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Escrituração Fiscal Digital: automatize de forma simples

A Escrituração Fiscal Digital, felizmente, é uma realidade na atualidade. Graças ao SPED, o envio da escrita deixou de ser…

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A Escrituração Fiscal Digital, felizmente, é uma realidade na atualidade. Graças ao SPED, o envio da escrita deixou de ser manual, facilitando e otimizando o tempo dos profissionais de contabilidade.

Ao automatizar o processo, essa obrigação mensal torna-se mais eficiente e o escritório ganha produtividade.

Fato é que a automatização oferece diversos ganhos aos profissionais e também aos clientes, já que as chances de transmissão de informações erradas são drasticamente reduzidas.

O que é Escrituração Fiscal Digital?

Conforme a definição fornecida pela própria Receita Federal:

A Escrituração Fiscal Digital – EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.”

Na prática, a Escrituração Fiscal é feita ao extrair do sistema contábil o SPED para fins fiscais. O SPED, em seguida, passa pelo programa validador e, então, é enviado para o programa da Receita Federal, que irá fazer a fiscalização.

Vale lembrar que esse é um serviço que deve ser feito mensalmente e é apenas uma das obrigações fiscais das empresas.

Importante considerar, também, que a Escrituração Fiscal Digital (EFD) difere da Escrituração Contábil Digital (ECD).

Confira:

Como parametrizar e gerar o SPED Contábil (ECD)?

Enquanto a Escrituração Fiscal preocupa-se em registrar e transmitir os fatos geradores de impostos do estabelecimento, a Escrituração Contábil objetiva registrar o patrimônio da empresa, considerando, principalmente, a compra e venda de imóveis e bens duráveis.

Origem da EFD

Nas últimas décadas, o mercado e o Governo começaram a ver uma solução na informatização altamente eficiente para atender à crescente demanda de novas pessoas jurídicas que cresciam.

Essa demanda, se ainda estivesse sob os moldes da contabilidade manual, certamente representaria um problema no fluxo de trabalho, afinal, muitos processos não eram integrados e não eram intercomunicáveis, como é hoje em dia ao utilizar sistemas que interligam o contador ao departamento pessoal do cliente, por exemplo.

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Desse modo, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi criado em 2007 para modernizar e agilizar a comunicação e transmissão de informações entre o contribuinte e o fisco (Receita Federal, por exemplo). 

No entanto, só foi disponibilizado a algumas empresas em 2008 em caráter de teste e, em 2009, para todas as empresas.

A partir da adesão ao SPED, as empresas precisaram passar por muitas mudanças para se adequarem à nova exigência fiscal.

Importante considerar, que segundo o Protocolo ICMS n° 03/2011, tornou-se obrigatória a utilização da EFD em todas as empresas a partir de 01/01/2014.

Mas atenção: as empresas optantes pelo Simples Nacional são dispensadas dessa obrigatoriedade, mesmo que recolham a contribuição previdenciária patronal — CPP.

Desse modo, o SPED se destina a empresários e pessoas jurídicas (com exceção de optantes pelo Simples), inclusive as imunes ou isentas e é composto por:

Como fazer EFD?

A partir de sua base de dados, ou seja, do sistema, deve-se gerar o arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE.

Esse arquivo deverá conter documentos fiscais e as obrigações acessórias de caráter estadual e federal e que estejam dentro do período de apuração do IPI e ICMS.

A última etapa do processo é importar o arquivo no Programa Validador e Assinador disponibilizado pelo SPED.

Esse Programa Validador, por sua vez, deve ser instalado no computador do contador que irá transmitir a EFD e, após a importação, o próprio programa irá permitir a visualização do arquivo.

Além disso, o PVA oferece outras funcionalidades como assinatura digital da EFD, exclusão e alteração de arquivos e emissão de cópias de segurança.

EFD Reinf

A Escrituração Fiscal Reinf surgiu para substituir o módulo da EFD Contribuições para apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Aqui, o profissional deve escriturar as obrigações que tenham relação com o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e com os rendimentos pagos.

Vale ressaltar que a EFD Reinf é, agora, uma composição do novo eSocial — ambiente adotado para transmitir informações relacionadas aos dados trabalhistas.

A automação de rotinas fiscais é um investimento importante para a organização no longo prazo. Isso porque ela evita o retrabalho e, na pior das hipóteses, o pagamento de multas por recebimento de créditos indevidos e não lançados em tempo. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada das empresas para fazer a escrituração fiscal!

Automatize sua rotina de forma simples

Diante do que apontamos, ficou claro que a EFD é um recurso valioso para as empresas e para os contadores, pois torna a escrituração um processo mais ágil, eficiente e seguro.

Buscar alternativas para otimizar esses processos é uma forma de ampliar a capacidade operacional do escritório sem perder eficiência, e a automação é uma das formas mais eficientes de se conseguir isso!

Isso porque, quando o contador lança mão de recursos de ponta e de qualidade, reforça a qualidade do processo de escrituração e elimina diversas etapas que, até há algum tempo, eram manuais e passíveis de erros.

Por fim, importante considerar que automatizar a escrituração minimiza a burocracia envolvida, já que os sistemas contábeis são plataformas que centralizam as informações e emitem arquivos prontos para serem submetidos ao Programa Validador, sem ter que passar por inúmeras etapas previamente.

Essa centralização é também uma forma de manter a gestão das empresas mais visível e mensurável.

A automatização desse processo pode incluir:

  • Captura eletrônica das notas fiscais emitidas através de sistemas próprios para essa finalidade;
  • Auditoria eletrônica dessas notas;
  • Classificação automática de operações com parâmetros do software;
  • Envio das guias de recolhimento ao cliente;
  • Auditoria eletrônica das declarações acessórias;
  • Envio do SPED por meio do programa validador.

Na prática, a automação da EFD é eficiente tanto para os clientes, já que economizam custos com impressão e envio de notas fiscais para o contador e, certamente, para o contador, que tem sua carga de trabalho consideravelmente reduzida, aumentando a capacidade de produção do escritório.

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