Para entender a importância do processo operacional contábil é necessário, antes de mais nada, saber o que se entende por “processo” em termos de gerenciamento.
Processos são um conjunto de atividades que uma empresa realiza para transformar entradas (sejam elas físicas ou virtuais) em saídas (o produto ou serviço).
Desse modo, entende-se que o processo operacional contábil nada mais é do que o conjunto de atividades envolvidas em coletar, tributar e cumprir obrigações fiscais da empresa.
Mas sabemos que, na prática, é mais complexo que isso e para se ter resultados eficientes, os processos operacionais de um escritório devem ser bem estruturados!
Importância do processo operacional contábil eficiente
Em um escritório, é preciso ter não apenas conhecimento sobre leis tributárias, alíquotas e regimes fiscais, mas também conhecimento sobre a cultura interna do escritório ou da empresa.
Isso porque, quando uma obrigação fiscal deve ser cumprida, os funcionários precisam seguir um conjunto de ações que, na maioria das vezes, estão interligadas e são interdependentes.
Mas como sistematizar isso? Através de um processo operacional!
Para isso, você pode começar mapeando os processos envolvidos nos serviços do escritório [linkar com o texto sobre mapeamento de processo contábil].
Quando esses processos são eficientes, as empresas e escritórios conseguem cumprir prazos, têm mais organização e evitam retrabalho além de multas ou até mesmo desenquadramento.
Grosso modo, isso quer dizer que escritórios com processo operacional contábil realmente eficiente irá te fazer evitar boas dores de cabeça na rotina de trabalho.
Processos Operacionais Contábeis: Principais considerações
Além da perspectiva gerencial do processo operacional contábil que pode ser adotado em um escritório de contabilidade ou no setor fiscal de uma empresa, esse termo também se refere a uma área contábil.
Trata-se de um conjunto de ações com objetivos específicos:
- Coletar,
- Registrar,
- Resumir,
- Informar e
- Interpretar os dados e ações que afetem o patrimônio ou a situação econômica de uma empresa, entidade ou pessoa física.
Atenção: é importante considerar que, até há algum tempo, o contador criava os planos de contas conforme seu conhecimento, de forma manual e com o objetivo do cliente como parâmetro.
No entanto, com a evolução das operações e obrigações fiscais, isso foi aprimorado e hoje é muito menos passível de erros do que antigamente.
Desse modo, esse processo deve ser estruturado de segundo as implicações do SPED, e isso, na prática, facilita e agiliza o trabalho do contador.
Outra consideração importante, que certamente fará seu negócio se destacar dos demais, é oferecer aos clientes informações que subsidiem a tomada de decisão.
Não é nenhuma novidade que a contabilidade, nos últimos anos, vem desempenhando um papel cada vez mais estratégico.
É interessante que o escritório repasse ao cliente informações referentes à escrituração, por exemplo, celeridade — assim, é possível obter índices e proporcionar análises das contas.
Esses dados permitem, por exemplo, avaliar o orçamento, gastos desnecessários, detecção dos principais focos de custos, além de permitir verificar em quais áreas é preciso injetar mais recursos.
Dicas para elaboração de processos operacionais no escritório
Para estabelecer quais são os processos operacionais e manter as rotinas “amarradas” e bem estruturadas, é necessário definir e deixar claro à equipe como esses processos funcionam.
Confira algumas dicas para a elaboração:
1. Planejamento
O planejamento se refere a questões como o quê, onde e quando. Como mencionado, você pode começar mapeando os processos.
Mas, para isso, é necessário começar com o planejamento, não apenas os processos em si, mas formas de mensurar esses processos para avaliar, por exemplo, a performance dos funcionários.
2. Fluxograma
Agora é hora da criação do fluxograma!
Você pode fazer como achar melhor: no esquema mapa mental, sistema Kanban, painéis, planilhasou como preferir.
Mas atenção: é importante que todos os colaboradores tenham acesso e entendam as informações e os processos de forma clara para que não se percam.
Aqui, é importante também registrar os responsáveis pelas funções exercidas na empresa, bem como o status do processo — se está executado, pendente, em atraso, concluído, etc.
3. Automatização de processos
Para tornar o dia a dia do escritório mais eficiente, é importante automatizar o que for possível.
Essa é a nova realidade em todos os setores.
A automação e centralização das operações oferece não apenas mais agilidade, mas também mais segurança graças ao backup e uma melhor comunicação entre os usuários.
Além disso, é possível estabelecer comunicação com o cliente sem ter que se dirigir ao seu estabelecimento e, a partir disso, cumprir as obrigações fiscais e tributárias mais rapidamente.
Conclusão
Como você pôde perceber, sem processos operacionais, nenhum escritório contábil se mantém, afinal, este é o verdadeiro core business dos contadores.
Fato é que esses processos sempre existiram, mas de diferentes maneiras. Até há algum tempo, eles eram manuais e exigiam muito mais tempo, recursos e esforço para serem concluídos.
Em contrapartida, hoje existem inúmeras tecnologiascom mais agilidade na comunicação dos envolvidos e segurança no armazenamento de dados, como os sistemas de gestão contábil.
Mas manter os processos operacionais contábeis bem estruturados é fundamental para que o escritório cumpra suas obrigações com os clientes de forma eficiente, evitando intercorrências como multas e afins.
É possível recorrer a diferentes metodologias para “organizar” esses processos e algumas tecnologias que ajudam a acelerar rotinas e reduzir pela metade (ou até mais) o tempo de execução de processos como a escrituração fiscal e a conexão direta com o departamento pessoal das empresas, por exemplo.
Exemplo disso são os sistemas contábeis. Com os diferentes módulos, é possível integrar a folha de pagamento com contabilidade gerencial, livro caixa, ponto eletrônico, escrita fiscal, lalur e controle patrimonial, por exemplo.
Ao automatizar as rotinas de trabalho, o contador passa a ter acesso a uma comunicação mais efetiva e relatórios com análises precisas em segundos!
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