Construir e elaborar um plano de contas contábil é a melhor alternativa para evitar erros financeiros e discordâncias numéricas em uma empresa.

Um plano de contas contábil bem estruturado exige muita atenção nos detalhes e nas funcionalidades.

Então, é primordial que um plano de contas bem estruturado garanta a eficiência e a praticidade do seu uso no dia a dia do contador e da empresa.

Para que serve o plano de contas?

Um plano de contas contábil é uma lista de todas as “contas” da empresa em um só lugar, visando fornecer uma visão panorâmica e estratégica do que cada setor gasta, bem como quais valores ele gera.

Os principais tipos de conta neste instrumento são as receitas, despesas, ativos e passivos.

Então, todas as entradas e saídas do escritório de uma empresa merecem atenção, pois a ordem em que elas são colocadas em prática, garante a harmonia e padronização das questões financeiras.

Geralmente, um plano de contas contábil bem estruturado tem impacto em diversos demonstrativos contábeis como:

• Relatórios da contabilidade;
• Balanço Patrimonial;
• Demonstração de Resultados;
• Centralização de informações do Livro Caixa.

Portanto, o plano de contas contábil dá ao contador uma visão ampla da origem e destino de cada operação feita na empresa.

Além disso, um plano de contas contábil garante que o escritório siga a conformidade das leis e padronize os serviços e metas.

A maior prova de que um plano de contas contábil é eficaz nesse sentido é o grande número de empresas que estão em irregularidade com as autoridades fiscais.

Isso não aconteceria, caso todas as informações estivessem em acesso amplo para todos os responsáveis.

Plano de contas contábil: entenda a importância 

Organização, planejamento e boa estrutura são as características que o plano de contas contábil proporciona ao contador e à contabilidade.

Confira os benefícios que uma empresa consegue ao implementar um plano de contas contábil bem estruturado.

1. Melhor organização dos números 

Em muitos escritórios, os contadores se perdem em números e nas contas, devido ao acúmulo de tarefas pendentes e ao grande número de afazeres diários.

Todavia, é fácil se perder em meio às contas para pagar, boletos a serem emitidos e quais foram pagos ou não. 

Ou ainda o cálculo de impostos, relatórios contábeis e administrativos entre vários outros serviços que necessitam de vários números agrupados para serem gerados.

Dessa forma, um plano de contas contábil entrega ao contador a garantia de que todos os dados contábeis estão em dia e devidamente organizados.

Portanto, uma ideia coesa e prática para melhorar a organização do escritório é a implantação de um roteiro de funções com todas as atividades.

Então, você pode, através desta técnica, seguir um padrão visando manter as obrigações e tarefas em dia, sem se esquecer de nenhuma delas.

2. Um plano de contas contábil detalha as informações da empresa 

Uma das principais funções do contador é manter o controle das contas de uma empresa, pois  o plano de contas não é algo opcional, exceto para empresas do simples nacional, ele é um dos passos para entrega das declarações.

Em resumo, o plano de contas nada mais é do que o cadastro de contas e quem realiza os lançamentos nessas contas (lançamentos contábeis) são os contadores.

Assim, somente a partir dos lançamentos contábeis que o contador pode ter  as demonstrações de contas como dre, dlpa e dmp, por exemplo, com o reflexo de lucro ou prejuízo.

Assim, evitando erros e confusões com as informações do escritório. Contudo, é indispensável prestar atenção ao mínimo, pois na maioria das vezes, os erros e discordâncias partem daqui.

3. Diminuição da inadimplência

A inadimplência é uma causa severa do fechamento de muitos negócios.

Logo, a cobrança dos clientes, assim como o controle dos inadimplentes, deve fazer parte de um bom plano de gestão contábil.

4. Escritório sem multas fiscais 

Um dos maiores benefícios de um plano de contas contábil bem estruturado é a segurança envolvendo as obrigações fiscais.

Contudo, as obrigações fiscais e contábeis estão organizadas de acordo com frequências pré-estabelecidas,  garantindo que seu escritório não se esqueça de nenhuma data essencial.

