como validar dados na carteira de trabalho digital

Como validar dados na carteira de trabalho digital

Veja como validar dados na carteira de trabalho digital e manter os dados trabalhistas em dia com o eSocial.

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Saber como validar dados na carteira de trabalho digital é fundamental, tanto para quem é empregador, quanto para contadores e profissionais responsáveis por gerir o quadro funcional de uma empresa.

Fato é que as empresas estão se adaptando aos novos formatos, e se inserindo num cotidiano digitalizado e automatizado.

A carteira de trabalho digital foi lançada para substituir a versão física da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social). Sendo assim, todos os dados trabalhistas e referentes ao recolhimento previdenciário dos trabalhadores estarão na versão digital.

Isso proporciona mais dinamicidade, especialmente nas empresas que têm uma grande quantidade de colaboradores e, com isso, consegue tomar as anotações, como alteração salarial, contratação, mudança de cargo, dentre outras informações, sem precisar ter em mãos a carteira de trabalho impressa.

No entanto, com esse novo advento, alguns empregadores e outros profissionais estão se perguntando como validar dados na carteira de trabalho digital. Pensando nisso, reunimos neste texto as principais informações a respeito. Tire as suas dúvidas!

Como validar dados na carteira de trabalho digital?

Para saber como validar dados na carteira de trabalho digital, é preciso considerar que as informações que estão disponíveis lá, são registradas por meio do eSocial.

Esta é uma plataforma unificada do governo que o empregador ou seu representante, normalmente o contador, deve utilizar para entregar até 15 obrigações referentes aos dados trabalhistas da empresa.

Sendo assim, todos os dados transmitidos ao eSocial são automaticamente inseridos na carteira de trabalho digital do funcionário, assim que ele realiza o primeiro acesso à CTPS digital.

Isso ajuda a evitar o envio de informações erradas, além de eliminar o funcionário da necessidade de comparecer a qualquer unidade de atendimento ou escritório para fazer as devidas anotações.

Embora as chances de erro sejam mínimas, e estejam associadas apenas ao envio de informações erradas no eSocial, se houver alguma falha, é possível corrigir através de campanhas para correção feitas regularmente pelo Governo Federal.

Além disso, se o erro em questão tiver sido registrado após setembro de 2019, então o empregador é quem deverá solicitar a mudança.

De modo geral, as informações erradas mais comumente encontradas são referentes aos registros mais antigos, quando ainda não havia o eSocial.

Na prática, isso quer dizer que o empregador não precisa validar nenhum tipo de dado diretamente na carteira de trabalho digital, mas sim no eSocial.

Confira também:

Como alterar dados do empregador no eSocial?

Obrigações reunidas no eSocial

O eSocial é uma plataforma criada pelo Governo Federal com a proposta de centralizar a entrega de obrigações trabalhistas em apenas um canal.

Em vez de o contador ou empregador enviar dados para a Receita Federal, para a Secretaria da Fazenda, e outros órgãos diferentes, ele envia ao eSocial, que, por sua vez, comunica-se com todas essas outras esferas.

Sendo assim, utiliza-se o eSocial para as seguintes obrigações:

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Folha de pagamento.
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Como funciona a carteira de trabalho digital?

Para fazer a carteira de trabalho digital, é necessário instalar o app no celular ou dispositivo compatível.

Certamente, diferentemente da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) física, a versão digital não precisa ser solicitada em um local específico, como cartórios ou agências do trabalhador.

Para obter, é necessário ter cadastro no portal oficial do Governo Federal e então acessá-lo utilizando o CPF do trabalhador.

De acordo com informações disponibilizadas por meio da Portaria nº 1.065/2019:

“Art. 3º A Carteira de Trabalho Digital está previamente emitida a todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, sendo necessária sua habilitação.

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no CPF.

Art. 4º Para a habilitação da Carteira de Trabalho Digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br.

Parágrafo único. A habilitação da Carteira de Trabalho Digital será realizada no primeiro acesso da conta a que se refere o caput, podendo ser feita através de:

I – aplicativo específico, denominado Carteira de Trabalho Digital, disponibilizado gratuitamente para dispositivos móveis; ou

II – serviço específico da Carteira de Trabalho Digital no sítio eletrônico www.gov.br.”

Como fazer a CTPS digital?

Para obter a carteira de trabalho digital, é necessário estar cadastrado no site do Governo Federal.

Se você ainda não possui conta no portal, basta seguir o passo a passo abaixo:

  • Em primeiro lugar, acesse o site oficial do Governo Federal, na página de login, e clique em “Criar sua conta gov.br”;
  • Escolha uma entre as opções de cadastro disponíveis. Você poderá cadastrar-se por meio de seu e-mail, CPF ou certificado digital;
  • Em seguida, siga as instruções que serão exibidas na tela e confirme os dados para habilitar a conta e cadastre uma senha de acesso;
  • Ao finalizar o cadastro, basta acessar a carteira de trabalho por meio do CPF e então ela estará disponível com os registros efetuados por meio do eSocial.

O que muda para os empregadores?

O impacto da carteira de trabalho digital não está apenas no dia a dia do trabalhador, mas também do empregador.

Exemplo disso é que em uma nova contração, por exemplo, o empregador não precisará fazer qualquer tipo de anotação no documento de papel, mas também não precisa transmitir nenhum tipo de informação para a CTPS digital.

Apenas o envio ao eSocial é suficiente, já que os dados são copiados automaticamente para a carteira digital.

Em conclusão, no dia a dia de trabalho, a empresa economiza tempo e tem menos burocracia no processo de administração, remanejamento e até mesmo desligamento de funcionários!

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