Portaria 671- o que ela muda no Controle de Ponto Eletrônico

Portaria 671: o que ela muda no Controle de Ponto Eletrônico?

O decreto 10.854 de 10 de novembro de 2021 promoveu diversas mudanças, dentre elas a lei que institui as novas …

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O decreto 10.854 de 10 de novembro de 2021 promoveu diversas mudanças, dentre elas a lei que institui as novas  regras da Portaria 671, que dispõe sobre a gestão e controle do Ponto Eletrônico, por um novo sistema de registro de jornadas trabalhistas.

Sendo assim, as alterações promoveram mudanças nas relações de trabalho, com o propósito principal de deixar os processos mais claros e ágeis, sobretudo no que diz respeito à marcação de ponto eletrônico para registro e controle.

Papel da Portaria 671 no controle das jornadas trabalhistas

A Portaria 671 trata sobre a legislação trabalhista, gestão de ponto, previdência social e relações de trabalho.

A norma apresenta regras para a gestão de ponto desde Dezembro de 2021.

Nela estão incluídos todos os detalhes sobre como devem ser feitas as anotações das jornadas, tanto pelo sistema manual, como pelo sistema eletrônico.

Bem como de que maneira esses registros devem ser feitos.

Assim, as regras da Portaria 671 já existiam antes das alterações através das Portarias 373 e 1510.

Porém, vários pontos foram revistos e atualizados com base nas relações de trabalho atuais.

Então, o molde das portarias 373 e 1510 serviram como base para criar as regras da Portaria 671, gerando uma revisão integrada.

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Como era feito o registro de ponto antes da Portaria 671?

Antes de a Portaria 671 ser instituída, eram válidas as regras das Portarias 373 e 1510.

Desse modo, estas portarias regulamentavam como deveriam os sistemas de marcações de pontos trabalhistas por meio de sistemas a serem desenvolvidos e validados. 

Estas portarias, tanto a 373 quanto a 1510, ainda determinavam que o modelo de registro de jornadas deveria ser adotado mediante convenções ou acordos coletivos de trabalho.

Entretanto, com as mudanças através da Portaria 671, ainda são necessários acordos coletivos ou convenções para adotar um sistema de controle de jornadas.

Contudo, apenas para as pessoas que escolherem utilizar sistemas de Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A).

Então as Portarias 1510 e 373 foram extintas?

Sim, a portaria 671 substitui essas duas portarias antigas, desde sua aprovação em Novembro de 2021.

A aprovação da portaria foi regulamentada pelo Ministério do Trabalho e Previdência e sua vigência ocorre desde Dezembro do mesmo ano.

É importante destacar que muitas regras dessas portarias foram mantidas e continuam sendo válidas, como os registros eletrônicos das entradas e saídas dos trabalhadores.

Quais são as diretrizes legais  para registro de Ponto Eletrônico?

Assim como já era válido na Portaria 1510, o registro de ponto de jornada na Portaria 671 continua sendo obrigatório para todas as empresas com mais de 20 funcionários.

Contudo, ocorreram alterações na variedade de dispositivos equipamentos que recebem as batidas de ponto. Assim, foi criada uma categoria para os registradores de ponto, o coletor REP.

O Coletor REP é uma alternativa moderna e atual no mercado de registro de ponto eletrônico para empresas.

Desse modo, através do coletor REP é armazenado o Arquivo Fonte de Dados (AFD), um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos seus colaboradores. 

O AFD fica armazenado no coletor REP e com ele o ponto digital não pode ser alterado ou apagado, diretamente ou indiretamente.

Através da Portaria 671, o AFD  não precisa ser atualizado, já que os sistemas podem  continuar gerando informações conforme com as novas mudanças. 

Os modelos de coletores  de ponto antigos continuam sendo válidos ?

Sim, a Portaria 671 permite que os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP’s) antigos regulamentados conforme a certificação do Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (INMETRO) continuem sendo utilizados.

O que muda, no entanto, é que a categoria de equipamentos fixos utilizados está sendo cada vez menos usada nas empresas, por conta dos dispositivos móveis que podem fazer a coleta de ponto.

O que é o REP-P da Portaria 671?

O  Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P), é uma nova categoria entre os registradores de ponto eletrônico.

Então, o REP-P armazena e inclui a coleta de todas as marcações, bem como as mantém seguras no banco de dados.

Em tese, a chegada do REP-P é uma das grandes mudanças promovidas pela Portaria 671. No entanto, é preciso cumprir algumas normas para que o REP-P seja aprovado para uso.

A mais importante é que o REP-P precisa da Certificação do Instituto Nacional da Propriedade Individual (INPI) para ser utilizado.

