o que muda nas empresas com o esocial

O que muda nas empresas com o eSocial

Você sabe o que muda nas empresas com o eSocial? Esta plataforma foi criada para facilitar o envio de informações…

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Você sabe o que muda nas empresas com o eSocial?

Esta plataforma foi criada para facilitar o envio de informações trabalhistas e previdenciárias, sendo um canal útil para pessoas jurídicas que possuem empregados e pessoas físicas equiparadas a jurídicas, que também são empregadoras.

Mas na rotina de trabalho, o que muda nas empresas com o eSocial?

Essa dúvida ainda é muito comum, principalmente depois do eSocial simplificado que, como o nome sugere, surge para facilitar e otimizar as tarefas, como explicamos melhor neste post.

No ar desde julho de 2021, o eSocial simplificado ocasionou algumas mudanças, portanto, é vital que os profissionais da contabilidade e as empresas estejam a par das novas exigências e demandas do programa, entendendo como impactam as empresas. Saiba mais:

Afinal, o que muda nas empresas com o eSocial?

Primeiramente, é importante entender como o eSocial funciona. Como explicamos de forma mais detalhada neste post, trata-se de um canal responsável por centralizar e unificar a entrega de documentos trabalhistas e previdenciários.

Desse modo, essas obrigações não precisam ser cumpridas em diferentes órgãos, como era até há algum tempo, pois o Governo Federal integrou na plataforma todas essas demandas.

O eSocial abrange 15 diferentes obrigações e as recebe em apenas um canal. São elas:

  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • CD – Comunicação de Dispensa
  • LRE – Livro de Registro de Empregados
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para avisar sobre admissões e demissões de empregados CLT
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • GPS – Guia da Previdência Social
  • Folha de Pagamento
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

Com apenas uma declaração, é possível fiscalizar uma série de dados e direcioná-los a diferentes entidades.

Isso porque o eSocial abrange o Comitê Gestor do eSocial, a Caixa Econômica Federal, a Secretaria da Receita Federal, o Ministério do Trabalho e do Emprego e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

O que, de fato, muda nas empresas com a adesão ao eSocial, é principalmente a otimização de algumas tarefas. Essa desburocratização ocorre graças ao envio de arquivos — na mesma plataforma — contemplando diferentes obrigações.

Sendo assim, CAGED, DIRF e RAIS, por exemplo, reúnem-se em apenas uma plataforma.

Essa integração resulta em menos tempo, menos esforço, menos chances de informações conflitantes e, consequentemente, mais eficiência e produtividade.

eSocial Simplificado: Novas mudanças

Se o eSocial surgiu para mudar — para melhor — o cenário empresarial, fiscal e contábil, a versão simplificada, implementada há pouquíssimo tempo, aperfeiçoa ainda mais o canal, tornando-o ainda mais eficiente.

A atualização do canal ocorreu mediante a promulgação da Lei 13.874 de 20 de setembro de 2019:

“Art. 16.  O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) será substituído, em nível federal, por sistema simplificado de escrituração digital de obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.” 

Uma das mudanças na versão simplificada é a não solicitação de informações já transmitidas. Isso quer dizer que se você já entregou algum dado trabalhista ou previdenciário da empresa, em um novo momento não será necessário entregá-lo novamente.

Além disso, houve uma considerável diminuição na quantidade de campos exigidos no formulário, como aqueles em que as informações são consideradas redundantes, tornando a transmissão das informações mais rápida e eficiente, assim como redução na quantidade de eventos.

Alguns pontos de complexidade que por vezes geram confusões, erros e dúvidas também foram eliminados ou substituídos.

Mas, de modo geral, pode-se dizer que o que muda nas empresas com o eSocial simplificado é a redução da burocracia e modernização do sistema.

MEI, ME, EPP e empregadores domésticos

Os microempreendedores individuais, as microempresas e as empresas de pequeno porte têm tratamento diferenciado no eSocial.

Uma das mudanças em relação a estas empresas é a possibilidade de acessar o web simplificado, que nada mais é do que uma plataforma online onde os empresários podem prestar informações através de uma série de ferramentas que irão facilitar o processo de admissão e demissão de funcionários.

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O portal possui uma interface intuitiva, portanto, de fácil acesso, inclusive para quem não é contador.

Outra facilidade de grande utilidade apresentada pelo eSocial simplificado é um chatbot destinado aos empregadores domésticos.

Desse modo, pessoas físicas que empregam funcionários domésticos podem tirar dúvidas em tempo real, além de terem acesso a um fluxo mais simples, já que não precisam preencher tantos campos, que anteriormente eram mais extensos, por vezes solicitando informações já transmitidas.

Contudo, deve-se continuar gerando as guias de pagamento (DAE) por meio do canal, bem como o preenchimento das folhas de pagamento.

eSocial e impactos nas empresas

Ao aderir ao eSocial, agora um sistema aperfeiçoado, as empresas passam a ter seus trabalhos otimizados, reduzindo a necessidade de treinamentos prolongados e rotinas complexas.

Ressaltando ainda que com a versão simplificada do eSocial, as datas limites continuam vigentes, ou seja, não houve nenhuma alteração em relação aos prazos vigentes.

Além disso, os empresários e contadores devem ter em mente que a transmissão de informações continuará a ocorrer através de web service, mas, como mencionado, os dados enviados previamente não precisarão ser reenviados.

Essas mudanças foram pensadas para que o impacto nas empresas e nos escritórios não fosse tão grande a ponto de causar conflitos e confusões, mas ocorreram eficientemente para melhorar o fluxo de trabalho.

Vale ressaltar, ainda, que não é apenas a área contábil que é impactada pelo novo eSocial, mas também os departamentos jurídicos (em casos de processos judiciais referentes a FGTS ou INSS, por exemplo), financeiros e o setor de Recursos Humanos.

Outra área abrangida pelo programa é a segurança do trabalho, já que ele contempla o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), o Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT) e Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

Mas para que as novas mudanças propostas pela atualização do eSocial sejam ainda mais eficientes, é importante contar com ferramentas que proporcionem real ganho de produtividade e integrem as informações e dados do departamento pessoal.

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