sistema de gestão contábil

Sistema de Gestão Contábil: Como criar uma cultura para utilizá-lo no seu escritório

Você sabia que implementar um sistema de gestão contábil pode tornar os processos mais eficientes e ágeis? Saiba como adotar uma cultura de gestão e aperfeiçoar as rotinas do escritório!

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Utilizar um sistema de gestão contábil é uma forma de gerenciar um escritório ou setor fiscal de forma mais eficiente e ágil, já que muitos processos, quando descentralizados, tomam muito tempo e mão de obra que poderia ser utilizada em outros projetos.

Acontece que para implementar um sistema como esse de modo eficiente, deve-se implementar também uma cultura que suporte, engaje e justifique o uso!

Por outro lado, sabemos que implementar uma cultura não é algo que acontece do dia para a noite, principalmente quando o escritório possui vários funcionários que já têm seus ritmos, crenças e abordagens, muitas vezes alheios à visão e objetivos do local de trabalho.

Compilamos neste artigo, algumas dicas importantes para criar e manter uma cultura para utilizar um sistema de gestão contábil de forma eficiente!

Por que adotar um sistema de gestão contábil?

Um sistema de gestão contábil permite otimizar tempo e aprimorar as rotinas do escritório, organizando as receitas a entrar, os pagamentos pendentes, obrigações que precisam ser cumpridas como balancetes, folha de pagamento, dentre outras.

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Isso é possível porque a automação permite que os funcionários se concentrem em outros serviços, muitas vezes participando mais ativamente e estrategicamente das decisões, já que não precisam perder muito tempo com processos operacionais.

Fato é que a automação é um processo fundamental para qualquer negócio que se pretenda organizado, ágil e realmente eficiente hoje em dia, e soluções para isso é o que não falta.

De acordo com um relatório divulgado pela Forrester Research, chamado The Sorry State of Digital Transformation, até 22% das empresas ainda não automatizaram o fluxo de trabalho.

Mas afinal, como criar uma cultura para utilização de um sistema de gestão contábil? Confira algumas dicas:

Dicas para criar cultura de gestão contábil

“A cultura come a estratégia no café da manhã”, já dizia Peter Drucker.

A frase do consultor administrativo e professor austríaco faz uma provocação: por que, às vezes, parece ser tão difícil aplicar efetivamente uma estratégia ou engajar a equipe em torno de um objetivo?

Uma possível resposta a isso é a falta de uma cultura própria que sustenta a visão e a abordagem do negócio. Algumas formas de criar uma cultura de gestão contábil incluem:

Uso de OKRs

 OKRs (Objectives Key Results) é uma ferramenta de definição de metas coletivas usada por equipes e indivíduos para alinhar as metas de acordo com resultados mensuráveis.

Grosso modo, os OKRs ajudam a indicar como você pode medir o progresso e incentivam o envolvimento em torno de metas.

Grosso modo, estabelece-se um objetivo – o que deve ser alcançado, nem mais nem menos. Eles devem ser significativos, concretos e conter orientações.

Os OKRs eficazes são bastante específicos e realistas, mas, acima de tudo, são mensuráveis ​​e verificáveis.

O percurso que se deve seguir para implementar OKRs no seu escritório começa pela definição de metas; perpassa a distribuição de objetivos envolvendo todo o escritório (incluindo a liderança); define-se o prazo; e então é coroado com o acompanhamento e interpretação dos resultados.

Aprimorar os processos internos

Seu escritório pode contar com excelentes profissionais, soluções e recursos inovadores, eficientes e altamente tecnológicos, mas quando os processos internos estão desorganizados, dificilmente você terá bons resultados que se sustentem.

Na verdade, esse é um cenário bastante comum, revelando escritórios que gerenciam o setor fiscal das empresas, mas esquecem de organizar suas próprias rotinas de trabalho.

Isso, sem dúvidas, uma hora ou outra gera grandes dores de cabeça: funcionários que não têm certeza sobre suas funções e deveres; prazos extrapolados; documentos perdidos, dentre outras possibilidades.

Quando você precisa emitir o balancete de um cliente, por exemplo, há exatidão no processo? Todos os funcionários sabem como proceder, quais etapas estão sob suas responsabilidades?

Idealmente um escritório com processos internos eficientes funciona adequadamente mesmo quando o responsável estiver ausente.

Se essa ainda não é uma realidade no seu negócio, é hora de buscar estratégias para aprimorar as rotinas internas no escritório.

Gestão de produtividade

Outra forma de criar e manter uma cultura eficiente de gestão contábil é por meio da gestão de produtividade.

Isso se refere a um conjunto de práticas que os líderes elaboram para motivar e engajar os funcionários!

Trata-se de um aspecto fundamental da gestão de pessoas, em que os líderes usam incentivos, metas, técnicas de desenvolvimento e comunicação para ajudar os funcionários e equipes a aumentar sua produtividade.

O que o escritório ganha com isso? Mais eficiência, mão de obra mais qualificada, mais lucratividade e decisões mais assertivas.

Algumas práticas que se pode adotar para incorporar à gestão de produtividade são:

  • Alinhamento de objetivos.
  • Delegar responsabilidades.
  • Comunicar-se, usando as ferramentas e canais certos e da maneira certa.
  • Dar feedback aos funcionários.

Automação de serviços

A transformação digital já é uma realidade em praticamente todos os negócios.

É praticamente impossível criar ou sustentar uma cultura de gestão contábil sem pensar em automação e digitalização de processos.

A boa notícia é que hoje em dia existem diferentes – e eficientes! – soluções que ajudarão a desenvolver a produtividade, intercomunicação e atribuição de tarefas entre funcionários.

No contexto contábil, o uso de um sistema de gestão contábil é uma solução eficiente e assertiva para garantir que o escritório funcione requerendo pouca intervenção humana.

Além disso, com a automação de processos, as chances de erros humanos são minimizadas.

A Tron oferece uma solução completa aos escritórios e aos profissionais, agregando os módulos de folha de pagamento, escrita fiscal, contabilidade gerencial, medicina do trabalho, ponto eletrônico, livro caixa, controle patrimonial, lalur e gerenciador contábil.

Essas soluções permitem aos funcionários acompanhar e cumprir as obrigações de cada cliente de forma rápida, além de simplificar as etapas até que se cumpram as obrigações e, claro, usufruir de outros serviços!

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