Já pensou em usar o software contábil como aliado da produtividade da sua empresa? Hoje em dia, a tecnologia deixou de ser apenas uma ferramenta de apoio e passou a ser um pilar estratégico para todos os ramos da contabilidade. Sendo assim, as empresas que entregam valor são aquelas que operam de maneira inteligente.

Nesse cenário, nós do time Tron preparamos um artigo para explicar como um software contábil transforma rotinas, reduz retrabalho, aumenta a eficiência da equipe e auxilia no crescimento do escritório, independentemente do ramo: fiscal, contábil, trabalhista, societário, consultivo ou até BPO financeiro. Acompanhe a leitura e saiba mais: 

Por que o software contábil é o novo aliado estratégico das empresas?

Em primeiro lugar, é preciso considerar que, hoje, a contabilidade moderna é muito diferente de alguns anos atrás. Agora, o contador é gestor, analista, estrategista e protagonista no crescimento das empresas que atende. Vale destacar, porém, que não é possível assumir todos esses papéis com processos manuais. Sendo assim, torna-se indispensável contar com um software contábil como aliado. 

Mas afinal, o que mudou no perfil da contabilidade?

• O volume de obrigações acessórias aumentou;
• A fiscalização está mais rigorosa e digital;
• As empresas demandam análises rápidas, completas e com influência na tomada de decisão;
• As equipes precisam ser menores, mas mais produtivas;
• A competição entre os escritórios cresceu e a tecnologia virou diferencial.

E quando o sistema passa de ferramenta para aliado? Isso acontece quando ele reduz erros antes mesmo de acontecerem, integra áreas que antes trabalhavam isoladas, automatiza tarefas repetitivas, entrega dados estratégicos e diminui o tempo gasto em atividades sem valor agregado.

Desse modo, o software deixa de ser um “sistema de registro” e se torna um parceiro de operação. 

Os principais ramos da contabilidade e como a tecnologia transforma cada um deles

Não é segredo que a contabilidade é formada por diferentes ramos. Mas como a tecnologia transforma cada um deles?

Contabilidade fiscal

O módulo fiscal é, sem dúvida, um dos mais importantes da rotina contábil. O alto volume de documentos, regras complexas, mudanças frequentes e prazos apertados… tudo isso requer uma tecnologia completa. Sendo assim, é possível usar software contábil como aliado nas seguintes atividades:

• Importação automática de notas: receber NF-e manualmente é algo do passado. Sendo assim, um bom sistema captura NF-e diretamente da Sefaz, reduz falhas de digitação, e ainda garante agilidade na escrituração. 
• Automação das regras fiscais: CST, CFOP, NCM, ISS, ICMS, IPI, retenções… erros nesses códigos podem gerar multas e penalidades. Porém, tendo um bom software contábil como aliado, é possível receber sugestões de códigos automaticamente, alertas de erros e, com isso, redução do retrabalho.
• Geração automática das obrigações: o uso do software contábil como aliado é essencial para a geração de obrigações como SPED Fiscal, DCTFWeb, EFD Contribuições sem dores de cabeça, com redução de riscos.

Contabilidade Geral

A área contábil requer organização, uniformidade e confiabilidade, características essas que são consequência do uso de um bom sistema. Sendo assim, é possível contar com um software contábil como aliado para as seguintes atividades:

• Lançamentos contábeis: em vez de lançar manualmente dezenas de movimentações, há integração bancária, integração fiscal, automações de provisões e mais. Tudo isso reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas;
• Plano de contas: um bom sistema adapta o plano de contas do cliente à contabilidade padrão, assim como mantém consistência e facilita relatório e auditoria;
• Conciliação automática: deixa de ser um processo manual e passa a ser automática, segura e auditável;
• Geração de demonstrações: isso inclui balanço, DRE, DMPL, Fluxo de caixa. Tudo isso pronto em poucos cliques e com dados confiáveis.

A contabilidade ganha tempo para ir além: análises, diagnósticos e consultorias estratégicas.

Departamento Pessoal

Se existe uma área com alto risco operacional, é o DP. Isso porque, inclui processos repetitivos, sazonalidades intensas, eSocial complexo e muitas regras trabalhistas. Desse modo, contar com software contábil como aliado é quase obrigatório. Mas afinal, o que o sistema transforma na rotina do DP? 

• Cálculos automáticos que incluem folha mensal, rescisões, férias, encargos, 13º salário, adiantamentos, benefícios. Tudo calculado automaticamente, de modo a reduzir erros;
• Cumprimento do eSocial com envio automático, seguindo a cronologia, com alertas e validações e redução do risco de multas;
• Portal do colaborador e autoatendimento, com demonstrativos, recibos, solicitações e documentos disponíveis online. Com isso, há uma menor demanda no DP e maior autonomia das empresas;
• Indicadores de produtividade, com monitoramento do tempo gasto por colaborador, prazos, atividades pendentes e obstáculos operacionais.

