Seja qual for o tipo de empresa, e em qual setor ela se insere, a folha de pagamento é um aspecto empresarial de suma importância.
No mundo da automatização, em que todos os dados são manejados eletronicamente, surge então a seguinte questão: É possível fazer a folha de pagamento online?
Neste artigo, essa possibilidade será abordada, bem como as vantagens e principais aspectos dessa ferramenta que pode trazer mais facilidade e agilidade na gestão da folha de pagamento.
O que é folha de pagamento online?
A folha de pagamento online é o documento totalmente digital que contém as informações referentes aos pagamentos dos funcionários de uma determinada empresa, em um determinado período.
O referido documento deve conter a remuneração dos funcionários, que compreende todos os valores recebidos pelo funcionário (inclui-se horas extras, insalubridades, gratificações, entre outros elementos).
Fornecer a folha de pagamento é uma obrigação da empresa, conforme dispõe o Decreto 3048/1999, de forma que sejam garantidas as funções contábeis, fiscais e operatórias da folha de pagamento.
Quais são as modalidades mais comuns de folha de pagamento online?
A confecção da folha de pagamento online pode ser feita de duas formas principais: planilha automatizada ou sistema próprio para inserção de dados.
Planilha automatizada
É possível realizar a confecção da folha de pagamento online utilizando planilhas, que podem, ou não, ser armazenadas em nuvem.
Assim, é possível automatizar funções da planilha para que determinadas operações sejam realizadas de forma rápida e ágil.
Sistema próprio
Algumas empresas optam por utilizar um sistema digital próprio para a folha de pagamento, o que é muito mais seguro.
Aliás, a Tron possui um sistema completo que se encaixa perfeitamente para diversos tipos de clientes, oferecendo segurança e qualidade.
Existem diversos programas e plataformas que oferecem tal função.
As informações inseridas são internalizadas no próprio sistema contábil.
Quais as vantagens da folha de pagamento online?
A confecção da folha de pagamento exige conhecimentos específicos para evitar erros de cálculo.
A automatização dessa tarefa apresenta diversas vantagens para as empresas, reduzindo riscos.
Podemos citar como principais vantagens as seguintes a seguir!
Maior facilidade e rapidez
A automatização da tarefa representa menor tempo gasto realizando cálculos e armazenando dados, já que essa tarefa é feita pela ferramenta escolhida.
Assim, o tempo que seria gasto com tarefas burocráticas pode ser utilizado para atividades próprias dos recursos humanos, como gestão de pessoal, treinamentos e desenvolvimento, por meio de softwares de sistema contábil, como o Tron Connect.
Diminuição de riscos operacionais
A automatização da folha de pagamentos também representa redução dos riscos de erros de cálculos.
Além disso, é possível utilizar a metodologia ágil para melhorar os processos, mitigando os riscos de falhas ao longo da operação.
Maior segurança para os dados e informações
Armazenar os dados da folha de pagamento em um sistema online garante mais segurança de que esses dados estarão disponíveis quando necessários.
A automatização da folha de pagamento garante que não haverá perda ou extravio de informações e documentos que podem ser necessários no futuro para fins fiscais ou operacionais.
Dicas para implantar a folha de pagamento online da melhor forma
Separamos algumas dicas essenciais para implantar o sistema de folha de pagamento online na sua empresa.
Automatize os impostos da folha de pagamento
Inserir porcentagens errôneas de impostos sobre o pagamento de determinado funcionário pode gerar problemas tanto para ele quanto para sua empresa, como ações trabalhistas e fiscais.
É possível automatizar a planilha ou sistema de forma que os impostos já sejam inseridos de forma imediata sobre um determinado pagamento, para evitar tais erros.
Diversos softwares oferecem automatização de impostos sobre a folha de pagamento, podendo determinar o valor devido para cada funcionário e descontá-lo do seu contracheque.
Escolha um sistema completo
Ao usar o gerenciamento de folha de pagamento online, certifique-se de proteger os dados confidenciais através de um sistema seguro, como o sistema de gestão Tron Smart.
A maneira ideal de fazer isso é refinando todas as medidas de segurança e criptografia de dados.
É importante realizar auditorias regulares para garantir a segurança dos dados financeiros.
Durante a auditoria, inspecione todos os dispositivos de trabalho em busca de malwares ou softwares suspeitos.
Ainda mais, também é importante fornecer treinamentos para a equipe responsável por gerenciar os processos de folha de pagamento e segurança de dados, para evitar que eles comprometam os sistemas.
Qual é o software para gestão de folha de pagamento online?
A automatização da folha de pagamento através de um software representa facilidade para suprir as suas necessidades de processamento de folha de pagamento e impostos sobre folha de pagamento.
Um sistema contábil de folha de pagamento online calcula quanto cada funcionário deve receber com base em sua taxa de pagamento e deduções de impostos necessárias.
A folha de pagamento é um sistema contábil que também permite que a documentação necessária seja preenchida e arquivada.
Logo, pode-se realizar o pagamento do imposto sobre a folha de pagamento diretamente aos órgãos federais, estaduais e municipais competentes.
Afinal, a maioria das plataformas e ferramentas disponíveis para fazer a folha de pagamento online são fáceis de usar e permitem o processamento dos dados em poucos minutos.
Por exemplo, um software de fácil utilização é o Tron Smart, que possibilita o controle personalizado de toda a gestão contábil da sua empresa.
O que diz a lei sobre a folha de pagamento?
Conforme mencionado acima, a folha de pagamento é um item obrigatório para qualquer empresa, por força de disposição legal.
Entretanto, as leis trabalhistas não dispõem uma maneira específica para a confecção da folha de pagamento.
Por isso, é perfeitamente possível realizar essa obrigação de forma online e automatizada.
A Consolidação das Leis Trabalhistas, o código que regula os direitos e deveres nas leis trabalhistas, dispõe que o pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado.
O Decreto 3048/99, determina as seguintes obrigações para a empresa em relação à folha de pagamento.
No entanto, a lei não faz nenhuma proibição em relação à automatização das informações da folha de pagamento, determinando, apenas, que a empresa sempre deve ter cópias dos documentos de pagamento disponíveis.
Conclusão
Em suma, a folha de pagamento online se mostra como uma excelente opção de gestão de dados e informações sobre pagamentos.
É importante, todavia, buscar informações sobre o assunto e garantir o treinamento dos funcionários responsáveis por tal tarefa.
A automatização da folha de pagamento é uma forma moderna e inteligente de otimizar o tempo gasto na confecção do referido documento, bem como a precisão dos dados contidos.
