Na hora de escolher com qual sistema contábil trabalhar, todo cuidado é pouco, afinal, será por meio dele que os profissionais irão realizar suas tarefas diariamente.
Desse modo, além de ter acesso a um programa eficiente, é fundamental que ele tenha boa usabilidade e seja intuitivo – gerando mais produtividade e evitando que os funcionários “fiquem presos” em certas tarefas.
Fato é que nem sempre temos munição suficiente para escolher a melhor opção de sistema contábil: o que levar em consideração? O que devo avaliar? O que não pode faltar em um bom sistema?
De antemão, podemos responder que um software realmente eficiente irá ajudá-lo a automatizar tarefas operacionais, reduzindo consideravelmente o tempo gasto, aumentando a produtividade e melhorando o desempenho do escritório ou do setor.
Para te ajudar na escolha, preparamos este guia com as principais informações que você deve levar em conta antes de contratar um sistema de contabilidade.
Como um sistema contábil funciona?
Como mencionado, a principal função de um sistema contábil é automatizar funções! Isso quer dizer que você não precisará gastar tempo fazendo cálculos e cruzando dados, pois o sistema oferece esses relatórios em uma fração de segundos.
Algumas tarefas que poderiam levar dias para serem concluídas em um sistema manual, com um software contábil são realizadas em poucos segundos, já que a ferramenta se encarrega das partes mais exaustivas.
No entanto, é importante considerar que nem todos os sistemas de contabilidade funcionam da mesma forma. Isso porque, ao contratar uma ferramenta, você pode personalizá-la de acordo com a sua demanda e as necessidades do seu escritório.
De modo geral, caberá ao sistema cruzar dados, demonstrar, fornecer relatórios, balancetes, registrar dados, dentre outras funcionalidades.
Além disso, os sistemas possuem parâmetros relacionados a cada enquadramento fiscal, ajustando, por exemplo, as alíquotas.
Benefícios de usar sistema de contabilidade
A contabilidade “manual” está perdendo cada vez mais espaço. Muitas obrigações passaram a ser digitais, como o uso do eSocial, por exemplo, que integra informações e dados trabalhistas em uma plataforma online.
No livro Big Data in Practice, Bernard Marr, colunista da Forbes na área de tecnologia, a tendência de que a tecnologia de contabilidade e escrituração se torne vital para as corporações é orquestrada pelos próprios contadores para eliminar a extensa quantidade de papelada e custos desnecessários.
Aplicado em um ambiente de negócios, o software de contabilidade elimina gargalos críticos, como informações de auditoria imprecisas ou não conformidade com padrões legais.
Alguns benefícios que os softwares de contabilidade proporcionam são, principalmente:
- Organização, categorização e segurança de dados armazenados;
- Integração com outras plataformas;
- Economia de tempo;
- Importação de dados da Receita Federal;
- Aumento de produtividade;
- Mais eficiência ao cumprir obrigações fiscais;
- Transparência;
- Tecnologia em nuvem que pode ser acessada de qualquer local;
- Automatização de cálculos tributários;
- Rastreabilidade de informações;
- Maior precisão na previsibilidade;
- Calibrado com os parâmetros fiscais legais;
- Suporta escalabilidade, permitindo que o escritório cresça e contemple mais clientes.
Em termos financeiros, para um contador, o sistema contábil é o ativo mais importante do negócio, pois é parte fundamental no aumento de produtividade e lucratividade.
Afinal, como escolher um sistema contábil?
Na hora de tomar uma decisão sobre qual software escolher, o profissional deve saber o que avaliar, afinal, essa será sua principal ferramenta de trabalho, e é importante que esteja alinhada ao seu dia a dia.
Nos tópicos abaixo, você terá acesso a um roteiro sobre como fazer uma escolha e definir o melhor sistema para o seu escritório ou seu negócio.
Avalie as necessidades do seu negócio
Antes de saber qual opção escolher, você deve saber o que precisa.
Isso começa avaliando a rotina do seu escritório e as necessidades contábeis, para então saber qual software será capaz de cumprir.
Algumas questões que você pode levantar são:
- Quantas pessoas irão usar o sistema?
- Quais tarefas você gostaria de automatizar?
- Qual importância você dá para o suporte?
- Quais relatórios o sistema deverá ser capaz de gerar?
Delineando suas necessidades você conseguirá fazer uma escolha mais assertiva e que atenda ao seu escritório de forma satisfatória!
Mas para quem prefere soluções mais completas, otimizando o tempo e produtividade do escritório em todas as áreas, os combos são as melhores opções. Normalmente eles possuem diferentes módulos.
Avalie os serviços oferecidos
Agora que você definiu o que precisa para otimizar o seu serviço, avalie se as soluções oferecidas pelo sistema vão ao encontro ao que você precisa!
De modo geral, quanto mais soluções puderem ser automatizadas, mais fácil e eficiente será a sua rotina de trabalho.
As principais áreas que um sistema deve contemplar incluem escrita fiscal, folha de pagamento, ponto eletrônico, contabilidade gerencial, controle de patrimônio, lalur e gerenciador contábil.
Com esses módulos, o profissional consegue acelerar processos e diminuir ou até mesmo eliminar eventuais erros manuais em praticamente todas as frentes de atuação do escritório.
Organização e segurança dos dados
Manter os dados dos seus clientes em segurança é um princípio não apenas ético, mas legal da contabilidade. Não à toa, a LGPD está cada vez mais aprimorando as exigências legais relacionadas ao tratamento de dados.
Desse modo, o contador deve ter em mente que um bom sistema é capaz de segmentar e manter a segurança dos dados, impedindo vazamentos e perdas desses dados.
Uma eventual perda faria com que o escritório perdesse dias de trabalho recuperando.
Verifique se o sistema oferece uma boa ferramenta de backup. Desse modo, você, seus clientes e os dados armazenados estarão seguros.
Verifique o que outros clientes têm a dizer
Depois de cumprir toda essa trilha, nada mais importante do que escutar o feedback de outros clientes.
Outro ponto fundamental é verificar a experiência de outros clientes com o suporte.
Eventualmente, você irá precisar acionar o suporte e, de nada adianta o sistema atender a todas as suas necessidades, se na hora que você precisar de ajuda, precisará ficar em longas filas de espera, muitas vezes perdendo o dia de trabalho!
Conclusão
Com essas dicas, você está apto a escolher o melhor sistema de contabilidade para o seu negócio.
Não se esqueça que o objetivo desses sistemas é facilitar a sua vida, e não proporcionar mais dificuldade, então invista em uma opção que acelere suas rotinas.
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