Contabilidade Societária

Entre os ramos da contabilidade, destaca-se também a contabilidade societária. Essa área requer precisão na documentação e atenção extrema aos detalhes. Mas a boa notícia é que, com tecnologia, processos que antes demoravam dias podem acontecer em horas. Um sistema contábil pode apoiar, portanto, das seguintes maneiras:

• Emissão automática de contratos sociais;
• Registro organizado de alterações, atas e procurações;
• Checklist automático de documentos;
• Integração com órgãos oficiais;
• Alertas para prazos e renovações.

Contabilidade Consultiva

A consultoria só existe quando há dados, e dados só existem quando há sistema. Sendo assim, a tecnologia ajuda através de:

• fluxo de caixa consolidado;
• margem por produto/serviço;
• gastos trabalhistas reais;
• custos fixos e variáveis;
• indicadores por período;
• evolução tributária;
• análise financeira;
• projeções fiscais.

Isso permite ao contador assumir um papel muito mais estratégico, no qual é possível orientar precificação, auxiliar no planejamento tributário, analisar crescimento sustentável, identificar riscos financeiros e mais. 

A tecnologia transforma a contabilidade consultiva em um processo escalável e isso aumenta o ticket médio e a percepção de valor do cliente.

BPO Financeiro

Esse ramo da contabilidade se tornou uma grande oportunidade, mas requer organização. Neste caso, o software é fundamental para entregar controle e autonomia ao cliente, sem sobrecarregar o escritório. 

O sistema apoia o BPO através de conciliação bancária automática, atualização diária do fluxo de caixa, lançamentos financeiros automáticos, emissão de boletos e notas e relatórios gerenciais em tempo real. Sendo assim, o contador vira protagonista da gestão financeira das empresas que atende.

Contabilidade Hospitalar

O setor de saúde, que inclui hospitais, clínicas, laboratórios e consultórios, possui uma contabilidade complexa devido à variedade de convênios, formas de remuneração, controles assistenciais e regulamentações específicas.

Um dos maiores desafios da contabilidade hospitalar é o controle de contas médicas e o relacionamento com operadoras de planos de saúde. O software contábil como aliado nesse setor precisa integrar-se aos sistemas de gestão hospitalar (HIS) para receber informações sobre procedimentos realizados, valores a faturar e mais. 

A conciliação entre os valores faturados e os recebidos é um processo delicado que demanda sistemas completos. Eles devem ser capazes de identificar divergências, controlar contestações e gerar relatórios gerenciais sobre taxas de sucesso no faturamento.

Leia também: Por que ter um software de contabilidade

Integração: o que diferencia um software comum de um aliado real

A integração é um divisor de águas entre um sistema que apenas registra informações e um software contábil como aliado, capaz de transformar a dinâmica interna do escritório. E quando falamos em integração real, estamos falando de algo que muda três aspectos fundamentais do escritório: fluxo de dados, produtividade e confiabilidade. Entenda a seguir:

1) Integração como fluxo contínuo de dados

Nos escritórios contábeis tradicionais, cada área opera com informações isoladas: o fiscal gera seus arquivos, o DP roda sua rotina, a contabilidade contabiliza seus lançamentos. Esse modelo, porém, prejudica a comunicação interna e aumenta o retrabalho.

Por outro lado, ao contar com um software contábil como aliado, a integração transforma o fluxo de dados em um ecossistema único, através de:

• informações fiscais alimentam automaticamente os lançamentos contábeis;
• dados de folha que influenciam, automaticamente, provisões, encargos e obrigações;
• alterações societárias que atualizam cadastros e parâmetros em todos os módulos;
• Importação de notas no financeiro são refletidas no fiscal e no contábil.

Por consequência, o escritório deixa de “caçar informações” e passa a trabalhar com dados que fluem automaticamente e sempre atualizados.

2) Integração como motor da produtividade

É fato que produtividade não é fazer mais tarefas, mas sim fazer melhor, mais rápido e com menor risco. A integração permite isso porque reduz etapas manuais; agiliza rotinas de fechamento; encurta prazos de entregas; aumenta a eficiência individual e coletiva; e libera a equipe para análises e decisões estratégicas.

Quando cada módulo conversa com o outro, a operação flui.  E quando a operação flui, a produtividade dispara.

3) Integração como segurança operacional

Um grande diferencial dos escritórios modernos é operar com segurança, confiança e rastreabilidade. A integração contribui para isso ao eliminar dados duplicados ou conflitantes; permitir rastrear a origem das informações; reduzir falhas humanas; manter o compliance entre áreas e facilitar auditorias internas e externas. Desse modo, a contabilidade passa a trabalhar com informações confiáveis.

