O que é contabilidade digital

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital, portanto, é a automação e integração das rotinas contábeis.
Através de integração de módulos, todas as informações fiscais, tributárias e constitutivas
de uma empresa são armazenadas e tratadas digitalmente. Venha saber mais sobre o que é a contabilidade digital e como ela pode ajudar seu negócio.

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Mas afinal, você sabe o que é contabilidade digital?

Com as novas tecnologias cada vez mais incorporadas à nossa realidade, estamos acompanhando uma série de serviços serem automatizados.

Desde órgãos governamentais que, via de regra, são tradicionais e conservadores, até a iniciativa privada, passando por autarquias e pelo comércio, os gestores e profissionais mais atentos, de modo geral, vêm buscando soluções para garantir otimização de tempo, melhores resultados e mais eficiência.

Na contabilidade não é diferente! Há alguns anos, de fato, os escritórios contábeis eram compostos por pilhas de papéis, calculadoras, pastas e documentos por todo lado.

Acontece que a eficiência digital chegou a esse setor e, hoje em dia, os profissionais da contabilidade já podem contar com sistemas que permitem a execução de uma série de serviços de forma eletrônica.

Folha de pagamento, SPED, envio de dados trabalhistas de funcionários (eSocial) e mais uma série de serviços, já são feitos exclusivamente online. Sendo assim, não faz mais sentido não utilizar um sistema que permita o cruzamento de automação desses dados, não é mesmo?

Vamos entender um pouco melhor o que é contabilidade digital, confira:

Afinal, o que é contabilidade digital?

A contabilidade é um serviço essencial e necessário em todo o ciclo empresarial. Sem esse setor, não há sequer a abertura de uma empresa, tampouco sua manutenção e nem mesmo o seu encerramento.

Por muitos anos, as ciências contábeis exigiam profissionais que operassem toda a logística fiscal e tributária das empresas de forma manual.

É claro que isso gerava, por vezes, erros e falhas, o que poderia causar problemas com o fisco ao cliente, como multas ou até mesmo sanções judiciais.

Hoje em dia não é mais assim, os contadores têm acesso a sistemas que permitem a automação dos dados dos clientes, coletando, segmentando e analisando de forma computada, ou seja, praticamente eliminando os riscos de falhas e erros.

Com isso, ganhou-se mais precisão, menos chances de erros durante o ciclo de tributação, mais eficiência nos escritórios e setores contábeis e, claro, redução de tempo e de custos.

A contabilidade digital, portanto, é a automação e integração das rotinas contábeis. Através de integração de módulos, todas as informações fiscais, tributárias e constitutivas de uma empresa são armazenadas e tratadas digitalmente.

Desse modo, notas fiscais, recibos, documentos, contratos sociais e atos constitutivos, por exemplo, não ocupam espaços físicos, mas sim virtuais e, com isso, eliminamos a infinidade de papéis que compunham os escritórios até há alguns anos!

Contabilidade digital requer certificação digital

Ressaltamos, no entanto, que para que a contabilidade digital seja realmente eficiente, o contador ou profissional responsável pelo setor deve possuir certificação digital, afinal, muitos serviços e acessos requerem o uso de certidões de identificações.

Essa certificação é um documento eletrônico que garante mais segurança nos acessos e transmissões de dados em ambientes como a Receita Federal ou INSS, por exemplo. Tanto as pessoas físicas quanto as pessoas jurídicas têm acesso aos certificados digitais – o que garantirá a assinatura digital.

Os certificados podem ser:

  • BIRD ID: Certificado digital em nuvem da Soluti (uma Autoridade Certificadora) que dispensa o uso de mídias criptográficas como token e leitoras de cartões, utilizando como base o modelo A3. A sua validade estendida pode chegar a 5 anos.
  • A1: O certificado digital tipo A1, ao contrário do Bird ID, é instalado no computador e confere ao usuário validade jurídica em suas operações e tem validade de 1 ano.
  • A3: O modelo A3 requer alguma mídia criptográfica e, portanto, pode ser utilizado em qualquer computador que tenha o software instalado. Sua validade pode ser de 12, 24 ou 36 meses.

Para obter o certificado digital, é necessário encontrar uma Autoridade Certificadora (AC) subordinada ao ICP-Brasil e efetivar o pedido.

Transformação digital no escritório contábil

Para promover a transformação digital em um escritório contábil, o profissional deve estar ciente que precisará da infraestrutura necessária.

Com computadores e conexão à internet, o profissional poderá contratar um sistema contábil, já que é no sistema que ocorre a integração e o armazenamento dos dados dos clientes.

A migração e importação das informações vai depender da forma como você os tratava previamente. De modo geral, esse é um processo descomplicado, mas que requer sistemas confiáveis e eficientes para que não se percam ou vazem informações importantes.

Por isso é importante recorrer a sistemas que tenham suporte rápido e eficaz!

A transformação digital ocorre, de fato, quando o profissional tem acesso a um sistema que contempla diferentes módulos e, no mesmo software, consegue acessar, por exemplo, folha de pagamento, escrita fiscal, contabilidade gerencial, Lalur, dentre outros.

A Tron oferece uma solução completa nesse segmento, com sistema intuitivo, de fácil acesso, com suporte rápido e total eficiência no processo de migração e importação.

O que analisar ao escolher um sistema contábil

Se você, contador, se convenceu que a contabilidade digital é o caminho para otimizar seus resultados, garantir mais assertividade e eliminar as chances de erro, o primeiro passo é saber como escolher o sistema contábil ideal.

Algumas características que você deve considerar são:

Automatização de tarefas

A razão principal dos sistemas é proporcionar economia de tempo e ganho de eficiência. Com isso, quanto mais automação o software permitir, melhor será para o desempenho.

Diversas rotinas contábeis podem ser automatizadas, tais como cálculo de impostos, descontos em folha de pagamento, emissão de relatórios, dentre muitas outras.

Facilidade de uso

Para que o sistema seja realmente eficiente no cotidiano de escritórios e setores contábeis, é fundamental que o manejo seja o mais simples e objetivo possível, afinal, um sistema muito complexo irá demandar tempo até que o profissional o domine, e tempo de treinamento com os colaboradores.

Suporte eficiente

Ter acesso a um suporte rápido e fácil, é essencial para desovar os processos que estiverem parados.

Em relação a isso, os sistemas com suporte demorado e complexo acabam atrasando e prejudicando a produtividade dos escritórios!

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