mapeamento de processos contabilidade

Como fazer no escritório, um mapeamento de processos de contabilidade?

O mapeamento de processos de contabilidade é muito mais do que a estruturação das rotinas do escritório de uma empresa….

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O mapeamento de processos de contabilidade é muito mais do que a estruturação das rotinas do escritório de uma empresa. É a gestão do tempo, do serviço e das obrigações, para se manterem sempre organizados e eficientes.

Ou seja: com o mapeamento contábil, você pode registrar de modo organizado as atividades da empresa, em suas diferentes etapas – desde a chegada das demandas até que sejam concluídas.

Isso faz com que seja possível organizar visual e hierarquicamente os processos.

Desse modo, fica mais fácil acompanhar o que o time está fazendo, qual fase está em atraso, qual área está impedindo o avanço e quais estão tendo bons desempenhos.

Para fazer o mapeamento de processos de contabilidade, você pode utilizar diferentes ferramentas e metodologias.

Confira abaixo algumas dicas para começar a mapear e tornar o dia a dia contábil mais eficiente e melhorar a intercomunicação entre a equipe:

Entendendo o mapeamento de processos de contabilidade

Antes de começar a entender como fazer, é importante entender o que é mapeamento de processos de contabilidade.

Mas, para isso, precisamos recuar um pouco mais. O termo “mapeamento” diz respeito a uma operação que associa cada elemento de um determinado conjunto a um ou mais elementos de outro conjunto.

Ou seja, ao mapear os processos contábeis, é possível analisar a interdependência das operações.

Por exemplo: não é possível abrir uma empresa, independentemente de seu porte, sem antes solicitar os documentos do empresário e do local da empresa; sem avaliar as possibilidades de enquadramento fiscal e regimes tributários; e, em alguns casos, sem recolher assinaturas e sem passar por cartórios e outros órgãos competentes.

Este exemplo mostra como um processo central, para ser concluído, requer que outros processos periféricos sejam executados. Caso contrário, o serviço não é efetivado.

Desse modo, para saber como proceder adequadamente em cada processo é que se faz o mapeamento — além de tirar eventuais dúvidas do seu time, organiza os serviços da empresa e torna o ambiente mais organizado, dando mais agilidade ao fluxo de trabalho.

mapeamento de processos contabilidade

Por que mapear processos de contabilidade?

Como você pôde perceber, ao mapear os processos da contabilidade, o escritório passa a ser um ambiente mais organizado. No entanto, essa não é a única finalidade do mapeamento.

Isso porque esse processo também resulta em identificação de gargalos.

Muitas vezes, nas rotinas contábeis, algum serviço “enrosca” em uma área, o que acaba atrasando e causando estresse à equipe.

Ao mapear os processos, é possível ver exatamente onde o problema está e, desse modo, os esforços são alocados para eliminar esse problema de forma rápida.

Outro benefício de mapear os processos de um escritório contábil é a definição clara das funções de cada profissional.

Além de expor os processos, o mapeamento expõem também os profissionais responsáveis por cada fase.

Isso confere mais transparência ao fluxo de trabalho e faz com que os colaboradores entendam o impacto que têm no trabalho de outras pessoas.

Por último, mas não menos importante, o mapeamento é vital para um gerenciamento organizado do escritório enquanto empresa. Isso porque essa ferramenta irá permitir mensurar o desempenho da equipe, prever custos, prever entrada de receita etc.

Tudo isso, garantindo a tangibilidade, aprimora a gestão do escritório.

Saiba mais:

7 dicas para gestão da contabilidade de escritórios

Enfim, como mapear processos?

Na contabilidade, assim como em outras diversas áreas, é possível lançar mão de algumas metodologias que ajudam a mapear os mais diferentes tipos de processo (inclusive os contábeis). Conheça algumas:

Kanban

O fluxo de trabalho Kanban é composto de estados de processo passo a passo, desde o início até a entrega de uma tarefa.

A versão original e mais compacta do Kanban tem três etapas: Fazer, Fazendo e Feito.

As tarefas se movem sequencialmente do primeiro estado para o último conforme vão sendo finalizadas.

Na realidade, a maioria dos fluxos de trabalho terá mais estados de processo e, provavelmente, ao mapear processos contábeis, isso irá acontecer.

A chave desse método é a visualização do fluxo de trabalho. Isso mantém a equipe inteira na mesma página – todos podem ver quais tarefas são necessárias para que o processo progrida.

Mapas mentais

Grosso modo, mapas mentais são representações gráficas de informações.

Aqui, ao contrário do Kanban, os processos não são categorizados por etapa. Trata-se de uma representação onde você pode por um elemento central e, a partir dele, subdividir o tema.

Essas ideias são organizadas em uma estrutura gráfica, que pode ser uma bolha ou um esquema arbóreo, por exemplo, com o título/ideia principal sempre localizado no centro do mapa para visibilidade.

As ideias relacionadas se ramificam do centro em todas as direções, criando uma estrutura radiante.

Recomendamos envolver toda a equipe ao mapear seu fluxo de trabalho — mais pessoas disponíveis tornam menos provável que etapas importantes sejam perdidas.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um recurso altamente eficiente na gestão de processos e pode ser incorporado em praticamente qualquer contexto.

A sigla PDCA significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar), Act (agir).

Essas são as 4 etapas que compõem o ciclo, que geralmente começa com o planejamento. Existe a possibilidade de utilização de variações, dependendo do objetivo buscado pela empresa ou pelo escritório.

Com essa metodologia, além de mapear processos, você pode gerir as obrigações mensais do escritório.

Vale ressaltar que, assim como um círculo não tem fim, o ciclo PDCA deve ser repetido várias vezes para a melhoria contínua.

Conclusão

Depois de escolher uma ferramenta para auxiliar no mapeamento de processos, é hora de realmente analisar cada uma das etapas do fluxo de trabalho.

Dica: pense visualmente — desenhar as etapas do seu processo com caneta e papel é uma ótima maneira de manter as coisas claras.

Não se esqueça que a principal função do mapeamento é proporcionar ao escritório uma gestão eficiente e que minimize possíveis erros, retrabalho e gargalos. Para isso, a Tron oferece o TGC (Tron Gestão Contábil) – ferramenta completa que aprimora e facilita as rotinas contábeis.

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