Em seguida, o sistema deve conter elementos como armazenamento de dados através de nuvem.

Por último, o sistema deve emitir o arquivo Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), para comprovar os registros de jornadas, tanto na forma impressa ou na forma digital.

Logo, o REP-P traz mais segurança no controle de jornadas de trabalho para empregadores e funcionários, que podem verificar o horário de entrada e saída a qualquer hora, impedindo fraudes e alterações.

O que acontece com o Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C)?

O REP-C que nada mais é do que o tradicional relógio físico.

Ele continua sendo válido para uso pela Portaria 671.

Para ser considerado REP-C, o relógio de ponto deve possuir as recomendações específicas da antiga Portaria 1510.

Por sua vez, a Portaria 671 define o REP-C como todo equipamento de controle e registro de jornada de trabalho utilizado em uma empresa, que para ser validado deve possuir um certificado de conformidade.

Esta portaria ainda incrementa que o ponto fixo deve ter capacidade para emitir documentos relacionados às relações trabalhistas e realizar controle de natureza fiscal, no que se refere a entrada e saída de colaboradores do local de trabalho.

Para fins de uso, o ponto fixo deve ser submetido a uma análise de conformidade, através dos requisitos de Avaliação de Conformidade definidos pelo INMETRO.

Com isso, é obrigatório a emissão do Certificado de Conformidade aprovando o REP-C adotado pela empresa.

Por sua vez, a Portaria 671 diz que somente colaboradores de um mesmo empregador ou que pertençam a um mesmo grupo econômico podem utilizar o mesmo aparelho fixo de controle.

Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) 

O chamado REP-A é uma categoria de sistemas de registro de ponto que devem armazenar as informações de ponto.

Por isso, neste modelo não é permitido a realização de ajustes e alterações nas marcações.

Logo, não é permitido também restringir os horários de registro de ponto.

A definição da Portaria 671 é de que o REP-A é um conjunto de todos os equipamentos e sistemas de computação com a capacidade de registrar as jornadas de trabalho, desde que aprovados mediante convenção coletiva de trabalho.

Com as mudanças na Portaria 671, o registro de ponto alternativo deve emitir o AFD obrigatoriamente.

Então, este documento pode ser utilizado por um auditor fiscal, necessitando constar uma assinatura eletrônica com certificado digital válido, para ser aprovado.

Um fato importante é que o registro de ponto alternativo precisa da atenção do RH ou Departamento Pessoal, uma vez que ele só pode ser utilizado no período que a convenção coletiva de trabalho permitir.

Logo, fica proibida a sua utilização após o período vigente. Por este motivo, recomenda-se que seja adotado o REP-P em vez do REP-A.

Como deve ser o Comprovante de Registro de Ponto Eletrônico em dispositivos móveis?

A Portaria 671 exige o comprovante de registro de ponto de forma impressa ou digital. Porém, nele consta novos elementos, seguindo as novas regras:

  1. Estar disponível no formato Portable Document Format (PDF), quando for digital;
  2. Deve possuir a assinatura eletrônica obtida pelo código do programa que o registrou;
  3. Todas as normas do INMETRO devem ser respeitadas, garantindo a qualidade dos equipamentos e sistemas;
  4. No REP-A  e o REP-P devem conter assinaturas via certificado digital emitidas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); 
  5. O trabalhador deve ter acesso ao comprovante eletrônico referente aos seus dados;
  6. O empregador deve disponibilizar o comprovante solicitado pelo colaborador em, pelo menos, 48 horas;
  7. Todos os sistemas utilizados devem emitir arquivos em formato AFD;
  8. O REP-C pode ser extraído via USB.

Escolhendo um registro de Ponto em conformidade com a Portaria 671 

Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade

Todas empresas fabricantes e desenvolvedoras de sistemas eletrônicos de ponto eletrônico ou programas de tratamento de registros de ponto devem fornecer o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade comprovando a adequação conforme as exigências da Portaria 671 ao comprador.

As empresas não devem utilizar programas nos quais  os fornecedores não ofereçam estes documentos via PDF para gestão do controle de jornadas.

Caso isso ocorra, as empresas sem conformidade podem ser penalizadas perante a Lei. Todavia, os gestores devem guardar estes documentos, pois eles podem ser solicitados durante as visitas dos auditores fiscais trabalhistas.

Lei Geral de Proteção de Dados 

O Registro ou Aparelho Eletrônico de Ponto deve seguir as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Essas disposições são importantes para garantir a segurança das informações contidas nos pontos e todos os dados movimentados na plataforma. 

Assim como evitar que alterações ocorram no sistema de maneira incorreta ou indevida, gerando mais proteção para o empregado.

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