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Contabilidade Digital: Tudo que você precisa saber para o seu escritório

A contabilidade digital proporciona a redução de custos, simplicidade no gerenciamento e maior produtividade. Confira como aplicar a automação contábil na sua empresa!

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A contabilidade digital proporciona a redução de custos da empresa, simplicidade no gerenciamento contábil e maior produtividade em equipe.

Contudo, ela vai além de utilizar holerite online ou sped contábil no cotidiano da empresa. 

Por isso, caso você seja um profissional responsável pela gestão do negócio e queira conferir como aplicar a automação contábil na organização, confira nosso guia a seguir!

A transformação digital na contabilidade

Antigamente, o contador era denominado um “guarda-livros”, justamente por ser responsável por armazenar manualmente toda a escrituração da empresa, já que não havia computadores e softwares responsáveis pela tarefa.

Hoje, o profissional contábil tem uma formação mais ampla, o que lhe permite atuar desde Analista Contábil até Controller.

Como resultado, a tecnologia na contabilidade tornou-se algo recorrente na vida de qualquer contador, utilizando principalmente da automação contábil para otimizar a rotina de trabalho. 

Software de contabilidade na nuvem, por exemplo, é um dos meios usados entre os contadores para realizar todos os processos e demandas contábeis diretamente do seu navegador. 

Inclusive, muito útil em momentos de isolamento social, em que não há possibilidade de utilizar as máquinas no escritório.

Apesar de haver sempre o medo de perder as informações dos seus clientes durante a migração de dados, o uso de um sistema contábil é o que dá sustentação para o contador executar seu trabalho no dia a dia.

Portanto, quanto antes o gestor implementar a automação contábil na empresa, mais rápido os clientes internos e externos se adaptarão a esse formato.

Recursos que acompanham a contabilidade digital

Para que a contabilidade digital seja exercida de maneira assertiva, são necessárias algumas ferramentas para dar suporte à automação contábil. Dentre as principais, podemos citar:

Software de contabilidade na nuvem

Em suma, o software de contabilidade online é responsável por organizar virtualmente todas as tarefas do escritório. A depender do modelo utilizado pela organização, será possível calcular férias proporcionais e até realizar rotinas de escrituração fiscal. 

Atualmente, um sistema contábil de qualidade deve integrar outras ferramentas na nuvem. 

Dessa maneira, torna os processos contábeis mais ágeis e permite que o profissional execute o trabalho de maneira 100% digital.

Software de gestão em nuvem

Certamente, o software de gestão é o melhor sistema para controle dos processos e demandas contábeis do negócio. Com ele, o gestor verifica as necessidades dos clientes, assim como a produtividade da equipe. 

O software de gerenciamento na nuvem ainda envia e-mails automáticos para o cliente, sempre que houver necessidade de acompanhamento do projeto.

Sistema de captura de documentos eletrônicos

Se você é um contador mais experiente, você se lembra do trabalho que era recolher centenas de documentos e realizar a escrituração de todos eles.

Por meio do sistema de captura de documentos eletrônicos, todos os documentos são pesquisados e registrados via automação contábil. Dessa maneira, a escrituração, geralmente em sped contábil e fiscal, ocorre de maneira simples e ágil.

Importância da era digital na contabilidade 

A palavra que resume a era digital é a conectividade. Basicamente, é o período após a era industrial em que o fluxo de informações foi completamente automatizado, ou seja, havendo conectividade entre as informações

Com a evolução das empresas, os contadores foram obrigados a integrar seu método de trabalho à automação contábil. Afinal, não há como processar um número imenso de informações exigidas pelos órgãos fiscalizadores sem a presença de um sistema contábil.

Assim, a era digital tem total influência sobre a contabilidade digital, considerando que, caso não houvesse esse avanço tecnológico nas empresas, provavelmente os escritórios iriam continuar executando seu trabalho de maneira arcaica.

Afinal, muitos gestores têm medo da adaptação dos colaboradores não ocorrer corretamente ou de perder o histórico dos seus clientes durante a migração de dados.

Contabilidade digital: quais são as profissões do futuro?

Com o avanço da automatização contábil nos escritórios, muitas são as dúvidas dos contadores quanto à possibilidade de perder espaço para os robôs e para a Inteligência Artificial.

Mesmo que as máquinas consigam aprender com a rotina contábil (conforme a lógica da IA), ainda é pouco provável que um software contábil ofereça um serviço de consultoria ou de tomada de decisões na empresa.

Ainda, os dados tributários precisarão ser inseridos no sistema contábil, já que no Brasil temos mudanças constantes na legislação tributária.

Portanto, as profissões do futuro na contabilidade digital serão aquelas em que o contador tenha uma função estratégica no negócio, desde atuar como Controller até Perito Contábil. 

Além disso, cargos responsáveis pelo gerenciamento tributário, interpretação de dados contábeis, assim como análise e programação de novos softwares contábeis, são muito promissores para os profissionais recém-formados. 

