Demonstrações contábeis: Aprenda a organizar todos os documentos

Demonstrações contábeis: Aprenda a organizar todos os documentos

A contabilidade é a ciência que estuda e controla a movimentação financeira que afeta o patrimônio de uma empresa expondo…

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A contabilidade é a ciência que estuda e controla a movimentação financeira que afeta o patrimônio de uma empresa expondo seus resultados através de demonstrações contábeis.

Cada movimentação que acontece na empresa, seja uma venda, despesa, pagamento, empréstimo, apuração de imposto, dentre tantos outros, gera um ato contábil.

A união de vários atos contábeis em um determinado período, resulta em uma demonstração contábil. 

Existem vários tipos de demonstrativos contábeis para diferentes finalidades.

Cada um deles deve refletir fielmente os fatos que aconteceram nas operações da empresa e quais acontecerão futuramente por provisionamento.

Cada movimentação no demonstrativo contábil deve ter um documento comprobatório de que o mesmo aconteceu, seja uma nota fiscal, recibo, comprovante de depósito e contrato de empréstimo.

As demonstrações contábeis servem como base para gestores, na tomada de decisões, entidades financeiras, na concessão de crédito, ou investidores, ao aportar capital.

Algumas das demonstrações contábeis mais utilizadas são:

  • Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
  • Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL);
  • Balanço Patrimonial;
  • Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados (DLPA);
  • Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC);
  • Notas Explicativas.

Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial é um demonstrativo que deve refletir fielmente o patrimônio da empresa, sendo ele, os bens, direitos e obrigações que a mesma possui.

Bens: podem ser ativos tangíveis, como dinheiro, imóveis, veículos e estoque, por exemplo, ou intangíveis, como o valor da marca no mercado.

Direitos: são créditos que a empresa possui com terceiros, como contas a receber ou adiantamento feito a fornecedores.

Obrigações: são deveres que a empresa tem com terceiros, como contas a pagar, financiamentos e tributos a recolher.

A união de todas essas informações geram um demonstrativo que pode ser utilizado para avaliar a situação patrimonial da empresa.

Nele, pode-se observar índices de liquidez, endividamento e percentual de imobilização de seu patrimônio.

Analisando um Balanço Patrimonial podemos averiguar se a situação atual da empresa é positiva ou negativa.

Por isso ele deve refletir em forma de lucro ou prejuízo, analisando em números a situação da empresa.

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Demonstração do Resultado do Exercício – DRE

A DRE é utilizada para demonstrar o resultado das operações de uma empresa em determinado período.

No demonstrativo, são apresentados os valores de faturamento da empresa, tendo em vista aquilo que se tem por receita menos as despesas, sejam elas fixas ou variáveis.

De todos os valores que a empresa teve como resultado de suas operações, são descontados os custos do produto/serviço, impostos e outras despesas decorrentes no período.

A DRE possui uma estrutura que pode demonstrar o faturamento com suas atividades, lucro bruto, lucro líquido, margem bruta e margem líquida de suas vendas.

Ao analisá-lo, é possível saber se as atividades empresariais estão sendo vantajosas, e qual a margem de retorno sobre suas operações.

Demonstração de Mutação do Patrimônio Líquido – DMPL

O patrimônio líquido é a parte do balanço patrimonial que contém  o valor de participação dos sócios na empresa, ou seja, o quanto eles investiram.

Além disso, nesta parte ficam demonstrados os lucros ou prejuízos acumulados ao longo dos anos e também as reservas de capital, sejam estatutárias ou para investimentos.

Logo, a Demonstração de Mutação do Patrimônio Líquido verificará se houve aumento ou diminuição de participações societárias.

Também, na Demonstração de Mutação do Patrimônio Líquido, é possível observar se o valor das reservas foi utilizado de alguma forma pela empresa.

A DMPL é uma das principais demonstrações contábeis utilizadas por investidores nas suas tomadas de decisões.