No mais, vale destacar que um escritório que não usa um sistema integrado limita seu próprio crescimento. Por outro lado, um escritório que adota um software contábil como aliado, com integração verdadeira, ganha escala operacional, previsibilidade, qualidade, segurança, tempo, produtividade, entre outros benefícios. Lembre-se, portanto, que a integração não é um recurso, mas sim a estratégia que sustenta o escritório contábil moderno.

Como o software fortalece a gestão interna do escritório?

A evolução da contabilidade não acontece apenas na entrega ao cliente, ela começa dentro do próprio escritório. Um software contábil como aliado é, antes de tudo, um sistema que reorganiza a casa, aumenta a clareza operacional e cria um ambiente onde cada colaborador sabe exatamente o que fazer, quando fazer e como fazer. 

É essa estrutura interna sólida que sustenta a escalabilidade e a qualidade do serviço entregue. Veja como a tecnologia transforma a gestão interna do escritório contábil:

Clareza total sobre tarefas, prazos e responsáveis

Um dos maiores desafios internos dos escritórios é a falta de visibilidade. Isso inclui, por exemplo, tarefas que se perdem no WhatsApp, esquecimento de prazos, duplicação de atividades e operações que dependem “da memória da equipe”. A partir de um software contábil, isso deixa de existir. 

O sistema centraliza todas as demandas por área (fiscal, contábil, DP, societário e financeiro); o status de cada tarefa; os responsáveis e substitutos; os prazos de entrega; e os alertas automáticos de vencimento.

Isso gera, portanto, maior previsibilidade, elimina atrasos e torna o fluxo de trabalho visível para líderes, coordenadores e analistas.

Aumento da produtividade e redução do tempo desperdiçado

Sem organização e sem prioridades claras, há o consumo do tempo da equipe por atividades pequenas que somadas geram horas perdidas por dia. O software fortalece a gestão interna ao:

• automatizar tarefas repetitivas (envio de guias, importação de XML, conferências fiscais, atualizações de eventos do eSocial);
• integrar dados entre setores para evitar retrabalhos;
• padronizar procedimentos.

Isso permite que os colaboradores foquem no que realmente gera valor: análise, consultoria, relacionamento com o cliente e melhoria contínua. Por consequência, há maior produtividade. 

Controle em tempo real da capacidade do time

Quando você não sabe quantas tarefas cada colaborador está executando, acaba sobrecarregando uns e subutilizando outros. Isso gera rotatividade, insatisfação e atrasos. 

Sendo assim, um bom sistema oferece painéis visuais com volume de tarefas por área e por analista; obstáculos da operação; departamentos que estão sobrecarregados; etapas que consomem mais tempo e demandas urgentes que precisam de redistribuição.

Esse nível de visibilidade permite uma liderança mais estratégica, que toma decisões com base em dados e não em palpites.

Comunicação interna assertiva

As falhas de comunicação estão entre os principais motivos de erro em escritórios contábeis. Sendo assim, ao contar com um bom software contábil como aliado, você elimina:

• troca de informações por WhatsApp;
• desencontro de pedidos por e-mail;
• mal-entendidos sobre prazos ou prioridades;
• ruídos entre áreas.

O software integra fluxo interno e cria um único canal para registro de tudo, incluindo tarefas, comentários, documentos, ajustes, confirmações e histórico. O resultado, por consequência, é menos retrabalho e estresse.

Redução de estresse e aumento do bem-estar da equipe

A organização da operação gera benefícios como redução da pressão, retrabalhos, urgências desnecessárias, horas extras, e até mesmo ruídos entre time e liderança.
O clima organizacional, por sua vez, melhora, e o escritório torna-se um ambiente mais leve e sustentável. Isso é gestão interna de verdade e isso só existe quando a tecnologia faz parte da cultura.

Gestão de documentação 

O software contábil como aliado gera, entre os benefícios, a centralização de contratos, procurações, comprovantes, declarações, arquivos fiscais, relatórios contábeis, históricos de eSocial e dados sensíveis de folha.
Desse modo, a equipe tem acesso imediato, a organização melhora e há o reforço da segurança da informação com criptografia e logs de acesso.

Estratégia no escritório

Quando a equipe deixa de ser consumida pelo operacional, a gestão interna finalmente alcança o nível que o mercado atual requer. Isso inclui, por exemplo, reuniões mais produtivas; tempo para análise e consultoria; espaço para desenvolver novos serviços; melhoria de processos e atendimento mais humano e ágil.

Sendo assim, pode-se concluir que a tecnologia não substitui o contador, mas amplia sua capacidade de entregar valor.

Leia mais: Automação contábil: otimizando processos para ampliar o foco na estratégia do cliente

A influência da tecnologia na experiência do cliente

Se antes o relacionamento entre cliente e escritório contábil baseava-se em troca de documentos físicos, telefonemas, e-mails e longas esperas por retornos, hoje o cenário é completamente diferente. 

