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Dados contabilidade: como migrar do servidor para nuvem

Migrar os dados de contabilidade para sistema baseado em nuvem gera muitas dúvidas. Entenda como seu escritório pode ser beneficiado com essa tecnologia!

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Os dados na contabilidade são todas as informações referentes às empresas, clientes, ao próprio escritório e funcionários, como CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, número de alvará, dentre outras informações referentes às movimentações das empresas, como emissão de nota fiscal e dados tributários, por exemplo.

Quando um escritório utiliza um sistema contábil, os profissionais irão nutrir o software com essas informações que, em seguida, ficarão salvas para operações futuras, sem ser necessário preenchê-las a cada novo evento.

No entanto, quando o escritório já possui uma base de dados robusta e opta por migrar de sistema, uma preocupação comum entre os profissionais é justamente a troca de dados de um software para o outro.

Ocorre que, hoje em dia, além dos sistemas baseados em softwares, há os que são alocados em nuvem, a partir da tecnologia de cloud computing, que engloba infraestrutura, softwares e plataformas hospedados em fornecedores terceirizados.

Compilamos abaixo, as principais informações que você precisa para tirar suas dúvidas antes de migrar seu servidor contábil para nuvem! Acompanhe!

Dados de contabilidade e Cloud: Entenda o conceito!

O conceito de Nuvem, ou Cloud, nada mais é do que a disponibilidade de armazenar programas, softwares e até mesmo infraestruturas de rede em servidores terceirizados. Eles podem ser públicos, privados ou híbridos.

Desse modo, em vez de armazenar todos esses dados em uma ou algumas máquinas particulares, você contrata o serviço de nuvem.

Na prática, isso permite que você não precise usar sempre a mesma máquina ao acessar o sistema.

Com os dados de contabilidade disponíveis em nuvem, é possível utilizar o seu sistema contábil a partir de qualquer dispositivo, desde que você tenha autorização para isso.

Portanto, a migração permite liberar mais espaço interno no equipamento e garante muito mais disponibilidade e flexibilidade aos profissionais, sem que se perca a segurança.

Por que migrar os dados de contabilidade para a nuvem?

As ciências contábeis possuem diretrizes que são eternas e invariáveis, mas, por outro lado, está rodeada e parametrizada por legislações que estão sempre se atualizando para atender às novas demandas, afinal, o cenário empresarial está em constante evolução.

Assim como as leis tributárias e fiscais, os profissionais também precisam se adaptar e se atentar às novidades para oferecer aos clientes mais eficiência, aproveitamento de recursos empresariais (a blindagem patrimonial é um exemplo), agregar valor ao trabalho e, claro, garantir a satisfação do cliente.

O conceito de computação em nuvem vai ao encontro desse objetivo: representa o que há de moderno e inovador, pois oferece aos profissionais mais eficiência nas rotinas de trabalho, otimização de custos e mobilidade (algo fundamental no período em que enfrentamos, com tantos escritórios remanejando funcionários para home office).

Fato é que manter uma infraestrutura de tecnologia não é tão simples e barato.

Em relação ao escritório contábil, quando há problemas sérios na rede, podem resultar em paradas não programadas, vazamento de dados, perda de informações e eventos, problemas ao salvar arquivos e, consequentemente, erros ao prestar contas ao fisco.

Tudo isso gera um problema incalculável, tanto monetário, quanto em termos de reputação ao escritório e aos profissionais.

Por outro lado, quando você passa a ter acesso a um sistema contábil baseado em nuvem, as chances de esses problemas ocorrerem são consideravelmente minimizadas.

Isso porque, ao recorrer à infraestrutura terceirizada, o escritório passa a contar com criptografia para segurança das informações, tecnologia de ponta e conexões de alta velocidade.

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Afinal, como migrar os dados de contabilidade de software para a nuvem?

Se você se interessou pela computação em nuvem e pretende migrar, ou apenas quer saber mais sobre o processo, é importante entender cada etapa envolvida na migração dos dados de contabilidade do sistema para o sistema em nuvem.

Planejando o processo

Você deve planejar com calma. O primeiro passo consiste em eleger quais informações serão migradas para a nuvem.

Se você utiliza um sistema de gestão contábil, ou apenas programas específicos (como folha de pagamento, emissor de nota fiscal ou até mesmo ponto eletrônico), deverá escolher quais funcionalidades você deseja transpor à nuvem.