Afinal, os programas não rodam sozinhos e ainda precisam de contadores capacitados para os otimizarem. O sistema contábil é um aliado do contador.

Vantagens de implementar a contabilidade digital no escritório

A longo prazo, o objetivo principal da contabilidade digital é aumentar o lucro da empresa. Contudo, outros benefícios são percebidos nesse meio tempo.

Com a automação contábil, o escritório consegue otimizar o tempo, já que todas aquelas tarefas burocráticas de escrituração, registros trabalhistas e fiscais são lançadas digitalmente.

Como resultado, a empresa tem mais interatividade com os dados contábeis, tornando a gestão mais prática no cotidiano de trabalho.

Ainda sobre o gerenciamento contábil, há maior transparência do escritório para os clientes, o que favorece na apresentação de resultados e verificação de pontos de melhoria. 

Como dito anteriormente, a principal meta da contabilidade digital é aumentar o faturamento do negócio, reduzir os custos e, consequentemente, aumentar os lucros. 

Para isso, a escalabilidade do negócio é o alicerce do projeto de expansão do empreendimento. 

Com toda a automatização contábil programada, os contadores ganham mais tempo livre, o que permite adquirir novos clientes e aumentar o faturamento do negócio sem precisar contratar muitos colaboradores.

Passo a passo – Como migrar para a contabilidade digital

Se você deseja realizar a migração de dados para um software contábil, automatizar seu holerite online ou implantar maior tecnologia na contabilidade do escritório, precisa conferir os detalhes para migrar para a contabilidade digital. Veja, a seguir!

Mapeie as viabilidades de mercado 

Primeiramente, estude seu nicho de atuação e verifique as oportunidades de negócio. 

Se você for um gestor que lidera um escritório focado em atender e-commerces, por exemplo, busque entender como as soluções digitais oferecidas pela sua empresa podem auxiliar esses e-commerces.

Além disso, é importante oferecer um serviço especializado, diferenciado e cumprir realmente com o que promete. Afinal, a melhor forma de divulgar os serviços de um negócio é tornando os clientes evangelizadores da marca.

Encontre seu público

A contabilidade digital exerce maior influência sobre determinados segmentos. 

E-commerces, startups, empresas de tecnologia ou afiliados digitais estão mais suscetíveis a contratar os serviços de um escritório que trabalhe de maneira digital, justamente por também utilizarem softwares de automação e saberem de sua produtividade.

Dessa maneira, mescle os clientes que sua empresa já tem com a prospecção de novos leads relacionados ao nicho de atuação. 

Por exemplo, se você gere um escritório contábil em que grande parte dos clientes são lojas varejistas, pode ser uma boa escolha estruturar a contabilidade digital da empresa para atender e-commerces.

Defina a tecnologia a ser utilizada

Podemos dizer que esse é o momento mais importante na migração para a contabilidade digital. Se caso sejam escolhidas ferramentas inadequadas para o projeto da empresa, todo o trabalho pode ser prejudicado.

Claro que a empresa precisará fazer a migração de dados para um software de gerenciamento contábil. 

Porém, outras ferramentas podem ser necessárias, por exemplo, aplicativos de gestão de projetos, ferramentas de integração em nuvem ou sistemas de gerenciamento financeiro.

Assim, verifique a maturidade da sua equipe quanto ao uso de todos esses softwares e, caso seja necessário treinamento, faça-o progressivamente.

Treine sua equipe contábil

Como dito anteriormente, pode ser que sua equipe necessite de treinamento, pois mudar totalmente a execução do serviço com ferramentas digitais não é tão simples quanto parece. 

O ideal é separar a equipe em setores e disponibilizar cursos em grupo. Dessa maneira, a velocidade de aprendizado é maior e você gasta menos tempo com profissionais responsáveis pelo treinamento.

Com o isolamento social, tornou-se uma prática realizar conferências virtuais. Portanto, utilize o método de videoconferência e torne o aprendizado da equipe sobre o software totalmente didático, desde a gravação da tela até a apresentação instantânea.

Divulgue a contabilidade digital da sua empresa através do marketing 

O melhor local para divulgar serviços de contabilidade digital é em alguma plataforma digital

Inicialmente, aposte em campanhas pagas, seja via Facebook Ads ou Google Ads. O marketing de conteúdo não gera resultados instantâneos e, provavelmente, você precisa que o negócio dê retorno financeiro para pagar pelo menos os custos, certo?

Então, divulgue os novos serviços para sua lista de clientes atual e, paralelamente, faça campanhas de captação de novos leads.

Conclusão

Neste texto, você verificou todas as dicas para implementar a contabilidade digital no seu escritório.

Como pode perceber, o processo de transição pode não ser instantâneo. Todavia, a contabilidade digital consegue levar seu negócio a um novo patamar e escalar a empresa digitalmente.

Você tem alguma dúvida sobre como poderia utilizar um software contábil no seu processo de migração para a contabilidade digital? Então, fale com algum dos nossos consultores ou deixe suas dúvidas nos comentários!

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