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Automatização contábil: Benefícios para gestores e clientes

A automatização contábil facilita o trabalho de contadores que, ao invés de passar diversas ​​horas inserindo dados em uma planilha…

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A automatização contábil facilita o trabalho de contadores que, ao invés de passar diversas ​​horas inserindo dados em uma planilha do Excel, podem fazer serviços estratégicos de consultoria e análise de dados nos escritórios.

Graças à automação de processos contábeis é possível ter o controle personalizado de todas as operações da empresa, desde atendimento ao cliente até às obrigações de Escrituração Fiscal. 

Mas, quais são os reais benefícios para gestores e clientes, além dos citados por pessoas leigas?

Para descobrir, confira o texto completo a seguir!

Benefícios aos gestores do escritório contábil

Recuperação rápida de dados

Se você é um contador sênior, com certeza se lembra daquelas salas e armários gigantescos onde se armazenavam os livros fiscais e contábeis.

Com o serviço de digitalização de documentos, todo esse processo praticamente foi extinto. 

Porém, surgiu outro problema: onde guardar todos esses documentos para evitar perdas, roubos ou desvios?

Certamente, o melhor local para armazenar esses dados, além do próprio computador e drives externos, é em nuvem.

Afinal, o armazenamento em nuvem tem uma capacidade “infinita” para acumular informações, além de sua segurança ser bem mais reforçada que uma sala de um prédio que é vulnerável a roubos, infiltração ou incêndios.

Ao trabalhar integrando todos esses documentos em nuvem, a recuperação de dados ocorre de modo mais veloz, já que todas as informações ficam centralizadas em um servidor.

Dessa maneira, o contador consegue analisar, enviar e escriturar todos os livros sem reservar um grande espaço na agenda para executar tal função.

Armazenamento seguro de arquivos

Este tópico se relaciona e muito com o anterior, apesar de não tratarem da mesma temática. 

A partir da Lei nº 13.709 de 2018, também chamada Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), as empresas contábeis foram bastante impactadas por sua vigência.

Conforme o procurador do Tribunal Administrativo Tributário do município de Florianópolis Bruno Bartelle Basso explicou durante sua apresentação no Debate CRCSC, os escritórios contábeis não trabalharão apenas com os dados das empresas, mas com dados de colaboradores e fornecedores desta instituição.

Por isso, os contadores devem estar devidamente instruídos sobre as regras da legislação, haja vista que o não cumprimento das mesmas podem acarretar punições, desde advertência até multa de 2% do faturamento.

Ao usar um sistema de automação contábil, a empresa pode reunir todas essas informações de modo seguro, garantindo a privacidade de todas as pessoas físicas e jurídicas envolvidas no processo de trabalho e, principalmente, evitando punições judiciais e econômicas ao escritório.

Vale destacar que um bom sistema contábil automatizado conta com diversos certificados de segurança e dados criptografados. Caso queira contratar algum desses serviços descritos, preste atenção se a empresa oferece tais requisitos.

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Melhor monitoramento de resultados

Key Performance Indicator – KPI ou Indicador-chave de desempenho são ferramentas que auxiliam o gestor a monitorar o desempenho da empresa ou de um determinado processo a partir de métricas escolhidas anteriormente à execução do projeto.

Em contabilidade, são 5 KPIs mais indicados para analisar o desempenho. Confira a seguir: 

  • Fluxo de caixa operacional: visualização sobre a capacidade do escritório gerar lucro suficiente para honrar suas despesas operacionais, custos e obrigações fiscais;
  • Capital de giro: se o escritório não tem dinheiro em caixa disponível para saudar todos os passivos financeiros, vale a pena se preocupar. Esse KPI é tão relevante para o negócio justamente por monitorar se o cumprimento de compromissos do escritório ocorre no prazo ou não;
  • Endividamento: também conhecido pela sigla EG, é possível avaliar a porcentagem do ativo comprometido, principalmente em relação a terceiros;
  • Payback: indicador de retorno de investimentos realizados pelo negócio. Por exemplo, se você investiu R$ 250 mil para abrir e manter a empresa funcionando durante um ano sem lucro e, nesse tempo, já recuperou R$ 200 mil desse investimento, significa que sua taxa de payback é de 80%.
  • EBITDA: Earning Before Interests, Taxes, Deprecitation and Amortization ou Lucro Antes dos Juros, Impostos, Depreciação e Amortização, faz uma análise de recursos atingidos somente nas atribuições operacionais, além de, é claro, analisar o resultado do escritório (lucro ou prejuízo).

