Folha de Pagamento

Entenda tudo sobre Folha de Pagamento

Muitos contadores têm dúvidas na hora de calcular a Folha. Por isso, preparamos um conteúdo especial para que você entenda,…

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Muitos contadores têm dúvidas na hora de calcular a Folha. Por isso, preparamos um conteúdo especial para que você entenda, de vez, tudo sobre Folha de Pagamento.

O que é a Folha de Pagamento

Muitas vezes, ao administrar uma empresa, os esforços estratégicos da marca são voltados para aquisição de novos clientes e, com isso, fazer a empresa crescer e ter mais recursos.

Mas, será que isso é o suficiente? Com certeza não. Além da parte estratégica, que envolve o Plano de Negócios e as diretrizes comerciais da empresa, você precisa atuar a nível operacional.

Portanto, você precisa prestar atenção em cada detalhe contábil da empresa. E isso inclui fazer a Folha de Pagamento de forma correta, evitando multas, problemas administrativos e, até mesmo, processos de empregados.

Então, a Folha de Pagamento refere-se uma relação de salários pagos aos colaboradores de uma pessoa jurídica. E relaciona os dados de contrato de trabalho, as implicações legais do vínculo trabalhista e, por fim, o salário de cada colaborador.

Quais são as informações essenciais

As informações que precisam conter na Folha de Pagamento são determinadas pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). E elas precisam ser prestadas por um(a) profissional que entenda de vários pontos essenciais.

Leis trabalhistas

Mesmo que a Folha de Pagamento não seja feita por um contador, é necessário que o profissional designado tenha conhecimento das leis trabalhistas envolvidas.

Este conhecimento é essencial para que nenhum direito seja negado ao trabalhador. Mas isso não acontece apenas para assegurar os direitos do empregado. Mas, também, para garantir o seu negócio.

Noções de Matemática Financeira

Também é essencial que você tenha noções de Matemática Financeira. Cuidado! Não se tratam das operações simples, praticadas em demasia durante o período colegial.

São operações e fórmulas avançadas que precisam, inclusive, de calculadoras com funções mais complexas, como a HP-12C. Para aprender a utilizar a calculadora HP-12C, basta assistir ao vídeo:

Você também pode comprar o curso completo através da nossa loja.

Contabilidade

E, é claro, você também precisa ter noções de contabilidade para identificar quais são os prazos anuais, bem como todas as sazonalidades que devem ser contabilizadas.

Desta forma, munido destes três pilares, você estará apto a entender e calcular as Folhas de Pagamento da(s) empresa(s) que você atua.

É necessário, ainda, dizer que apenas o enquadramento do MEI não possui obrigatoriedade de contador. Porém, se você possui um empregado, como MEI, precisa contar com o auxílio de um profissional credenciado pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade).

Como as informações são relacionadas, na Folha?

Antes de tudo, é necessário entender que, muito provavelmente, você não conseguirá fazer tudo na mão, sem apoio tecnológico. Então, aqui está uma lista de 80 ferramentas digitais para te ajudar a organizar sua Folha de Pagamento.

Agora que você já baixou o nosso material para utilizar várias plataformas gratuitas de gestão, para que você organize seus processos e consiga realizá-los em escala (para muitas empresas e funcionários).

Então, adotando um bom sistema de gestão, mesmo que seja simplificado e no modo gratuito, suas atividades de Folha de Pagamento vão ser muito mais intuitivas e simples.

Também é essencial que você saiba tudo o que a folha de pagamento da empresa, de cada funcionário, deve conter. É necessário relacionar tudo porque o seu empregado pode querer o comprovante de pagamento para financiar carros, casas e demais operações de crédito financeiro.

Portanto a Folha de todo colaborador precisa conter suas atividades de entrada e saída, para que sejam pagas, conforme a lei, as horas trabalhadas. E, para isso, é necessário deduzir as horas faltantes e horas extras.

Contando com uma solução automatizada de Ponto Remoto, você consegue controlar todas as atividades de registro de ponto dos seus funcionários, de onde quer que eles estejam. E, ainda, de qualquer dispositivo.

Automatizando sua rotina contábil, com certeza, todas as tarefas contábeis serão facilitadas.

Como calcular a Folha de Pagamento

Agora chegou a hora de entender o que você precisa considerar na hora de calcular a Folha de Pagamento dos colaboradores.

É necessário que você analise, ainda

  1. Classificação do funcionário;
  2. Horas de trabalho (considerando horas extras e faltantes);
  3. Dedução de benefícios;
  4. Dedução dos impostos;

INSS

Por mais que o cálculo seja feita de acordo com a Folha de Pagamento de cada funcionário, a alíquota é fixa, de 6% sobre salário bruto. Basta que você mantenha a atualização desta alíquota, verificando se a mesma foi alterada no ano-calendário.

Excedendo o teto da classe, o trabalhador se depara com alíquotas diferentes, que podem ser consultadas no próprio INSS.

IRRF (Imposto de Renda de Pessoa Física)

O Imposto de Renda Retido na Fonte é uma forma de recolher o imposto da pessoa física diretamente no salário, para que o colaborador faça o pagamento deste imposto de forma automática, antes que o salário caia em sua conta.

