Mas afinal, você sabe o que é contabilidade digital?
Com as novas tecnologias cada vez mais incorporadas à nossa realidade, estamos acompanhando uma série de serviços serem automatizados.
Desde órgãos governamentais que, via de regra, são tradicionais e conservadores, até a iniciativa privada, passando por autarquias e pelo comércio, os gestores e profissionais mais atentos, de modo geral, vêm buscando soluções para garantir otimização de tempo, melhores resultados e mais eficiência.
Na contabilidade não é diferente! Há alguns anos, de fato, os escritórios contábeis eram compostos por pilhas de papéis, calculadoras, pastas e documentos por todo lado.
Acontece que a eficiência digital chegou a esse setor e, hoje em dia, os profissionais da contabilidade já podem contar com sistemas que permitem a execução de uma série de serviços de forma eletrônica.
Folha de pagamento, SPED, envio de dados trabalhistas de funcionários (eSocial) e mais uma série de serviços, já são feitos exclusivamente online. Sendo assim, não faz mais sentido não utilizar um sistema que permita o cruzamento de automação desses dados, não é mesmo?
Vamos entender um pouco melhor o que é contabilidade digital, confira:
Afinal, o que é contabilidade digital?
A contabilidade é um serviço essencial e necessário em todo o ciclo empresarial. Sem esse setor, não há sequer a abertura de uma empresa, tampouco sua manutenção e nem mesmo o seu encerramento.
Por muitos anos, as ciências contábeis exigiam profissionais que operassem toda a logística fiscal e tributária das empresas de forma manual.
É claro que isso gerava, por vezes, erros e falhas, o que poderia causar problemas com o fisco ao cliente, como multas ou até mesmo sanções judiciais.
Hoje em dia não é mais assim, os contadores têm acesso a sistemas que permitem a automação dos dados dos clientes, coletando, segmentando e analisando de forma computada, ou seja, praticamente eliminando os riscos de falhas e erros.
Com isso, ganhou-se mais precisão, menos chances de erros durante o ciclo de tributação, mais eficiência nos escritórios e setores contábeis e, claro, redução de tempo e de custos.
A contabilidade digital, portanto, é a automação e integração das rotinas contábeis. Através de integração de módulos, todas as informações fiscais, tributárias e constitutivas de uma empresa são armazenadas e tratadas digitalmente.
Desse modo, notas fiscais, recibos, documentos, contratos sociais e atos constitutivos, por exemplo, não ocupam espaços físicos, mas sim virtuais e, com isso, eliminamos a infinidade de papéis que compunham os escritórios até há alguns anos!
Contabilidade digital requer certificação digital
Ressaltamos, no entanto, que para que a contabilidade digital seja realmente eficiente, o contador ou profissional responsável pelo setor deve possuir certificação digital, afinal, muitos serviços e acessos requerem o uso de certidões de identificações.
Essa certificação é um documento eletrônico que garante mais segurança nos acessos e transmissões de dados em ambientes como a Receita Federal ou INSS, por exemplo. Tanto as pessoas físicas quanto as pessoas jurídicas têm acesso aos certificados digitais – o que garantirá a assinatura digital.
Os certificados podem ser:
- BIRD ID: Certificado digital em nuvem da Soluti (uma Autoridade Certificadora) que dispensa o uso de mídias criptográficas como token e leitoras de cartões, utilizando como base o modelo A3. A sua validade estendida pode chegar a 5 anos.
- A1: O certificado digital tipo A1, ao contrário do Bird ID, é instalado no computador e confere ao usuário validade jurídica em suas operações e tem validade de 1 ano.
- A3: O modelo A3 requer alguma mídia criptográfica e, portanto, pode ser utilizado em qualquer computador que tenha o software instalado. Sua validade pode ser de 12, 24 ou 36 meses.
Para obter o certificado digital, é necessário encontrar uma Autoridade Certificadora (AC) subordinada ao ICP-Brasil e efetivar o pedido.
Transformação digital no escritório contábil
Para promover a transformação digital em um escritório contábil, o profissional deve estar ciente que precisará da infraestrutura necessária.
Com computadores e conexão à internet, o profissional poderá contratar um sistema contábil, já que é no sistema que ocorre a integração e o armazenamento dos dados dos clientes.
A migração e importação das informações vai depender da forma como você os tratava previamente. De modo geral, esse é um processo descomplicado, mas que requer sistemas confiáveis e eficientes para que não se percam ou vazem informações importantes.
Por isso é importante recorrer a sistemas que tenham suporte rápido e eficaz!
A transformação digital ocorre, de fato, quando o profissional tem acesso a um sistema que contempla diferentes módulos e, no mesmo software, consegue acessar, por exemplo, folha de pagamento, escrita fiscal, contabilidade gerencial, Lalur, dentre outros.
A Tron oferece uma solução completa nesse segmento, com sistema intuitivo, de fácil acesso, com suporte rápido e total eficiência no processo de migração e importação.
O que analisar ao escolher um sistema contábil
Se você, contador, se convenceu que a contabilidade digital é o caminho para otimizar seus resultados, garantir mais assertividade e eliminar as chances de erro, o primeiro passo é saber como escolher o sistema contábil ideal.
Algumas características que você deve considerar são:
Automatização de tarefas
A razão principal dos sistemas é proporcionar economia de tempo e ganho de eficiência. Com isso, quanto mais automação o software permitir, melhor será para o desempenho.
Diversas rotinas contábeis podem ser automatizadas, tais como cálculo de impostos, descontos em folha de pagamento, emissão de relatórios, dentre muitas outras.
Facilidade de uso
Para que o sistema seja realmente eficiente no cotidiano de escritórios e setores contábeis, é fundamental que o manejo seja o mais simples e objetivo possível, afinal, um sistema muito complexo irá demandar tempo até que o profissional o domine, e tempo de treinamento com os colaboradores.
Suporte eficiente
Ter acesso a um suporte rápido e fácil, é essencial para desovar os processos que estiverem parados.
Em relação a isso, os sistemas com suporte demorado e complexo acabam atrasando e prejudicando a produtividade dos escritórios!
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