Ao final, sem atrasos no pagamento de tais obrigações, seu escritório fica livre de multas fiscais que, muitas vezes, atrapalham os números de uma empresa.

No Brasil existem 94 tipos de tributações diferentes, então, o controle dos dados de cada uma é fundamental para lidar com o fisco.

Sendo que nenhum escritório quer sofrer multas por sonegação e declarações erradas.

5. Otimização de relatórios

A otimização e o fechamento de relatórios para Balanço Patrimonial e DRE é essencial para um controle sobre as entradas e saídas da empresa.

Por isso, o responsável por essa parte, tem, através do plano de contas contábil, um trabalho mais facilitado.

Então, o registro das informações através de um plano de contas contábil é assegurado e a otimização garante mais produtividade.

Dicas para implementar um plano de contas contábil bem estruturado

Primeiramente, se faz necessário que o plano de contas contábil atenda às exigências regulamentadas pela lei da Sociedade Anônima (S.A).

Além de que o plano deve ser moldado e elaborado com base nas Normas Brasileiras de Contabilidade, através dos seus princípios fundamentais.

Sendo assim, o plano de contas contábil deve ser elaborado através da criação de níveis e subníveis para cada registro do escritório.

Desse modo, cada categoria deverá ter um código de identificação através de um número correspondente a cada uma.  

Principais categorias para um plano de contas contábil

As categorias de um plano de contas contábil abrangem todos os termos essenciais para a elaboração do plano de contas. 

Assim, o plano de contas não deve esquecer nenhuma das categorias a seguir: 

• Ativos;
• Passivos;
• Custos;
• Despesas;
• Receitas.

Observação: cada categoria possui grupos, que se dividem entre si, através das contas e subcontas.

Ativo 

É considerado ativo todos os bens e direitos da empresa.

O ativo é responsável por tudo que a empresa possui.

Isso inclui aplicações, investimentos, contas bancárias, contas a receber, entre outras.

Por sua vez, o ativo se subdivide em ativo circulante e não circulante:

• Circulante: são as operações de curto prazo, inferiores a 1 ano para se realizar;

• Não circulante: operações que demoram mais tempo para acontecer, com prazos superiores a 1 ano.

Passivo

Ao contrário do ativo, o passivo é uma categoria que representa todos os deveres da empresa.

Todavia, é encaixado como passivo os financiamentos e as contas a pagar.

O passivo também apresenta subdivisões:

• Circulante: operações de curto prazo, inferiores a 1 ano para acontecer;

• Não circulante: operações a longo prazo, superior a 1 ano a partir do balanço patrimonial.

Patrimônio Líquido 

O patrimônio líquido corresponde ao capital social, ou seja, o dinheiro e ações próprias dos sócios e acionistas.

Custos 

Os custos são outra categoria importante no plano de contas contábil.

São as despesas variáveis.

Todavia, por despesa variável se entende como qualquer gasto que uma empresa possui, para que a venda, produção e prestação de serviço sejam realizados.

Então, os custos são utilizados no plano de contas contábeis para calcular alguns indicadores:

• CMV: Custo de Mercadoria Vendida;
• CPV: Custo do Produto Vendido;
• CSV: Custo do Serviço Vendido.

Despesas 

As despesas são uma categoria com relação com tudo aquilo que é feito sempre, ou seja, são fixas, apesar de não terem relação direta com a produção.

Logo, mesmo que a empresa não produza, as despesas continuam sendo frequentes. Abaixo, veja exemplos de despesas:

• Comerciais: publicidade e propaganda;
• Financeiras: juros ou multas;
• Administrativas: materiais de expediente, gastos com materiais para o escritório. 

Receitas 

As receitas são valores que a empresa ou escritório recebe, tanto pelas vendas como pela prestação de serviços, por exemplo.

Desse modo, as receitas são classificadas como:

• Vendas: as vendas de qualquer produto ou equipamento;
• Serviços: cálculo do IRPJ para clientes, relatórios contábeis para outras empresas;
• Financeiras: juros recebidos, rendimento de aplicações e investimentos e etc…

Agora que as categorias já foram apresentadas e exemplificadas, você já pode começar a elaborar o seu plano de contas contábeis.