O termo de quitação anual de débitos é um documento com finalidade de fornecer segurança aos empresários e funcionários.
Uma vez que o empregado confirma que houve o correto pagamento das verbas decorrentes de seu contrato de trabalho.
O empregador tem a garantia e confirmação do empregado de que cumpriu com suas obrigações, evitando assim quaisquer futuras ações trabalhistas.
O termo de quitação anual de débitos foi elaborado e aprovado em 2017, através do artigo 507-B da Consolidação das Leis Trabalhistas.
O mesmo refere-se ao período de 12 meses, sendo utilizado principalmente para garantir o amparo legal tanto para a empresa quanto para o trabalhador em caso de processos judiciais futuros.
Atribuições do termo de quitação anual de débitos
A principal atribuição para ter o termo anual de quitação de débitos no escritório de contabilidade é garantir a relação entre direitos e deveres do trabalhador.
Então o termo é utilizado como uma prova de que as duas partes, empresa e colaborador, não devem nada uma para outra.
Sendo assim, deve constar no termo de quitação anual de débitos uma lista relacionada a prestação de contas.
Na prestação devem ser incluídos todos os pagamentos e benefícios recebidos pelo colaborador no decorrer de um ano.
Entretanto, apesar de ser um documento comprobatório que possui amparo legal e jurídico, o termo de quitação de débitos não é uma obrigatoriedade.
Assim, a empresa pode decidir se vai realizar o termo anualmente, bem como utilizar a assinatura dos trabalhadores.
No entanto, quando ele é instituído na empresa e o trabalhador assina o acordo com o empregador, o termo de quitação passa a ser válido como uma prova legal de que ambos concordam com os termos.
O que acontece quando o trabalhador se recusa a assinar o termo de quitação anual de débitos?
Assim como a empresa pode decidir se vai elaborar o termo aos trabalhadores, estes também podem decidir se vão querer assinar ou não.
Quando isso ocorre a empresa não pode obrigá-lo a assinar, porém, a mesma pode elaborar o documento mesmo assim.
Caso isso não ocorra, o fato de o trabalhador não assinar e a empresa ter o documento mesmo sem sua assinatura, pode ser utilizado como uma prova de que a empresa possui artifícios que asseguram o correto cumprimento dos direitos trabalhistas de seus funcionários.
Para isso, basta constar, no conteúdo do documento, todas as obrigações pagas ao empregado no período anual, como recibos de pagamento, concessão de férias, 13° salário, depósitos do FGTS e qualquer outro direito ou benefício pago ao trabalhador.
Logo, mesmo sem a assinatura do trabalhador, a anexação da comprovação de débitos proporciona maior segurança para a empresa, além de garantir a reputação de respeito aos direitos trabalhistas da mesma.
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Como é feita a formalização do termo entre empresa e trabalhador?
A empresa elabora o documento, constando no anexo a cópia de todos os pagamentos realizados ao trabalhador e por comum acordo, este assina o documento, reconhecendo a verdade.
Dessa maneira, ao assinar o termo, o trabalhador afirma que todos os seus direitos e benefícios trabalhistas foram concedidos no período, não existindo nenhuma pendência entre empresa e empregado.
Observações Importantes:
1- O termo de quitação anual não é válido como término de contrato, nem mesmo como rescisão, ele serve apenas para a prestação de contas e formalização de cumprimento das cláusulas firmadas entre as partes no contrato.
2- O termo de quitação anual de débitos pode ser feito e assinado mesmo após o fim do contrato.
3- Para garantir a formalização do termo é necessário que empregador e empregado ou representante legal, como o presidente do sindicato da categoria trabalhista, por exemplo, estejam de acordo.
Benefícios do termo de quitação anual de débitos para empresa e trabalhador
Maior segurança jurídica
Caso exista alguma queixa ou dúvida sobre o trabalhador que envolva o pagamento de seus direitos ou benefícios, o documento pode ser utilizado como prova e esclarecimento de dúvidas.
Além disso, a existência do termo assinado proporciona que o empregador tenha segurança jurídica, comprovando que qualquer informação falsa ou errônea não seja utilizada contra sua empresa.
Maior reputação de Compliance
O termo também pode ser utilizado como uma garantia extra de compliance para a empresa, oferecendo menos riscos a investidores e parceiros comerciais.
Para os fornecedores também é uma garantia de que a empresa é boa pagadora e cumpre suas obrigações de pagamento com tranquilidade.
Registro de cumprimento de direitos
Este benefício diz respeito ao trabalhador, que pode conferir sempre que quiser e tirar qualquer dúvida em relação a pagamentos dos seus direitos.
Isso evita que algum benefício ou pagamento não seja fornecido pela empresa, já que no documento deve constar toda a relação de obrigações trabalhistas para conferência.
Como elaborar o termo de quitação anual de débitos?
1 – Coloque todos os dados pessoais do trabalhador no documento
De início, deve-se constar os dados pessoais completos do trabalhador, como nome, estado civil, número do CPF, endereço e qualificação profissional.
Contudo, não se esqueça de colocar a data da admissão e as suas funções atribuídas ao cargo ocupado na empresa.
2 – Dados do empregador
Em seguida, é necessário colocar todos os dados da empresa, como razão social, número do CNPJ, endereço, representante legal e seu CPF.
Aqui também deve-se acrescentar a principal atividade econômica da empresa, assim como o parágrafo que estabelece a homologação do termo.
3- Texto principal do termo (Exemplo)
A seguir, veja um termo de quitação anual de débito simples que pode ser utilizado como base para a formação do termo que será utilizado pela sua empresa.
Termo de quitação anual de débitos trabalhistas
Eu, {nome do trabalhador}, acima citado, DECLARO, estar de acordo com o estabelecido no artigo 507-B da Consolidação das Leis Trabalhistas, na presente do Sindicato representante da categoria profissional {nome do sindicato}, abaixo assinado, que dou plena, geral e irrestrita quitação das verbas trabalhistas discriminadas no presente termo, referente ao período do ano de 2021 (de Janeiro a Dezembro) para nada mais reclamar, em juízo ou fora dele, ao que requer homologação por esta entidade sindical.
DETALHAMENTO (inserir planilha com colunas abaixo)
Provento / Período (MMAAAA) / Quantidade-Ref. /Valor (R$) pago/Data pgto
Por ser verdade, firma o presente termo.
Local e data (Belo Horizonte/MG, 21 de Janeiro de 2022)
_______________________________________
Assinatura empregado
{Nome empregado}
_______________________________________
Assinatura empregador
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