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Como apresentar um processo contábil para sua equipe

Apresentar o processo contábil de um escritório para novos funcionários é uma tarefa que deve ser bem estruturada para garantir…

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Apresentar o processo contábil de um escritório para novos funcionários é uma tarefa que deve ser bem estruturada para garantir uma boa performance dos colaboradores e para eles entenderem a cultura organizacional do escritório.

Para isso, você pode montar uma checklist com os principais pontos, além de dinâmicas introdutórios.

Isso, além de situar e ambientar novos funcionários, ajuda a evitar erros e pode ser uma forma de treinamento para os veteranos.

Fato é que as rotinas bem executadas são vitais para o sucesso do negócio e para a satisfação do cliente.

Mas isso só é possível quando os funcionários conversam a mesma língua e funcionam como uma engrenagem, todos com as mesmas ferramentas e técnicas.

Para isso, introduzir sua equipe ao processo contábil do escritório é fundamental. Quer saber por onde começar? Confira algumas dicas abaixo:

Importância do processo contábil eficiente

Escritórios contábeis existem em diferentes lugares, com diferentes orçamentos e atendendo aos mais diversos públicos.

No entanto, construir escritórios eficientes, estratégicos e que entregam valor e não apenas obrigações aos clientes não é uma tarefa fácil!

Isso só é possível quando há rotinas estruturadas e processos com etapas claras e objetivas.

Além disso, a grande competitividade e a escassez de tempo, características comuns atualmente, requerem dos profissionais processos que otimizem os resultados e proporcionem mais agilidade.

Importante ressaltar que conduzir o processo contábil adequadamente possibilita ao profissional entregar aos clientes melhores resultados através de soluções inovadoras – como a integração entre o RH e a contabilidade, por exemplo.

Por fim, mas não menos importante, apostar na estruturação e treinamento do processo contábil e das rotinas de trabalho evita a necessidade de retrabalho.

Tudo isso permite que o escritório tenha mais produtividade e, consequentemente, maior potencial de lucratividade.

Enfim, como apresentar um processo contábil para a equipe?

Como mencionado, é importante não se esquecer dos pontos principais e se ater a uma estrutura que faça sentido às rotinas do escritório.

Playbook de serviços

Uma opção interessante para os escritórios com um bom volume de funcionários é montar um Playbook de serviços.

Os playbooks são materiais (físicos ou virtuais) com descrição dos serviços, rotinas de trabalho, indicações de como agir em determinadas situações, apresentação institucional do escritório, etc.

Essas informações podem ser acessadas facilmente a qualquer momento. Além disso, você pode alterá-las, eliminar ou acrescentar novas informações sempre que julgar pertinente.

Os playbooks são ótimas opções de instrumento para novos colaboradores, pois, por meio deles você pode apresentar a cultura da instituição.

Nesse material você pode, por exemplo, elencar os enquadramentos fiscais, as obrigações principais do escritório, bem como as obrigações secundárias, obrigações acessórias, etc.

Role play

O role play, ou “encenação”, é uma dinâmica em que os profissionais, após serem apresentados às suas funções e obrigações originais, trocam de lugar com outros funcionários.

Isso ajuda a apresentar diferentes perspectivas de trabalho aos colaboradores e os introduz a diferentes habilidades, além de incentivar a pesquisa e comunicação, já que eles precisarão procurar informações em setores diferentes.

O role play é importante porque existem alguns processos que idealmente todos os profissionais devem dominar. Exemplo disso é a escrituração contábil digital e a validação digital.

Utilize a tecnologia a favor do escritório

Poucas coisas são tão eficientes para introduzir o processo contábil a um funcionário ou a toda a equipe do que a tecnologia.

Hoje em dia existem muitas ferramentas que facilitam e aceleram muito o trabalho na contabilidade.

Por exemplo, é possível capturar notas fiscais de modo eletrônico, evitando que alguém precise se deslocar até os estabelecimentos e obter essas notas manualmente.

Além disso, existem soluções que permitem a integração do ponto remoto à folha de pagamento, garantindo informações mais precisas em menos tempo e com muito menos esforço.

São processos como esses que engajam a equipe e torna o trabalho mais satisfatório, afinal, é possível visualizar os resultados mais rapidamente, evitando perda de tempo com outras tarefas lentas e manuais.

Com a tecnologia, também é possível gravar vídeos para treinamentos e para reuniões com a equipe.

Confira:

Tecnologia na Contabilidade: Quais os profissionais que te ajudarão nesse processo

Incentive a alta performance

A cultura de alta performance em um ambiente corporativo é favorável tanto para o trabalhador quanto para o dono do negócio.

Isso porque, normalmente, ambientes que estimulam a alta performance são aqueles em que os funcionários tendem a se desenvolver mais.

Do outro lado da corda, colaboradores de alta performance apresentam mais resultados e, consequentemente, mais eficiência para o escritório.

Em um escritório contábil, ao apresentar um processo à sua equipe, sempre busque incentivar e fomentar a cultura de alta performance. Desse modo, eles sabem o que é esperado deles e que devem dar o melhor de si para concluir as tarefas.

Atenção: para desenvolver essa cultura, é crucial oferecer as ferramentas certas.

Você não espera que um colaborador entregue resultados rápidos e bem executados sem um gestor de tarefas eficiente, não é mesmo?

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Estimule o compartilhamento de conhecimento

Quando entram novos funcionários em um escritório, por mais que já tenham experiência na contabilidade, eles precisam se adaptar às rotinas e aos processos do novo ambiente de trabalho.

Em contrapartida, os colaboradores com mais tempo de escritório certamente têm mais expertise no assunto e já dominam a cultura do local.

Desse modo, você pode estimular o compartilhamento de conhecimento entre os funcionários.

Organize treinamentos internos entre os próprios funcionários. Essa é uma forma de proporcionar novos conhecimentos e promover a sociabilidade e integração do novo time.

De fato, aqueles que transmitem o que sabem ajudam a multiplicar o conhecimento – isso deve ser sempre valorizado pelas empresas, independentemente do porte ou do nicho.

Quando isso ocorre de forma eficiente, diminuem-se as chances de erros operacionais e o trabalho flui melhor.

Você pode organizar grupos grandes ou pequenos, de 2 a 3 funcionários, para que um veterano seja o “mentor” dos novos durante a adaptação na empresa.

Por fim, um bom sistema de gestão contábil irá facilitar este processo, pois você conseguirá unificar a comunicação e centralizar as tarefas do escritório. 

Com essas dicas, certamente você conseguirá apresentar os processos contábeis de forma eficiente e ágil ao seu time!

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