O importante é entender quais processos são importantes e ter um bom planejamento para não prejudicar as operações.

Documente a implementação

Após planejar o processo, avaliar os prós e contras e escolher o fornecedor, é importante documentar todas as etapas de migração.

Isso porque, se eventualmente ocorrer algum erro, é muito mais fácil verificar onde ele ocorreu para ser rapidamente corrigido, evitando maiores gargalos e interrupções do trabalho.

Elimine o que não for mais necessário

Esta é uma ótima oportunidade para fazer uma verdadeira faxina no seu sistema.

Os escritórios e profissionais com longos anos de atuação tendem a ter muitos dados e informações que não são mais necessários. Nem mesmo para se manterem arquivados.

Desse modo, aproveite a ocasião para eliminar aquilo que não é necessário. Mantenha apenas o que é necessário à operação do escritório e pertinente aos clientes.

Mas não deixe de manter atenção redobrada para não eliminar arquivos que possam ser importantes.

Além disso, essa é uma boa oportunidade para encontrar dados duplicados que apenas ocupam espaço no seu sistema.

Essa limpeza, além de desafogar o sistema, deixará a sua rotina de trabalho mais dinâmica e funcional.

Escolhendo o fornecedor

Por último, mas não menos importante, você deve se assegurar que estará optando por um fornecedor de qualidade, renomado e que irá atender às suas necessidades, além de disponibilizar um bom suporte em casos de necessidade.

A Tron, por exemplo, oferece soluções completas em sistemas contábeis baseados em software e, atendendo às novas demandas e necessidades da contabilidade, disponibiliza também sistemas baseados em nuvem.

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Benefícios do sistema contábil em nuvem

Se seu escritório está procurando uma maneira eficaz e segura de gerenciar sua rotina contábil, confira os benefícios que o sistema em nuvem pode trazer:

Flexibilidade e mobilidade

Com a contabilidade na nuvem, você pode acessar suas contas e dados financeiros importantes a qualquer hora, de qualquer lugar.

A contabilidade baseada em nuvem libera você e seus funcionários da necessidade de utilizar sempre os mesmos equipamentos.

Isso porque os dados da contabilidade e todos os registros são criptografados com segurança e armazenados em um servidor em nuvem.

Para acessar, basta fazer login utilizando o navegador e conexão à internet.

Redução de custos

Trabalhar online reduz seus custos de TI e economiza seu tempo, mantendo você constantemente conectado à empresa.

Como a contabilidade online é realizada inteiramente a partir da nuvem, não há infraestrutura de TI para manter. Você pode acessar o software quer esteja no escritório, trabalhando em uma viagem ou em uma reunião com o cliente.

Em vez de esperar até voltar ao escritório, você pode cumprir demandas urgentes imediatamente, economizando tempo e tornando seus processos financeiros muito mais eficazes.

Backup rápido e constante

Quando você está na nuvem, suas contas, dados e registros são salvos e protegidos com níveis militares de criptografia.

Além disso, em um sistema baseado na nuvem, backups e atualizações de software se tornaram uma coisa do passado. Você está sempre conectado à versão mais atualizada do software, com todas as funções, alíquotas, legislações e parâmetros mais recentes.

Reduz o uso de papel e é mais sustentável

Usar sistemas contábeis baseados em nuvem pode realizar o sonho de ter um escritório sem papel.

ferramentas digitais

Com a contabilidade tradicional, lidar com a papelada, entrada de dados e administração financeira pode começar a consumir o tempo do seu negócio. Tudo deve ser impresso e tratado em papel, e isso é lento, ineficaz e ruim para o meio ambiente.

Com um sistema de contabilidade online, você pode reduzir significativamente sua dependência da papelada.

As faturas podem ser enviadas por e-mail diretamente para os clientes, eliminando os custos de impressão e postagem — e agilizando o processo de pagamento.

Além disso, contas e recebimentos podem ser digitalizados e salvos diretamente com as transações associadas em seu software de contabilidade.

E como seus documentos são digitalizados e armazenados na nuvem, não há necessidade de manter os originais em papel — economizando espaço de arquivamento e custos de armazenamento.

De fato, esses são apenas alguns benefícios de recorrer à computação em nuvem. Para saber mais, entre em contato com a Tron e veja como nossas soluções podem atender ao seu escritório com eficiência e segurança!

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