rotinas de um escritório de contabilidade

Descubra as rotinas de um escritório de contabilidade digital

As rotinas de um escritório de contabilidade digital atualmente geram muitas dúvidas, afinal, a tecnologia vem proporcionando cada vez mais…

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As rotinas de um escritório de contabilidade digital atualmente geram muitas dúvidas, afinal, a tecnologia vem proporcionando cada vez mais automação e eficiência em diversos setores econômicos, financeiros e fiscais.

Questões referentes à coleta de notas fiscais, escrituração fiscal, assessoria trabalhista e entrega de obrigações acessórias tendem a ser recorrentes, principalmente se considerarmos que cada tipo de enquadramento fiscal tem suas próprias exigências.

Fato é que a automação se tornou tão eficiente que vem refletindo em novas realidades. Há 20 anos, por exemplo, as rotinas de um escritório de contabilidade digital eram inimagináveis!

Hoje em dia, os escritórios podem aumentar a produtividade ao economizar tempo nos processos e diminuir custos ao reduzir a quase zero o uso de papéis.

Confira abaixo, as rotinas de um escritório contábil digital:

Principais rotinas de um escritório de contabilidade digital

Para entender as rotinas de um escritório contábil, primeiramente, precisamos conhecer as obrigações referentes a cada enquadramento tributário, pois é a partir dessas obrigações que elas se modelam.

Temos, portanto, as seguintes obrigações nos respectivos “tipos” de tributação:

Simples Nacional

  • Emissão de Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que contempla IRPJ, PIS, COFINS, INSS, CSLL, dentre outras tributações;
  • Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA), que contempla informações sobre ICMS e, portanto, varia de acordo com cada estado;
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb), que contempla informações sobre contribuições à Previdência;
  • eSocial, utilizado para unificar a transmissão de informações previdenciárias, fiscais e trabalhistas dos funcionários de uma empresa ou pessoa física equiparada a empresa;
  • ECD (Escrituração Contábil Digital).

Lucro Real

  • GIA (obrigatório para empresas optantes pela substituição tributária);
  • Emissão de Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF);
  • Emissão de EFD Contribuições (que contempla PIS/PASEP, Cofins e escrituração digital da contribuição previdenciária);
  • SINTEGRA;
  • Escrituração Contábil Digital (ECD);
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • EFD ICMS/IPI; (Escrituração Contábil Digital);
  • SEFIP/GFIP;
  • CAGED;
  • DIRF;
  • DIRPF;
  • RAIS.

Lucro Presumido

  • SPED fiscal;
  • DCTF;
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Escrituração Contábil Digital (ECD);
  • DIRF;
  • RAIS;
  • CAGED;
  • EFD Contribuições;
  • GIA Estadual;
  • GIA;
  • Livro Fiscal Eletrônico;
  • SISCOSERV (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços);
  • EFD ICMS/IPI;
  • SEFIP/GFIP.

Lucro arbitrado

Segundo a Receita Federal, o Lucro Arbitrado é “aplicável pela autoridade tributária quando a pessoa jurídica deixar de cumprir as obrigações acessórias relativas à determinação do lucro real ou presumido, por exemplo.”

Ao contrário dos modelos de enquadramento fiscais acima, uma empresa recorre ao lucro arbitrado em casos especiais, como nas seguintes hipóteses:

  • Eventuais sinais de desordem nos livros contábeis da empresa contribuinte;
  • Contribuintes que atuem em outros países sem a devida comunicação ao fisco;
  • Eventuais sinais de fraude ou erros na escrituração que venham a prejudicar a identificação das movimentações financeiras da empresa;
  • Empresa optante pelo lucro real não realiza a escrituração e demonstrações fiscais;
  • Empresas exteriores que atuam no Brasil sem reportar seu lucro local de forma discriminada ao lucro obtido em outros países.

Quando há a incidência de lucro arbitrado, não é possível mensurar quais serão as obrigações, pois dependerá, portanto, da arbitragem para indicar as pendências de cada contribuinte.

Cumprimento de obrigações fiscais e tributárias em escritórios digitais

No entanto, um escritório contábil fiscal, hoje em dia, é plenamente capaz de cumprir todas essas obrigações de forma digital.

Com isso, os profissionais deixam de trabalhar imersos em infinitas pilhas de papéis e pastas, e passam a computar todos os dados eletronicamente.

Isso é possível graças aos sistemas que integram os diferentes módulos (como escrituração fiscal, contabilidade gerencial e folha de pagamento, por exemplo) de forma segura e eficiente, com padrões já organizados e alinhados às legislações nacionais e regionais.

Com a integração desses módulos, há o cruzamento de dados da empresa no sistema e o escritório pode, portanto, atuar com precisão e agilidade ao cumprir as obrigações dos diferentes enquadramentos tributários.

Como funciona a migração para contabilidade digital?

Um ponto que deixa muitos contadores e profissionais da contabilidade preocupados, é quanto à migração de um modelo analógico ou híbrido para um modelo digital.

Essa preocupação tem razão de ser, afinal, muitas vezes o escritório possui anos ou até mesmo décadas de informações e dados armazenados que não podem sofrer nenhum tipo de dano ou perda.

Quando um escritório contábil ou até mesmo o setor financeiro de uma empresa migra para o modelo digital, deve recorrer a soluções que visem facilitar esse processo e efetuá-lo com eficiência, segurança e transparência.

Para isso, é importante ter em mente que o escritório deve estar munido de equipamentos que suportem a tecnologia requerida, além de dar preferência aos sistemas que ofereçam suporte de qualidade para auxiliar no manejo dos dados e serviços.

Benefícios da contabilidade digital

Como pudemos perceber, a contabilidade digital oferece aos profissionais uma série de vantagens. Dentre elas, não podemos deixar de citar:

Maior produtividade

Ao contrário das práticas contábeis manuais, os sistemas contábeis são super fáceis e ágeis para serem manuseados, além de serem mais cômodos.

Em um modelo “analógico” ou híbrido, normalmente o profissional gasta muito tempo coletando e segmentando informações para criar demonstração de fluxo de caixa e outras demonstrações financeiras.

O formato digital, por outro lado, permite fazer diversos testes financeiros automatizados em dados que são acessados facilmente, de modo que o profissional conseguirá configurar as demonstrações em pouquíssimo tempo.

Segurança

Como mencionado anteriormente, a segurança é algo que comumente preocupa profissionais em relação aos modelos digitais, principalmente aqueles que já possuem um longo histórico com a contabilidade tradicional.

Para não correr riscos referentes à perda e vazamento de dados dos clientes e do próprio escritório, é fundamental recorrer a sistemas com eficiente backup e que sejam efetivamente seguros.

Desse modo, o profissional não correrá riscos de perder dados digitais, tampouco perder papéis, rasurar ou ser acometido por outras situações que podem acontecer no modelo manual.

Integração de dados mais eficiente

Um dos maiores desafios associados aos sistemas de contabilidade manual é a baixa compatibilidade com outras ferramentas que, eventualmente, o escritório possa usar.

No entanto, ao adotar um modelo digital, o profissional terá uma flexibilidade muito maior em termos de integração com outras ferramentas de negócios e gestão, como sistema de ponto de venda, folha de pagamento, atendimento de pedidos em sites, dentre outros.

A Tron disponibiliza toda a infraestrutura digital para que se cumpram as rotinas de um escritório de contabilidade digitalmente com agilidade, segurança e facilidade de manejo!

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