Já alíquota do IRRF é variável e respeita o salário do colaborador, principalmente se este excede o teto da classe.

INSS Patronal

O INSS Patronal tem, por obrigação, garantir os benefícios da Previdência Social. É necessário, ainda, saber como calcular o INSS patronal com as mudanças deste ano.

FGTS

É uma obrigação de toda empresa até o 7º dia de cada mês. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o FGTS não é pago pelo colaborador, portanto não pode ser descontado da sua Folha.

O saldo do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) precisa ficar disponível na conta dos seus colaboradores

Mas, por mais que os lavores do FGTS sejam pagos pela empresa, este valor precisa ser discriminado na Folha de Pagamento, já que compõe o cálculo de recebíveis do colaborador.

Vale Refeição

O Vale refeição/alimentação é um benefício não obrigatório. No entanto, é comum que as empresas ofereçam este tipo de incentivo como bônus, principalmente para reter.

E, caso a empresa conceda o vale alimentação, ela pode descontar uma porcentagem do salário do colaborador para receber este benefício. O percentual cobrado na Folha depende do serviço de alimentação contratado.

Vale Transporte

O vale transporte também é opcional para a empresa e costuma ser muito comum nas empresas, em geral.

Assim como o vale refeição/alimentação, o vale transporte também tem um valor a ser descontado no salário do colaborador, caso o utilize.

Contribuição Sindical

Outra contribuição que gera dúvidas, é a contribuição sindical. Ao contrário do que muitos empregadores pensam, ela é obrigatória, e todo funcionário deve ser devidamente credenciado no sindicato que, teoricamente, o representa.

Esta contribuição mensal ao sindicato é facultativa e depende da associação da empresa ao sindicato. Porém, existe ainda a contribuição anual, que é obrigatória e não depende da associação da empresa ou do funcionário.

Então, apenas a contribuição sindical anual é obrigatória, de acordo com os artigos de 578 a 610.

Controle de Frequência

O Controle de frequência, como mencionado acima, deve ser rigoroso porque ele serve como um documento que comprova as horas trabalhadas, tanto para o empregador quanto para o empregado.

Então é extremamente necessário considerar se os registros de ponto foram feitos corretamente na entrada, nos intervalos e horário de almoço (a depender da jornada de trabalho).

Estes registros são essenciais para verificar se o colaborador cumpriu com o horário de trabalho acordado em contrato, não só em relação às hora faltantes mas, também, às horas extras.

Poucos empregados sabem mas muitas empresas não permitem que o empregado faça hora extra sem acordo prévio. Podendo, inclusive, sofrer advertência verbal, caso faça hora extra sem autorização.

Adicional noturno

O adicional noturno é pago ao empregado que trabalha entre 22h e 5h do dia seguinte. E é um ponto de alerta para as empresas que não fazem essa remuneração diferenciada.

A situação se divide em duas: quando o empregado tem jornada no período noturno e quando o empregado cumpre sua jornada no período normal mas faz horas extras, resultando em adicionais noturnos.

No primeiro caso, o empregado precisa receber sua hora normal de trabalho com o adicional noturno, previamente estabelecido no contrato de trabalho.

Já o segundo caso acontece quando o empregado trabalha em horário normal (matutino e/ou vespertino) e precisa fazer horas extras após as 22h. Neste caso, além das horas extras, o empregador deve pagar o adicional noturno, considerando a hora extra, não a hora normal trabalhada.

Descanso Semanal Remunerado

É direito de todo empregador ter o DSR (Descanso Semanal Remunerado), ou seja, ter 24 horas diretas de descanso em até 7 dias.

Isto significa que, se até o sétimo dia trabalhado não houver folga, o trabalhador precisa ter o DSR no domingo, preferencialmente.

No entanto, para ter este direito assegurado por lei, é necessário que o trabalhador cumpra seu horário de trabalho integralmente.

Caso hajam atrasos e faltas não justificadas, a empresa pode renegociar o DSR, até que o colaborador tenha feito sua jornada ou, ainda, de acordo com contrato de trabalho pré-definido.

Férias

O pagamento de férias é um dos itens mais delicados no cálculo da Folha de Pagamento, quando o empregado está com férias vencidas.

Afinal, as férias são direito de qualquer trabalhador que trabalhe sob carteira assinada (CLT). E, também, costuma ser acordado nos casos de contrato de trabalho pré-estabelecido.

Então, fique atento(a) às férias dos colaboradores da(s) empresa(s) que você atende. Já imaginou precisar pagar as férias de um colaborador, apenas por não ter acompanhado quando este funcionário deveria ter tirado suas férias?

Nestes momentos, é necessário, ainda, verificar a data de férias dos colaboradores sempre que possível. Colaborador com férias vencidas, além de desestruturar todo fluxo de caixa, acarreta multa, caso o colaborador saia sem ter tirado seus dias de folga. Tudo isso precisará constar na rescisão.

Checklist final da Folha de Pagamento

Agora que você já sabe tudo sobre folha de pagamento, chegou a hora de fazer um checklist de obrigações, adições, deduções, controle de frequência, verificação de impostos e adequação ao modelo de trabalho.

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