A tecnologia na contabilidade vem proporcionando aos escritórios contábeis, aos setores financeiros e fiscais de empresas e aos profissionais dessa área inúmeras vantagens, mas, principalmente, ganho de produtividade, otimização de tempo e escalabilidade.
Isso é possível porque, com os recursos que se tem à disposição, inúmeros processos e rotinas que precisavam ser feitos de forma manual, hoje em dia são automatizados.
Exemplo clássico disso é a importação de nota fiscal automatizada. Até algum tempo, para importar as notas nos sistemas contábeis, era necessário digitar as chaves ou, usar uma leitora de código de barras.
Todo esse processo exigia que alguém fosse aos estabelecimentos buscar essas notas, para então começar a fazer, manualmente, a importação.
Hoje é possível “capturar” essas NFs em XML sem sequer sair do escritório, eliminando a necessidade de arquivar notas físicas e, claro, reduzindo custos.
Além disso, existem outras inúmeras formas de incorporar a tecnologia à contabilidade de forma eficiente, aumentando a performance e diminuindo o tempo durante esses processos.
Como implementar a tecnologia na contabilidade?
Os benefícios que a tecnologia e diferentes setores podem oferecer à contabilidade são inegáveis e incontestáveis, mas, em muitos casos, a implementação é um desafio, principalmente quando o negócio vem de uma cultura tradicional e manual.
O ponto de partida é criar e sustentar uma cultura de inovação na empresa, ou seja, um conjunto de valores e hábitos que estimulem a criatividade e as diferentes soluções em todos os setores do negócio, não apenas na liderança.
Deixando claro esses valores, torna-se mais simples apresentar novas propostas e soluções que irão facilitar o trabalho dos colaboradores, além valorizar suas ideias e propostas como parte da força estratégica do escritório.
Além disso, existem outros serviços e profissionais que ajudam na implementação da tecnologia e aprimoramento da contabilidade:
Compartilhamento e armazenamento de documentos online
Se tem algo que a internet e a tecnologia proporcionaram de grande valor, foi a possibilidade de compartilhar e armazenar arquivos online.
No Google Drive, por exemplo, é possível criar planilhas, documentos, relatórios, apresentações, além de armazenar fotos, vídeos, e-books e documentos em geral.
A cereja do bolo é que, além de armazenar e criar esses documentos, você pode compartilhar com quem tiver acesso. Essas pessoas poderão, inclusive, fazer alterações nos documentos compartilhados, se tiverem permissão.
Soluções como essas ajudam a centralizar os documentos de um escritório, por exemplo, como contratos de prestação de serviço, contratos sociais, além de outros arquivos, como apresentações do escritório, toda parte gráfica do negócio, as possibilidades são infinitas!
Marketing Digital
O marketing digital se firmou como um importante setor estratégico para ajudar as empresas e escritórios a firmarem sua presença na internet e nas redes sociais.
As agências possuem profissionais que irão atender de forma personalizada sua demanda, ajudando, no fortalecimento da marca e alinhando as demandas às necessidades dos clientes.
Isso é possível porque o marketing dispõe de ferramentas que ajudarão seu negócio a se destacar estrategicamente, prospectando clientes quando eles estiverem buscando sua solução.
Ou seja, o marketing digital ajuda não apenas no branding, mas também a ser mais assertivo nas estratégias de divulgação do seu negócio.
ERPs
Uma das formas mais eficientes de implementar a inovação em um escritório que ainda tem rotinas manuais, é utilizando ERPs.
O uso de ERP (Enterprise Resource Planning) na contabilidade, proporciona ao negócio a possibilidade de abranger mais clientes, já que facilita e automatiza processos.
Um ERP nada mais é do que um sistema digital que funciona como a espinha dorsal do seu negócio. É por meio dele que você consegue se intercomunicar com os demais setores do escritório e centralizar as obrigações.
Aqui na Tron temos o software de Gestão Contábil, um sistema completo com diversos módulos, como folha de pagamento, escrita fiscal, ponto eletrônico, medicina do trabalho, dentre outros.
A centralização desses serviços torna a rotina mais eficiente e menos complexa, o que reflete em maior poder de escalabilidade e, consequentemente, maior potencial lucrativo.
IoT (Internet of Things)
O termo IoT, ou Internet das Coisas, em português, está se popularizando cada vez mais, e a contabilidade é uma área que pode se beneficiar com esse recurso.
Grosso modo, Internet das Coisas diz respeito a uma rede de rápido crescimento de objetos conectados que são capazes de coletar e trocar dados em tempo real usando sensores ou outros dispositivos.
Você pode estar se perguntando como isso pode aprimorar a prática contábil.
O Instituto de Contadores Públicos da Inglaterra e do País de Gales (ICAEW), divulgou um conteúdo sobre o impacto da Internet das Coisas na contabilidade, indicando os principais desafios e benefícios.
A forma como as pessoas consomem e efetuam pagamentos está mudando.
Com a implementação do Pix como meio de pagamento cada vez mais aceito no mercado, os relatórios e auditorias precisarão ser adaptados para atender a essa nova configuração, e a IoT pode ser especialmente útil nesse cenário.
A Internet das Coisas, por estar atrelada a um sistema de criptografia para garantir que os dados sejam acessados apenas por quem tem acesso. O que por sua vez proporciona mais segurança às operações contábeis.
Por fim, esse recurso também permite uma melhor gestão de informações e dados, aumentando a produtividade entre os funcionários.
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