Cálculo da folha de pagamento, por que otimizar?

Cálculo da folha de pagamento, por que otimizar?

Como é feito o cálculo da folha de pagamento na sua empresa? Saiba que ele é de extrema importância e,…

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Como é feito o cálculo da folha de pagamento na sua empresa? Saiba que ele é de extrema importância e, por isso, demanda alguns cuidados especiais. Aliás, não apenas cuidados, mas também esforços em favor da sua otimização.

Afinal, a folha de pagamento e as informações ali contidas impactam a empresa financeiramente. Também, possui implicações legais que podem acabar judicializadas caso não realize as devidas precauções.

Por isso, hoje, veremos por que e como otimizar a folha de pagamento na sua empresa. Sendo esse documento tão importante, veremos como a otimização pode ajudar seus clientes!

A folha de pagamento e sua importância para a empresa

A folha de pagamento conta com inúmeras informações relevantes. Por exemplo, é nela que estão contidos os dados referentes ao número de horas extras que um colaborador realizou no mês, bem como o valor correspondente.

Da mesma forma, a folha de pagamento (ou holerite) conta com dados de diversas outras parcelas que se revelam presentes por características inerentes ao contrato do trabalhador.

Por exemplo, caso um colaborador preste serviços à noite (entre 22h e 5h) terá direito ao recebimento do adicional noturno. Portanto, em sua folha de pagamento deve constar essa informação e valor correspondente, o que não ocorre com o trabalhador que presta serviços durante o dia.

Dentre as informações e tipos de parcelas que podemos encontrar na folha de pagamento estão:

  • Horas extras;
  • Descontos por faltas ou atrasos;
  • Adicionais (noturnos, por insalubridade ou periculosidade, etc.);
  • Férias e abono de férias;
  • Descontos de INSS;
  • Recolhimento do Fundo de Garantia;
  • 13° salário;
  • Comissões;
  • Vale-transporte e vale-alimentação (com respectivos pagamentos e descontos);
  • Remuneração base, entre outros.

Portanto, a folha é um documento complexo. Ela é o resultado de uma série de cálculos que determinam parcelas específicas que, por fim, juntam-se para definir a remuneração final do colaborador.

Sendo um organismo complexo que faz toda a diferença — afinal, estamos falando do documento que baseia pagamentos, isto é, gastos da empresa! — o seu desenvolvimento e os cálculos que ele abarca devem ter todo o cuidado.

Por que otimizar a folha de pagamento?

Caso você ainda tenha dúvidas do porquê operar esforços em prol da otimização do cálculo e do desenvolvimento da folha de pagamento, os itens abaixo são o suficiente para fazer você mudar de ideia e postura.

Continue lendo e veja agora mesmo porque otimizar o cálculo da folha de pagamento da sua empresa e, na sequência, veja como colocar essa ideia em prática.

Evite erros comuns

Como vimos acima, a folha de pagamento é um documento complexo e que depende de uma série de cálculos. São esses cálculos que determinam as parcelas presentes no holerite, tanto para descontos quanto para crédito em favor do trabalhador.

Por isso, quando os processos de otimização do holerite não são considerados e colocados em prática, é comum que ocorram erros comuns. A começar pelos erros de cálculos contra os quais ninguém está protegido.

Da mesma forma, também é possível que ocorram erros de confusão de dados. Por exemplo, a desconsideração de uma jornada diferente da comumente aplicada na sua empresa; ou, então, as mudanças de remuneração, considerando-se que cada colaborador tem seu próprio salário-base, etc.

São várias as possibilidades de erros que surgem no decorrer do desenvolvimento da folha de ponto. Portanto, otimizá-la é uma forma de evitar que isso ocorra e de garantir mais segurança aos documentos.

Desburocratize seu RH

Outro ponto importante em otimizar o cálculo da folha de pagamento é desburocratizar os departamentos responsáveis pela gestão de pessoas e de pagamentos. Afinal, considere quanto tempo é necessário para desenvolver, um a um, os cálculos das parcelas do holerite?!

Com a otimização isso não é mais um problema. É possível automatizar esse desenvolvimento de forma que os cálculos sejam exatos e para que as informações sejam completas e sem confusão.

Desse modo os colaboradores responsáveis pelo RH podem voltar a atenção deles ao que realmente importa, que é a gestão de pessoas e o desenvolvimento de políticas e práticas para isso.

Garanta o cumprimento das leis trabalhistas

Por fim, mas de maneira alguma menos importante, também há o fator legal. Afinal, o holerite deve se desenvolver de acordo com uma série de premissas legais. As parcelas nele presentes seguem disposições que estão nas leis trabalhistas.

