiza tempo na execução de rotinas e processos contábeis, tais como sped fiscal, cálculo de folha de pagamento eSocial ou holerite online.

Mas, na prática, como a automatização de processos consegue reduzir custos  com a contratação de um sistema de automação contábil?

Confira todos os detalhes, a seguir!

Importância da automatização de processos em escritórios contábeis

Se atualmente sua rotina não é mais assim, certamente você já atuou em escritórios onde seu trabalho era denso, repetitivo e cansativo.

Quando as tarefas do dia a dia são maçantes e mecânicas, a eficiência do profissional é posta a prova e todo aquele potencial criativo que poderia ser utilizado em funções estratégicas acaba sendo subutilizado em funções não tão relevantes.

A automação de processos contábeis serve justamente para alterar essa situação, automatizando processos mecânicos e realizando inspeções e/ou correções sem a necessidade de um contador.

Através de um sistema contábil qualificado, você pode executar automaticamente o processamento de folhas de pagamento, escrita fiscal, livro caixa, LALUR e o controle patrimonial.

Além disso, a automatização de processos permite que a comunicação interna no seu escritório ocorra de maneira dinâmica, integrando quase ou todas as informações gerenciais em nuvem.

Principais metodologias de organização e planejamento

ERP contábil

ERP – Enterprise Resource Planning ou sistema de gerenciamento integrado é uma tecnologia que ajuda o gestor do escritório a otimizar os processos internos e a integrar o trabalho de diferentes setores, desde vendas, marketing, recursos humanos e até contabilidade.

Mais especificamente na rotina contábil, é possível personalizar todas as operações da empresa, desde o atendimento ao cliente até o controle das obrigações contábeis.

Geralmente, o sistema ERP funciona em nuvem, para que, assim, todo o processo de trabalho seja centralizado e tenha backup automático.

Dentre as operações populares do ERP para contadores, podemos citar o controle da rotina de obrigações, canal de atendimento ao cliente, gerenciamento de tarefas personalizada pelo cliente, envio e armazenamento de documentos, gerenciamento de CNDs automatizadas e gerenciamento de documentos via smartphone.

O resultado desse método é a visualização rápida de informações do negócio, auxiliando o gestor a tomar decisões assertivamente.

RPA

Neste tópico, ressaltamos que estamos falando do RPA – Robotic Process Automation e não do RPA – Recibo de Pagamento Autônomo.

O RPA – Robotic Process Automation ou automação de processos robóticos é um sistema capaz de reproduzir o trabalho humano na execução de processos e tarefas contábeis.

Basicamente, os robôs conseguem manipular dados, disparar emails e se comunicar com outros sistemas de maneira autônoma. Além disso, permite o registro e armazenamento de dados, otimização de processos, conciliação contábil e fiscal, dentre outros.

Diferente da automação tradicional, o RPA permite a flexibilização e adaptação das mais diversas situações sem a interferência humana, já que muitas dessas ferramentas funcionam com Machine Learning, ou seja, com o sistema de aprendizado automático.

Como resultado, há o aumento na produtividade do escritório, redução de custos operacionais e prevenção de erros.

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Sistema contábil

Os sistemas contábeis são softwares que automatizam parte das rotinas contábeis do escritório.

Vale destacar que a sua principal vantagem é também rodar somente no computador para empresas que não tem essa infraestrutura e/ou não desejam trabalhar em nuvem.

Basicamente, os sistemas contábeis coletam os dados de movimentação financeira da empresa, os contabilizam e centralizam em um único software.

Desse modo, os contadores eliminam aqueles inacabáveis livros necessários no setor contábil. 

Além disso, controle de vendas, estoque, emissão de notas fiscais e protocolos também podem ser gerados via sistemas contábeis.

Contabilidade na nuvem

Atualmente, a contabilidade na nuvem é uma prerrogativa para contadores que querem trabalhar com eficiência e segurança nos dados de seus clientes.

Em resumo, a contabilidade na nuvem centraliza todos os processos e demandas contábeis em servidor disponível via internet, mais especificamente pelo seu navegador.

Nele, colaboradores e clientes têm acesso a todos os dados relativos a NFe, recolhimento de impostos, escrituração contábil, etc. Além disso, dá maior organização e eficiência ao contador.

Dentre os principais benefícios desse método da contabilidade na nuvem, podemos citar:

Rotinas administrativas

Rotinas administrativas são tarefas frequentes que apoiam as atividades principais do seu escritório, em outras palavras, auxiliam os contadores a executarem as tarefas contábeis

Nesse caso, a automatização de processos auxilia tanto o escritório que presta os serviços quanto os clientes, dado que certos serviços podem ser executados em parceria.

Dentre as rotinas administrativas mais importantes em um escritório de contabilidade podemos citar o atendimento ao público, organização de documentos, controle de contas e de estoques.

Especificamente sobre o controle de estoques, as rotinas administrativas podem auxiliar o contador a analisar se o controle realizado pelo cliente realmente funciona como deveria. 

Afinal, contabilidade é um serviço, portanto, não há estoque.

Para utilizar as rotinas administrativas corretamente, você pode apostar na tecnologia integrando softwares de gerenciamento, por exemplo, sistemas de ERP, CRM e RPA citados anteriormente.

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Ferramentas para auxiliar o trabalho do contador

Segundo dados do Conselho Federal de Contabilidade, há cerca de 520 mil contadores e técnicos de contabilidade no Brasil. Ainda conforme o Mapa de Empresas, 19,7 milhões de empresas estão ativas.

Considerando que grande parte desses profissionais trabalham em escritórios, a concorrência é enorme!

Então, o que faz com que as empresas tenham destaque perante os concorrentes? 

Contabilidade Consultiva! Ou seja, quando o contador trabalha próximo ao seu cliente, o auxiliando a solucionar tarefas além das rotinas contábeis tradicionais.

Para isso, algumas ferramentas podem auxiliar:

  • Asana: aplicativo móvel projetado para ajudar as equipes gerenciar suas rotinas de trabalho;
  • Trello: aplicativo de gerenciamento de projeto em quadros;
  • Mailchimp: plataforma de automação de marketing e serviço de email marketing;
  • Zapier: programa que permite aos usuários conectar ferramentas da web sem conhecer programação;
  • Slack: app de mensagens B2B que conta com salas de chat, grupos privados e mensagens diretas;
  • Hi Platform: plataforma de relacionamento omnichannel;
  • Infogram: ferramenta web de visualização de dados. Basicamente, permite que os usuários criem gráficos, mapas e infográficos;
  • G Suite: soluções corporativas da Google com planilhas, documentos e e-mails para otimizar o cotidiano das empresas.

Nosso objetivo não é nos aprofundarmos nas ferramentas, mas citá-las para verificá-las posteriormente.

Conclusão

Neste texto, você verificou a importância da automatização de processos em escritórios contábeis, principais metodologias e ferramentas para auxiliar o trabalho de planejamento do contador.

Certamente, ferramentas não fazem milagres quando operadas por profissionais descapacitados e/ou ultrapassados.Por isso, sempre invista em atualizações para renovar o seu conhecimento sobre as novas plataformas do mercado. Confira nosso blog!

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