A tecnologia mudou não apenas a forma como o contador trabalha, mas também como o cliente percebe valor, qualidade, confiança e agilidade no serviço prestado. E essa percepção tem poder: ela define retenção, fidelização e a capacidade do escritório de crescer sem medo de perder o controle da operação.

Sendo assim, quando o escritório utiliza um software contábil como aliado, há uma série de benefícios para a experiência do cliente, como por exemplo: 

Transparência e clareza

A contabilidade sempre foi uma área complexa. Para muitos empresários, ela parecia um universo técnico, distante e difícil de acompanhar, mas, felizmente, a tecnologia mudou isso. 

Hoje, o cliente finalmente tem visibilidade da sua própria empresa, da sua situação fiscal, trabalhista e financeira. Essa transparência reduz a insegurança e dúvidas, aumenta a confiança no escritório, evita conflitos e mal-entendidos e reforça a sensação de parceria. Quando o cliente enxerga o que está acontecendo, ele sente respeito e inclusão no processo.

Velocidade e agilidade nas demandas

No mercado atual, o cliente não quer esperar. Ele precisa de respostas ágeis e orientações rápidas para tomar decisões. A tecnologia permite isso através de 

• demonstrativos gerados em segundos;
• documentos disponibilizados automaticamente no portal;
• cálculos executados em poucos cliques;
• pendências enviadas via notificação;
• Atualização instantânea de relatórios. 

Um software contábil como aliado elimina as demoras que costumavam frustrar clientes, e isso influencia a satisfação.

Centralização da comunicação

Perder documentos, e-mails ou informações importantes era um problema constante nas contabilidades tradicionais. A tecnologia, por sua vez, elimina completamente esse caos. A partir da integração do sistema contábil, pode-se centralizar toda a comunicação, incluindo solicitações, comprovantes, pendências, arquivos, protocolos, e atualizações de status. Isso permite que o cliente acompanhe tudo sem depender do contador para cada informação trivial.

Redução de atritos e aumento da confiança

Quando a tecnologia opera bem, toda a trajetória do cliente é mais leve. Em outras palavras, ele tem menos dúvidas, é necessário menos retrabalho, menos solicitações repetitivas, os atrasos e frustrações diminuem e há também a redução das falhas de comunicação.

A organização da operação é fundamental para que o cliente se sinta seguro nas mãos do escritório. Ele percebe, por consequência, que está sendo cuidado e reconhece valor no serviço prestado. E isso é o que sustenta a fidelização de longo prazo.

Como escolher o melhor software contábil como aliado? 

Diante de tantas especializações e necessidades específicas, como escolher o software contábil como aliado mais adequado para cada situação? Existem alguns critérios fundamentais nessa decisão, como por exemplo:

Aderência ao segmento

O primeiro critério é verificar se houve o desenvolvimento específico do software para o segmento de atuação ou se possui módulos especializados para ele. Um sistema genérico dificilmente atenderá adequadamente as particularidades de cada área da contabilidade. 

Integração

A capacidade de integração com outros sistemas (ERP, folha de pagamento, sistemas bancários, e-commerce, etc.) é fundamental para evitar retrabalho e manter a consistência dos dados. 

Suporte e atualização

A legislação contábil e tributária brasileira muda constantemente. O fornecedor do software, portanto, precisa oferecer atualizações regulares e um suporte técnico ágil e competente, capaz de esclarecer dúvidas e resolver problemas rapidamente.

Escalabilidade

O software precisa crescer junto com o escritório ou empresa. Sendo assim, sistemas escaláveis permitem adicionar novos usuários, módulos e funcionalidades conforme as necessidades se expandem, sem necessidade de trocar de plataforma.

Segurança e Backup

O software precisa oferecer recursos de segurança, incluindo criptografia, controle de acesso por perfil, trilhas de auditoria e backups automáticos e redundantes.

Usabilidade e treinamento

Não adianta ter o sistema mais completo se ele for complexo demais para ter o uso adequado. Sendo assim, a interface precisa ser intuitiva, e o fornecedor deve oferecer treinamento adequado para a equipe.

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Por fim, é preciso considerar que os diferentes ramos da contabilidade demandam agilidade, segurança e integração. E tudo isso só é possível quando o escritório opera com o suporte de um software contábil como aliado capaz de potencializar resultados.

Independentemente do ramo da contabilidade, a tecnologia se estabeleceu no mercado. Os profissionais contábeis que abraçarem essa realidade, investindo em sistemas adequados, capacitação tecnológica e atualização constante, estarão preparados para prosperar. Aqueles que resistirem à tecnologia, por outro lado, correm o risco de perder espaço para os concorrentes.

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