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Programa de Contabilidade: Como treinar sua equipe para usá-lo

Um bom programa de contabilidade proporciona otimização em todos os setores de um escritório. Mas como treinar sua equipe para usar o sistema? Confira as dicas que a Tron preparou!

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Hoje em dia, sem um programa de contabilidade é praticamente impensável vislumbrar o setor contábil.

Sem automação, as rotinas de serviço são muito mais demoradas, além de gerar mais custos ao escritório, já que se perde produtividade, pois documentos como notas fiscais, por exemplo, precisam ser pegos em mãos, nas empresas.

Isso quer dizer que aderir a um programa de contabilidade torna a rotina mais eficiente, mas os sistemas não devem ser uma novidade para nenhum profissional que atua no setor contábil hoje em dia.

Contudo, uma situação um pouco complexa que, algumas vezes, os proprietários de escritórios e gestores de contabilidade enfrentam, é a falta de treinamento da equipe em relação ao sistema utilizado.

Compilamos nos tópicos abaixo, algumas dicas para treinar os colaboradores de um escritório ou do setor contábil para usufruírem do sistema e otimizarem seus serviços! Confira:

Por que usar um programa de contabilidade?

A transformação digital está há alguns anos impactando praticamente todos os setores no mercado. Dificilmente você conseguirá pensar em alguma profissão que não tenha sido aperfeiçoada com inovações tecnológicas.

É claro que enquanto algumas áreas são afetadas com muito mais frequência e complexidade pela tecnologia, outras têm impacto menor, mas, geralmente, todas as áreas estão passando por essa transformação, e na contabilidade não é diferente!

Os serviços B2B (business to business), como é o caso da contabilidade, normalmente precisam atender uma grande demanda de obrigações, e o uso de alguns SaaS (Software as a Service) ajudam a gerenciar melhor as rotinas que você e sua equipe precisam cumprir, centralizando operações.

O programa de contabilidade é um exemplo nítido de tecnologia que veio para agilizar e facilitar as rotinas de um escritório!

Isso porque os processos que demoravam dias e até mesmo semanas para se concluírem, hoje em dia levam frações de segundos.

programa de contabilidade

Alguns motivos que justificam a adesão aos sistemas contábeis incluem:

  • Integração entre diferentes módulos, o que proporciona muita economia de tempo;
  • Mais segurança no armazenamento de dados;
  • Aumento de produtividade;
  • Melhor integração entre os diferentes setores do seu negócio;
  • Mais organização, já que os processos são divididos por módulos;
  • Redução de custos;
  • Mais assertividade nas tomadas de decisões.

Dicas para treinar sua equipe para usar um sistema de contabilidade

Se você decidiu implementar um novo sistema contábil no seu negócio, ou se depois de anos de prática de contabilidade manual e tradicional, resolveu dar espaço a um ERP, então é fundamental garantir que todos os funcionários saibam como utilizar esse recurso.

Afinal, nada adianta investir em uma tecnologia para otimizar o tempo e as rotinas, e os colaboradores não falarem a mesma língua.

Algumas práticas que você pode aderir para treinar sua equipe e prepará-los para uso de programa de contabilidade incluem:

Suporte na implantação de software

Geralmente os sistemas de contabilidade oferecem treinamentos aos profissionais, quando são implementados em um escritório ou setor.

Esses treinamentos abrangem todos os módulos e serviços que o software oferece.

Na Tron, por exemplo, os profissionais têm acesso ao Tron Academy, que além de ensinar a usar os módulos do software, também oferece treinamento online e exclusivo sobre assuntos relacionados ao mundo contábil, como matemática financeira, por exemplo.

Treinamentos EAD

Outra forma eficiente de ajudar sua equipe a utilizar um programa de contabilidade é preparando aulas online.

Isso economiza tempo, já que você pode gravar apenas alguns vídeos e dispará-los para todos os colaboradores por e-mail ou qualquer outro canal.

Não é preciso ter complexos recursos midiáticos. Gravar a tela enquanto utiliza os módulos e reforçar por meio de chamadas online, com compartilhamento de tela é uma forma fácil, simples, mas eficiente de ensinar sua equipe a utilizar o programa.

Hoje em dia, muitos escritórios recorrem a treinamentos online também para conteúdos específicos sobre o setor contábil, como e-Social, FGTS, indicadores contábeis, DCTFWeb, dentre outros serviços que requerem total domínio da equipe.

Rodízio de funções

Imprevistos podem ocorrer, fazendo com que alguns profissionais faltem ou tirem férias, logo, é importante que outros colaboradores sejam capazes de suprir essa lacuna.

Uma forma de garantir que a maior quantidade possível de funcionários dominem não apenas as suas tarefas, mas também sejam plenamente capazes de cumprir outras funções, é fazendo um rodízio de funções de tempos em tempos.

Trocar por um curto período funcionários do RH com os do departamento fiscal, por exemplo, além de prover novos conhecimentos, irá ajudar a preparar profissionais “suplentes” e, quem sabe, você poderá ter uma grata surpresa ao descobrir novos talentos!

Crie grupos de estudo

Assim como fazíamos na escola, dividir funcionários em grupos é uma outra ferramenta eficiente para treinamentos.

Se você o fizer após um treinamento de implantação, por exemplo, enquanto as informações estiverem “frescas”, eles poderão se ajudar mutuamente, auxiliando nas dificuldades uns dos outros.

Você, gestor de um escritório ou setor contábil, também pode promover esses grupos ao menos uma vez por mês como uma espécie de brainstorm para discutir sobre legislação fiscal, novidades que estão surgindo no mundo contábil.

Certamente você poderá aproveitar muitos insights, sempre melhorando e aperfeiçoando os serviços do seu negócio!

Simule situações estratégicas

A simulação é outra forma de garantir o aperfeiçoamento em relação a um sistema contábil, principalmente quando se trata de serviços mais complexos.

O preenchimento da folha de pagamento em sistemas, por exemplo, assim como a escrituração fiscal pode levantar dúvidas.

Você, enquanto líder, pode definir um objetivo e pedir aos funcionários que os cumpram no sistema.

Um cronograma eficiente para isso é proporcionar aos colaboradores um treinamento de implantação, treinamentos EAD, grupos de estudos e, a cereja do bolo realizar simulações.

Nos sistemas contábeis, você pode fazer lançamentos e excluir, o que permite recomeçar quantas vezes quiser.

Dica bônus: além das dicas dispostas nos tópicos acima, aconselhamos você a escolher um programa de contabilidade que tenha um suporte realmente eficiente e ágil; boa usabilidade e módulos simples e eficientes. Na Tron, todos esses predicados compõem os serviços e produtos que oferecemos.

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