Benefícios aos clientes

A intenção em contratar um escritório de contabilidade é apurar os resultados financeiros e fiscais da empresa e, simultaneamente, gerenciar o patrimônio da melhor maneira possível.

Mas, como a automatização contábil pode auxiliar nesse processo?

Veja a seguir:

Parametrização das informações

Qual é o principal obstáculo enfrentado para analisar o desempenho do negócio, seja do escritório ou dos clientes?

Definir KPIs relevantes para o sucesso do negócio. 

Nesse caso, o ERP pode ajudar os clientes a solucionarem esse impasse. 

O ERP – Enterprise Resource Planning ou sistema de gerenciamento integrado é um software que consegue levantar diversos dados sobre o negócio. Assim, o gestor pode tomar melhores decisões e parametrizar as métricas da empresa a partir da centralização de informações.

Com uma plataforma de gerenciamento online, é possível organizar todos os processos da empresa, assim como integrar informações contábeis e fiscais com o sistema do seu escritório.

Dessa maneira, cliente e escritório trabalharão em parceria e não mais em uma relação somente de prestação de serviços.

Diminuição de retrabalho

Há alguns fatores que influenciam o retrabalho na rotina contábil de um escritório. Primeiramente, a má organização da documentação

Em seguida, comunicação interna deficiente, dificuldades na comunicação com o cliente e má gestão do tempo.

Como pode verificar, todos esses problemas enfrentam o mesmo desafio: falta de integração de informações ou integração ineficiente.

Apesar do retrabalho ser executado pelo seu escritório, é o cliente que sofre as consequências, já que as informações financeiras e fiscais auxiliam, no final, a empresa do cliente e não o seu escritório.

Para que não haja retrabalho é fundamental trabalhar com um sistema contábil automatizado, de preferência um software que integre o contador, empresa e colaborador em uma só plataforma.

Sabe todo aquele tempo gasto com clientes que não respondem o briefing ou não mandam todos os documentos fiscais?

Será totalmente economizado com vocês trabalhando em equipe e sem haver trabalho desassociado.

Maior produtividade

Não existe muito segredo para aumentar a produtividade de um negócio.

São 3 pilares que, inicialmente, pode realmente mudar a eficiência de uma empresa: gerenciamento de tempo, automatização de tarefas e colaboração online.

A automatização de processos contábeis permite executar todos esses suportes, visto que eles podem ser seguidos caso haja um sistema contábil em funcionamento no negócio.

Dentre as soluções automatizadas, uma que pode auxiliar diretamente no dia a dia da empresa do cliente é a automatização da emissão de nota fiscal.

Mais que emitir NFe automaticamente, esse processo de trabalho permite digitar os dados necessários das notas sem que o funcionário da empresa precise se debruçar em tal tarefa.

Essa estratégia se encaixa mais em empresas varejistas, marketplaces ou e-commerces que precisem um alto número de NFe, nem sempre do mesmo cliente e com muita frequência.

Conclusão

Neste texto, você verificou os principais benefícios da automatização contábil para clientes e gestores.

Na maioria das vezes, esses benefícios se integrarão, sendo que parte do trabalho da empresa é também responsabilidade do escritório.

Para integrar a automatização contábil entre clientes e gestores, você pode apostar no TGC Cloud da Tron

Com ele, a gestão da sua contabilidade pode ser feita em qualquer lugar com segurança e economia.

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