Você sabe o que muda nas empresas com o eSocial?
Esta plataforma foi criada para facilitar o envio de informações trabalhistas e previdenciárias, sendo um canal útil para pessoas jurídicas que possuem empregados e pessoas físicas equiparadas a jurídicas, que também são empregadoras.
Mas na rotina de trabalho, o que muda nas empresas com o eSocial?
Essa dúvida ainda é muito comum, principalmente depois do eSocial simplificado que, como o nome sugere, surge para facilitar e otimizar as tarefas, como explicamos melhor neste post.
No ar desde julho de 2021, o eSocial simplificado ocasionou algumas mudanças, portanto, é vital que os profissionais da contabilidade e as empresas estejam a par das novas exigências e demandas do programa, entendendo como impactam as empresas. Saiba mais:
Afinal, o que muda nas empresas com o eSocial?
Primeiramente, é importante entender como o eSocial funciona. Como explicamos de forma mais detalhada neste post, trata-se de um canal responsável por centralizar e unificar a entrega de documentos trabalhistas e previdenciários.
Desse modo, essas obrigações não precisam ser cumpridas em diferentes órgãos, como era até há algum tempo, pois o Governo Federal integrou na plataforma todas essas demandas.
O eSocial abrange 15 diferentes obrigações e as recebe em apenas um canal. São elas:
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- CD – Comunicação de Dispensa
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para avisar sobre admissões e demissões de empregados CLT
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- GPS – Guia da Previdência Social
- Folha de Pagamento
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
Com apenas uma declaração, é possível fiscalizar uma série de dados e direcioná-los a diferentes entidades.
Isso porque o eSocial abrange o Comitê Gestor do eSocial, a Caixa Econômica Federal, a Secretaria da Receita Federal, o Ministério do Trabalho e do Emprego e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
O que, de fato, muda nas empresas com a adesão ao eSocial, é principalmente a otimização de algumas tarefas. Essa desburocratização ocorre graças ao envio de arquivos — na mesma plataforma — contemplando diferentes obrigações.
Sendo assim, CAGED, DIRF e RAIS, por exemplo, reúnem-se em apenas uma plataforma.
Essa integração resulta em menos tempo, menos esforço, menos chances de informações conflitantes e, consequentemente, mais eficiência e produtividade.
eSocial Simplificado: Novas mudanças
Se o eSocial surgiu para mudar — para melhor — o cenário empresarial, fiscal e contábil, a versão simplificada, implementada há pouquíssimo tempo, aperfeiçoa ainda mais o canal, tornando-o ainda mais eficiente.
A atualização do canal ocorreu mediante a promulgação da Lei 13.874 de 20 de setembro de 2019:
“Art. 16. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) será substituído, em nível federal, por sistema simplificado de escrituração digital de obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.”
Uma das mudanças na versão simplificada é a não solicitação de informações já transmitidas. Isso quer dizer que se você já entregou algum dado trabalhista ou previdenciário da empresa, em um novo momento não será necessário entregá-lo novamente.
Além disso, houve uma considerável diminuição na quantidade de campos exigidos no formulário, como aqueles em que as informações são consideradas redundantes, tornando a transmissão das informações mais rápida e eficiente, assim como redução na quantidade de eventos.
Alguns pontos de complexidade que por vezes geram confusões, erros e dúvidas também foram eliminados ou substituídos.
Mas, de modo geral, pode-se dizer que o que muda nas empresas com o eSocial simplificado é a redução da burocracia e modernização do sistema.
MEI, ME, EPP e empregadores domésticos
Os microempreendedores individuais, as microempresas e as empresas de pequeno porte têm tratamento diferenciado no eSocial.
Uma das mudanças em relação a estas empresas é a possibilidade de acessar o web simplificado, que nada mais é do que uma plataforma online onde os empresários podem prestar informações através de uma série de ferramentas que irão facilitar o processo de admissão e demissão de funcionários.
O portal possui uma interface intuitiva, portanto, de fácil acesso, inclusive para quem não é contador.
Outra facilidade de grande utilidade apresentada pelo eSocial simplificado é um chatbot destinado aos empregadores domésticos.
Desse modo, pessoas físicas que empregam funcionários domésticos podem tirar dúvidas em tempo real, além de terem acesso a um fluxo mais simples, já que não precisam preencher tantos campos, que anteriormente eram mais extensos, por vezes solicitando informações já transmitidas.
Contudo, deve-se continuar gerando as guias de pagamento (DAE) por meio do canal, bem como o preenchimento das folhas de pagamento.
eSocial e impactos nas empresas
Ao aderir ao eSocial, agora um sistema aperfeiçoado, as empresas passam a ter seus trabalhos otimizados, reduzindo a necessidade de treinamentos prolongados e rotinas complexas.
Ressaltando ainda que com a versão simplificada do eSocial, as datas limites continuam vigentes, ou seja, não houve nenhuma alteração em relação aos prazos vigentes.
Além disso, os empresários e contadores devem ter em mente que a transmissão de informações continuará a ocorrer através de web service, mas, como mencionado, os dados enviados previamente não precisarão ser reenviados.
Essas mudanças foram pensadas para que o impacto nas empresas e nos escritórios não fosse tão grande a ponto de causar conflitos e confusões, mas ocorreram eficientemente para melhorar o fluxo de trabalho.
Vale ressaltar, ainda, que não é apenas a área contábil que é impactada pelo novo eSocial, mas também os departamentos jurídicos (em casos de processos judiciais referentes a FGTS ou INSS, por exemplo), financeiros e o setor de Recursos Humanos.
Outra área abrangida pelo programa é a segurança do trabalho, já que ele contempla o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), o Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT) e Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).
Mas para que as novas mudanças propostas pela atualização do eSocial sejam ainda mais eficientes, é importante contar com ferramentas que proporcionem real ganho de produtividade e integrem as informações e dados do departamento pessoal.
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