Quais os desafios da gestão de tempo e produtividade de um contador

Quais os desafios da gestão de tempo e produtividade de um contador

Quais os desafios da gestão de tempo e produtividade de um contador

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A gestão de tempo e da produtividade no dia a dia do contador são fundamentais para uma tomada de decisão mais assertiva.

Seu trabalho consiste em avaliar e promover a saúde contábil das empresas, além de avaliar as possibilidades de crescimento ou possíveis tendências de retração.

Mesmo com sua relevância para as empresas, existem muitos desafios enfrentados diariamente no exercício da profissão.

E a gestão do tempo pode ser considerada como o principal desafio.

São inúmeros compromissos; e diversas tarefas que precisam ser executadas diariamente, o que leva os contadores a uma rotina estressante, com várias entregas e desorganização dos seus clientes.

Por isso, falaremos um pouco mais sobre os desafios, e dar algumas dicas para melhorar a execução das suas atividades. Veja a seguir!

Quais são os maiores desafios enfrentados pelos contadores?

Na contabilidade a rotina é agitada, com vários compromissos, reuniões e atendimentos aos clientes, e isso faz com que algumas atividades não sejam priorizadas.

Se não houver um controle adequado, essas rotinas podem acabar ficando desorganizadas, levando a prazos perdidos, por exemplo.

Dessa forma, o seu foco deve ser na gestão do tempo e da produtividade. O tempo é um dos recursos mais valiosos do mundo contemporâneo e, para os contadores, eles são ainda mais valiosos.

Outro desafio enfrentado pelos contadores é a ineficácia na comunicação!

As falhas de comunicação entre a empresa e o escritório de contabilidade são um desafio para a gestão contábil que devem ser minimizados.

Ela pode ocorrer por vários motivos, como:

  • Deficiência no plano de comunicação da empresa;
  • Resistência por parte do empreendedor em lidar com questões burocráticas;
  • Entendimento da necessidade de cumprimento de prazos;
  • Falta de conhecimento sobre o verdadeiro papel da área de Contabilidade para a empresa.

No entanto, a deficiência no plano de comunicação empresarial é o mais simples de ser resolvido.

Existem medidas que podem ser adotadas para minimizar ou eliminar o problema, como:

  • Adoção de uma Intranet corporativa;
  • Memorandos virtuais com as principais atualizações;
  • Incentivo a alinhamentos constantes na empresa.

Adicionalmente, existem reuniões que devem ser promovidas para alinhamento entre as áreas, principalmente entre as áreas mais estratégicas.

Adoção de quadros de avisos pode ser outra solução adotada entre as áreas, para fluir melhor a comunicação entre setores pares da companhia, incluindo o setor de contabilidade.

Como melhorar a gestão de tempo e produtividade na rotina do contador?

Os escritórios e áreas internas de contabilidade possuem uma rotina muito acelerada, com vários atendimentos diariamente, e com questões que precisam ser resolvidas no mesmo dia.

Logo, o gerenciamento do tempo é um dos principais desafios para esses profissionais, como mencionamos anteriormente.

A rotina de escritórios de contabilidade é intensa, com seus inúmeros clientes e atendimentos realizados em um único dia.

Gerenciar seu tempo é um dos grandes desafios dos contadores.

Assim como todas as empresas, os escritórios de contabilidade prezam pela organização.

Otimizar o tempo é essencial!

Dessa forma, assim como outras áreas da empresa, a Contabilidade precisa prezar pela organização, e otimização de tempo.

Por isso, veja a seguir algumas dicas para melhorar a gestão do tempo.

Planejamento de rotina

O planejamento é necessário para qualquer empresa, de qualquer segmento, e para os contadores e escritórios de contabilidade não seria diferente.

Criar um planejamento permite que os contadores definam as estratégias, de forma que seja possível cumprir suas atividades, no prazo necessário.

Através de um planejamento de negócios, os contadores podem realizar o gerenciamento do seu tempo, tornando seu cotidiano muito mais organizado.

Promovendo uma rotina mais dedicada às tarefas, sem correria, e com entregas mais assertivas.

Redução das pausas diárias

Qualquer profissional precisa de pausas ao longo do trabalho, mas se esse tempo não for gerenciado corretamente, o mesmo tempo que ajuda pode se tornar um grande problema.

Procure reduzir o tempo das pausas para manter o controle do seu tempo.

Principalmente, se suas atividades são executadas em home office.

Crie uma rotina como se estivesse trabalhando no escritório, com horários preestabelecidos para pausas, e que elas não sejam tão demoradas.

Coloque o tempo a seu favor, e não contra.

Tenha listada todas as atividades que precisam ser executadas ao longo do dia, e faça uma alocação de horas que devem ser gastas na execução, lembrando sempre de indicar o grau de complexidade de forma individual.

Assim, você consegue gerenciar suas entregas, e programar o tempo das suas pausas.

Outro ponto importante é a sobrecarga de trabalho, não faça muitas horas extras.

Mas se for necessário, reduza progressivamente, evitando que você fique sobrecarregado e demore mais para entregar atividades menores e mais simples.

Organização das atividades

Existem várias metodologias que podem ser aplicadas para manter a organização das atividades, enumerando e elencando conforme a sua importância e o prazo para entrega.

Outro ponto que deve ser observado são os horários de maior produtividade da equipe de contabilidade.

Alguns profissionais trabalham melhor na parte da manhã do que na parte da tarde, e vice-versa.

Isso deve ser observado, para que seja possível criar uma rotina de trabalho adaptada aos horários, e direcionada para a produtividade.

Dessa forma, é possível otimizar os resultados, e melhorar a produtividade geral da equipe.

Delegação de atividades

Se o escritório de contabilidade conta com vários profissionais, delegue as atividades igualmente, sem sobrecarregar nenhum dos profissionais.

Além disso, cada profissional possui skills diferenciadas, e essas competências podem ser trabalhadas a favor do escritório ou da equipe de contabilidade.

Explorar as competências individuais permite melhorar o desempenho das atividades, e o tempo da entrega de cada uma delas.

Dessa forma, não haverá profissionais sobrecarregados, e o rendimento das atividades será muito melhor.

Utilização da tecnologia na gestão de tempo e produtividade

Não poderíamos não citar a tecnologia como a principal aliada na gestão de tempo e produtividade dos contadores.

Deixe de lado os processos manuais, e faça a automatização dos mesmo.

Com o Combo Tron de Gestão Contábil, você pode realizar o atendimento das demandas dos clientes, organização das rotinas, e simplificar a sua rotina de trabalho.

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Com estes sistemas, você poderá organizar a rotina de seus contadores com eficiência e simplificar o seu dia a dia.

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