Em geral, esse demonstrativo não é obrigatório na contabilidade das empresas, mas a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), exige sua apresentação para empresas de capital aberto listadas na bolsa de valores – Bovespa.

Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados – DLPA

Como vimos, a DRE demonstra o resultado de um determinado exercício que, em geral, é de um ano, mas pode ser subdividido em semestres ou trimestres.

Após ser apurado o lucro líquido, a empresa precisa informar a destinação desse resultado, se distribuirá para os sócios ou ficará em reservas.

Da mesma forma, no caso de prejuízos, a empresa deve informar de que forma irá compensar os valores levantados.

Então, a principal função da DLPA é informar a destinação dos resultados da empresa, mas não somente.

Nela também é demonstrado o histórico de lucros e/ou prejuízos ao longo dos anos.

Também é uma ferramenta essencial para investidores e gestores, auxiliando na percepção de que suas atividades tiveram crescimento, ou não.

Demonstração de Fluxo de Caixa – DFC

Nem sempre uma venda representa entrada de dinheiro instantaneamente no caixa da empresa.

Bem como uma despesa pode não ser uma saída imediata do valor.

Compras e vendas, receitas e despesas podem ser tanto à vista como a prazo.

Por isso é necessário ter um controle específico para as efetivas entradas e saídas de dinheiro na empresa.

A Demonstração de Fluxo de Caixa exibe o montante de valor que efetivamente entrou e saiu do caixa da empresa.

Na DFC podemos observar com mais precisão a saúde financeira e a liquidez de uma empresa, quais os valores ela possui e qual o prazo para que um recebimento ou pagamento sejam concretizados.

Relatório auxiliar explicativo

Os relatórios auxiliares explicativos, ou notas explicativas, são demonstrativos auxiliares com a finalidade de fornecer  ao usuário informações referente aos métodos utilizados na elaboração das demais declarações contábeis.

É utilizada principalmente para relatar o método de controle dos estoques, ou cotação utilizada na conversão de investimentos em moeda estrangeira.

Notas explicativas auxiliam na elucidação de todos os demonstrativos apresentados anteriormente, e são indispensáveis para sua interpretação.

Como organizar seus documentos

Então, a contabilidade de uma empresa deve refletir fielmente seu patrimônio e seus resultados.

Cada ato realizado na empresa gera um fato contábil que deve ser devidamente registrado e comprovado.

A comprovação se dá por notas fiscais, recibos, contratos e demais comprovantes de realização de cada operação.

O registro dos fatos deve ser tempestivo, ou seja, atender às suas finalidades no prazo necessário.

As notas fiscais, por exemplo, que geram impostos, devem ser registradas para permitir a apuração e o pagamento do mesmo.

Dessa forma, a contabilização deve obedecer ao princípio da competência, registrando conforme a data em que o ato ocorreu.

Registra-se do mais antigo para o mais recente, na ordem em que as operações aconteceram, para poderem ser devidamente descritas em seus demonstrativos.

Formas de organização

Na história da contabilidade muitas formas de armazenar informações já foram utilizadas, desde a idade média até o arquivamento e a computação em nuvem.

A organização e arquivamento dos documentos podem ser físicos, digitais ou ambos.

A organização física ainda é a mais utilizada pela maioria das empresas, mas já há as que trabalham sem papel.

Como atualmente mesmo para assinar um contrato não é necessária sua impressão, podendo fazê-lo digitalmente, a forma de organização também deve garantir segurança para que os arquivos não sejam perdidos.

Já no meio físico, a organização por datas é a mais utilizada.

Separar os documentos por operação também é uma possibilidade, como notas de entradas, saídas e despesas gerais.

Toda operação deve ter uma comprovação. Em uma venda, deve haver uma nota fiscal.

Em um pagamento, deve haver um recibo seja físico ou um comprovante de transferência.

A guarda de todos os comprovantes são fundamentais para que a contabilidade tenha controle e possa elaborar as demonstrações contábeis de forma a ajudar gestores e interessados na sua tomada de decisão.

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