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Adiamento 13°: Como informar no eSocial

Quando se trata de adiantamento 13°, todo contador ou profissional que atua na contabilidade ou departamento pessoal, deve saber como…

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Quando se trata de adiantamento 13°, todo contador ou profissional que atua na contabilidade ou departamento pessoal, deve saber como proceder para estar em dia com as obrigações trabalhistas.

O eSocial é uma plataforma online criada pelo Governo Federal visando centralizar a entrega de informações previdenciárias e trabalhistas.

Como o eSocial é o canal em que o contador precisa informar a folha de pagamento, também é nele que o décimo terceiro pagamento dos funcionários deve ser informado.

Em relação ao adiantamento do 13°, também é necessário informar à plataforma trabalhista.

Entenda como o adiantamento do 13° funciona

Antes de entender exatamente como o adiantamento do 13° funciona, é necessário entender quais regras regem este pagamento.

O décimo terceiro pagamento, também conhecido como gratificação anual ou abono natalino, corresponde a uma espécie de remuneração adicional de um mês no ano, garantindo aos funcionários o direito a um pagamento mensal integral extra.

Este é um direito também conhecido como “gratificação” garantido pela Consolidação das Leis do Trabalho e retificado pela Lei 4.749.

Conforme a referida lei, esta gratificação deve ser paga até o dia 20 de dezembro de cada ano.

Contudo, é possível antecipar esse pagamento a partir do mês de fevereiro, e tendo como prazo o dia 30 de novembro. Desse modo, caberá ao empregador pagar, a título de adiantamento de 13° salário, sendo metade do valor do salário integral recebido no mês anterior, e a outra metade no mês de dezembro ou em meses anteriores.

A antecipação deve acontecer a partir de um acordo entre empregador e empregado; caso contrário, seguirá o pagamento por vias normais, ou seja, 50% do valor na primeira parcela, sem os descontos e o restante na segunda parcela, com os devidos descontos.

Também é possível pagar o décimo terceiro de maneira antecipada e integral entre os meses de fevereiro e novembro.

Uma regra importante que as empresas e empregadores devem considerar é que a antecipação do décimo terceiro não deve ocorrer apenas para um setor.

Desse modo, se a empresa optar por antecipar o pagamento, deve fazê-lo a toda a equipe, já que todos os colaboradores têm o mesmo direito.

Uma forma eficiente e rápida de gerir o pagamento de adiantamento de décimo terceiro é por meio do Departamento Pessoal

Como calcular o 13° salário?

O cálculo de gratificação dos funcionários deve obedecer a uma conta relativamente simples.

Para chegar ao valor final, deve-se dividir o valor da remuneração integral do colaborador por 12, e multiplicar o resultado pela quantidade de meses que ele trabalhou no ano vigente.

Não se esqueça que, além do salário-base, outros valores considerados salariais devem integrar o cálculo.

Alguns desses valores incluem adicionais de insalubridade, adicionais noturnos, adicionais de periculosidade, horas extras e comissões.

Um funcionário que ganha R$2.000 reais de remuneração mensal, mas que foi contratado na metade do ano, e trabalhou apenas 6 meses no ano vigente, terá direito a receber o seguinte valor:

(2.000/12) x 6 = R$999,96 — sendo que 2.000 é a remuneração, 12 é a quantidade de meses que compõem o ano e 6 é a quantidade de meses trabalhados.

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Quem tem direito a recebê-lo?

A gratificação anual correspondente a um salário integral para quem trabalhou nos últimos doze meses, ou proporcionalmente à quantidade de meses trabalhados, é um direito de todos os trabalhadores urbanos e rurais, da iniciativa privada ou pública, garantido pela Consolidação das Leis do Trabalho.

Já a Lei 4.749/1965 prevê que, para garantir o direito, é necessário que o trabalhador tenha atuado por pelo menos 15 dias no ano, para garantir o direito ao décimo terceiro.

Vale ressaltar que se a empresa ainda realiza o registro manual de pontos, é interessante automatizar esse processo para garantir mais precisão nos dados e, desse modo, é possível controlar com exatidão os dias trabalhados.

Quem não tem direito a recebê-lo?

Os trabalhadores que não tenham atuado por pelo menos 15 dias em seu emprego, não têm direito a receber o décimo terceiro proporcional.

Além disso, funcionários demitidos por justa causa também perdem o direito à gratificação natalina.

Por fim, trabalhadores informais, autônomos e empresários que não têm pró-labore também não têm direito a receber o décimo terceiro salário.

Vale ressaltar, que quem teve redução na jornada de trabalho e salário por causa da pandemia não terá redução no 13º.

Os empregados que já receberam a antecipação da parcela do 13º por causa da pandemia, também não podem gozar do direito novamente; apenas receberão a segunda parcela, caso ainda não tenham recebido previamente, até o dia 20 de dezembro de 2021.

Segundo a Nota Técnica SEI 51529/2020 divulgada pela Secretaria Especial de Trabalho e Previdência, o trabalhador que teve redução na jornada de trabalho e no salário devido ao coronavírus, deverá receber o décimo terceiro pagamento baseado no seu salário integral.

Já para quem teve contrato suspenso, a referida nota menciona que diante da suspensão de contrato, não se deve contabilizar os meses de suspensão como meses trabalhados para fins de cálculo de 13º salário e férias.

Como informar o adiantamento do 13º no eSocial?

Assim como a folha de pagamento, os pagamentos referentes ao décimo terceiro salário também devem ser informados ao eSocial.

Desse modo, se sua empresa tem funcionários com vínculo empregatício, então essa obrigação se aplica à sua empresa.

A dinâmica de envio de décimo terceiro é semelhante a de folha de pagamento. A diferença está no envio da segunda parcela e no fechamento.

Neste caso, considerando o pagamento da primeira parcela em novembro e a segunda em dezembro, o fluxo de envio deve ter a seguinte configuração:

Em relação à primeira parcela, deve-se criar o arquivo XML do evento S-1200 de novembro com os valores referentes ao primeiro pagamento.

Já ao informar a segunda parcela do décimo terceiro, cria-se um novo arquivo XML cujo evento é S-1200, indicando o pagamento do 13º salário

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No entanto, ao contrário da primeira parcela, agora será necessário enviar os valores separadamente no eSocial, tendo como prazo todo dia 20/12.

Atenção: não existe um evento referente a pagamento (S-1210) separado para décimo terceiro.

Isso ocorre porque deve-se enviar às duas parcelas em conjunto com a folha do mês, de modo que o prazo deverá obedecer ao prazo do envio das folhas de pagamento de cada mês.

Por fim, você deverá enviar o fechamento separadamente.

Nesse caso, tal como na folha, o 13º deve ter um fechamento próprio, cujo prazo é 20/12.

Uma forma de otimizar as tarefas referentes à folha de pagamento é utilizando sistemas que conectem o Departamento Pessoal à contabilidade.

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