Por isso, ele não pode ser feito de qualquer maneira. Ele deve seguir à risca os cálculos conforme as leis. O mesmo ocorre com a determinação e o uso dos adicionais, bem como eventuais descontos.

Quando o desenvolvimento do holerite não é otimizado é comum que os erros presentes no documento se revelem como contrariedades à lei. E isso pode trazer muitos problemas às empresas.

Por começar pelas ações trabalhistas que demandam gastos, perda de tempo e impacto na imagem da corporação enquanto empregadora e agente social. Isso sem se falar nas possibilidades de fiscalização e sanções de órgãos tais como Ministério Público.

Portanto, trabalhar para otimizar o cálculo da folha de pagamento é uma forma de evitar problemas com a lei e garantir que os pagamentos sempre ocorram com base nas premissas legais vigentes no momento. Abaixo, então, confira como realizar essa otimização!

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Como otimizar a folha de pagamento?

Existem diversos passos para promover a otimização da folha de pagamento. Dessa forma, confira os principais deles e veja como melhorar a sua gestão.

Faça o controle de ponto dos colaboradores

Primeiramente, é impossível otimizar o cálculo da folha de pagamento sem que se utilize um controle de ponto digital e moderno.

Com um controle de ponto eletrônico Tron que disponibiliza é possível controlar em tempo real todas as horas referentes às jornadas dos colaboradores. O sistema é inteligente e reconhece diferentes escalas e jornadas.

Ainda, nesse caso o sistema disponibiliza o cálculo automático das horas extras. A importância disso é gigantesca, uma vez que é ele quem fica responsável pela aplicação de diferentes adicionais de acordo com cada caso.

Os cálculos são precisos e, ao final do mês, disponibilizam de forma clara as informações sobre o número de horas extras e sobre o valor que elas somam. Não só isso, pois esses dados podem ser compartilhados com o software de holerites. Aliás, caso você ainda não tenha um, é hora de rever seus conceitos.

Use um software para gerar holerites

Cálculos de folha de pagamento, bem como desenvolvimento dos documentos de forma manual são coisas do passado. Por isso, é essencial que a sua empresa utilize um software para gerar esses documentos.

Dessa forma é possível integrar sistemas internos de modo que todas as informações das quais a folha de pagamento precise já estejam ali. Isto é, não há necessidade de fazer processos manuais e ultrapassados.

Para garantir a integração dos sistemas de modo que compartilhem informações a Tron oferta a Tron Connect, que é interessante tanto para as empresas compartilharem informações com seus contadores quanto para os contadores prestarem serviços à corporação. Todos saem ganhando.

Tenha a folha em versão digital

Outro ponto muito importante é ter a folha de ponto em versão digital. Isto é, possuir o documento digitalizado e gravado em nuvem. Dessa forma é possível sempre manter as cópias dessas informações para fins legais, fiscalizatórios ou simplesmente para controle interno.

Além da folha, é claro, é importante ter outros documentos disponíveis de forma digital. Afinal, relegar o arquivamento deles para os documentos físicos é algo ultrapassado e perigoso, uma vez que eles podem se perder, passar por algum tipo de destruição ou mesmo ficarem ilegíveis com o tempo.

Contador e empresa devem estar sempre em contato e sintonizados

Outro ponto importante para garantir o correto cálculo e desenvolvimento da folha de pagamento é garantir que a empresa e o contador estejam sempre sintonizados e em contato.

A empresa necessita disponibilizar ao contador as informações necessárias para que ele possa cumprir com seus serviços. Para isso, tanto é importante contar com ferramentas como o Tron Connect, que facilita essa troca, quanto com o Tron Smart, que notifica eventuais necessidades e compromissos da empresa em favor do contador.

Isto é, são ferramentas que ajudam na organização e no compartilhamento dos documentos e informações que são relevantes para a folha de pagamento. Isso é capaz de otimizar muito a folha de pagamento, por isso, experimente usar!

Portanto, são vários os passos para efetivamente otimizar a gestão, o desenvolvimento e o cálculo da folha de pagamento. Contudo, quando se adotam essas estratégias e ferramentas a mudança positiva é clara.

Os erros são afastados e dão lugar ao cumprimento das leis trabalhistas, bem como ao correto pagamento das verbas que o contrato envolve. Ainda, torna-se possível economizar o tempo perdido até então com tarefas burocráticas e automatizáveis e realocá-lo para outras que são mais importantes.

Assim, seja para as empresas ou para os contadores que prestam serviços a elas, o uso de ferramentas modernas para otimizar o cálculo da folha de pagamento é essencial. Desse modo, todos saem ganhando e a gestão se torna muito melhor!

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